Ultimus 安码精细化费用管控业务应用解决方案
企业的运作离不开人和事,每天都有各式各样的费用发生,出差报销、请客户吃饭、人事培训、办公用品、租车租房等等。员工等级不同,费用权限也不同,老板审批的复杂度也不同,特别是跨部门、跨公司审批,老板的决策难度就更加大。费用预算面临的问题和挑战有:
复杂的企业审批授权制度维护和管理困难;精细化“预算管理”与“预算控制”难以实施;难以进行规范、有效的费用标准政策维护和管理;集团化费用管控面临更多的管理问题:子公司报销还是到总公司报销?原始单据放在子公司还是总公司?电子审批和原始单据如何衔接等?
基于岗位的“DoA”
DoA全称 Delegation of Authority 审批授权表。DOA的主要作用是:通过梳理组织的决策事项在不同范围的提案者、审核者和决策者,明确组织内决策事项的汇报线和权限范围,用标准化的二维表格形式展现出关键决策流程和适用范围。
这个审批授权表,往往在企业的流程制度文件已经包含,企业的规模不同往往审批授权表复杂度也不同,集团化公司与非集团化公司也不同。Ultimus 在实施过很多大型客户及中小型客户后,也总结归纳出了一些共通点以及行之有效的办法,使之能够帮助其他企业在实施流程管理中得到有效的借鉴。
“预算管理”与“预算控制”
预算可以从 Excel 模板中导入也可以编辑,导入时验证预算的科目等数据。每年导入5次,包括 EQ3、EQ6、EQ9、EQ12 及 Forecast 的预算数据。在借款及费用报销过程中,进行预算的实时控制。
费用标准政策库
Ultimus 标准政策库可以定义任意类型及任意维度的政策库。通过政策库的定义,领导层在审批时有着非常清楚的决策依据,费用到底有没有超标,超标的原因是什么都一目了然。
集团化费用管控
线上流程审批与线下财务复核单据相结合,子公司财务负责单据的复核,总部财务共享中心负责费用的发放。另外,Ultimus 通过审批表单条纹码及封面条纹码,解决子公司单据邮寄与总公司单据匹配的问题。
Ultimus 从众多项目实践经验中整理得出的“基于岗位的DoA”管理经验,将组织架构及授权等变动对流程的影响降到低。精细化“预算管理”与“预算控制”,支持模板导入、编辑及验证,支持明细、多版本预算数据管理,支持实时预算管控。任意维度费用管控政策库维护及管理,支持领导费用管控决策,如:审批依据、超标情况及原因等。简化集团化费用管控难度,支持线上流程审批与线下财务复核单据相结合,支持 Ultimus 通过审批表单条纹码及封面条纹码,解决子公司单据邮寄与总公司单据匹配的问题。