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公司OA系统升级项目工作总结

时间:2016-12-28来源:项目管理者联盟
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  因公司业务发展需要及对未来信息化整合的需求,公司的OA系统迫切需要升级;由于该系统应用范围广,全集团都在应用;牵涉因素较为复杂,之前已有部分业务系统通过开发同该系统做了整合,若升级不慎,会起到牵一发而动全身的严重后果,因此要求我们必须能够顺利且高效的完成此项升级工作,不能出任何差错。


  为了保证项目的顺利完成,我们以项目化管理的方式进行运作;从项目立项开始,项目组先进行了充分的交流与探讨,总结的大致步骤是:项目启动-----调研需求------方案出台与报批-----系统升级------循环跟踪,直到最终的结束;其中项目启动的主要任务是得到重要干系人的认可与支持;调研需求主要包含收集内外部干系人针对系统的需求、建议与要求;在此基础上整理方案、计划及请示管理层的批准、许可,进而升级系统及循环跟踪大家应用的效果,解决升级后的问题等等。


  针对此,首先我指定了一位有能力的新人做本次项目主责人;我们两个关键人员分工明确,由我来主要负责及与领导们的沟通,协调外部技术资源的支持和业务数据的备份;指定的这位主责人负责协调大家先行试用测试系统,调研试用感受及与相关干系人的业务需求、沟通等事项,并在此基础上完成方案整理、报批及项目团队成员的组织协调等工作。


  通过上述准备工作,我们严格按方案和计划执行,使得项目启动后的整个过程较为顺利,达到了预期的效果。


  项目的主要关键点有以下:


  第一是与关键干系人的沟通;首先基于业务需求得到高层领导的首肯和支持,并提前为相关成员做好权限授予等准备工作;其次是协调外部技术资源,这个很关键,在实施过程中确实遇到了疑难问题,如系统不支持IE高版本,所导致无法在服务器本机升级,及升级过程中的文件更新问题等,若无外部技术资源支持,这些问题都会令我们茫然不知所措,而工程师却能胸有成竹的从容应对;再次是其他重要干系人的确认,如各公司相关干系人的协调,通过他们以协助项目整体进行;及关联系统干系人的沟通,帮助我们确认不会影响关联的业务系统等等。


  第二是指导主责人撰写方案;方案是在经过前期调研的基础上完成的,大量、多方的工作最终汇集到方案的字里行间,指导新人在方案中抓住关键点,如新老系统对比,主要功能的变化,及分工协调安排等重要的环节;通过方案的撰写,使得该主责人明确了目标,增强了信心,并能从容指挥团队成员分头工作。


  第三是在项目收尾时,根据情况及时安排主责人上传相应的客户端软件和说明文档,及协调项目成员对各公司用户应用的后续循环跟踪与反馈,以保证项目良好的收尾等。


  以上是本次项目的关键活动与主要结点,当然中间还穿插着一些重要的内容,如完善技术文档、备份业务数据、修订管理制度等等,这些都是本次工作顺利完成不可或缺的组成部分;通过此次活动新增的功能,我们可以进一步为平台及各公司提供更好的解决方案和技术支持。


  过程中的不足之处:


  全面总结下来还有更多优秀的方面,如与外部技术工程师的默契配置与友好沟通,和及时与其领导沟通交流,反馈效果,本项目也为后续的系统间进一步整合打下了良好基础;当然,也有不足的方面,主要体现在:


  第一、组织公司用户试用系统时,由于与部分用户的关联程度不高,再加上我们项目组跟踪不紧,导致部分公司用户试用程度较浅,除了个别人员提出了有价值的建议外,很多用户都是走马观花,敷衍了事,没有达到预期的测试效果。


  第二、在通知大家时,针对集团内不同公司的用户,采用通知格式表达浅显,内容不统一,这样的通知显得有些苍白无力,应该以浓墨重彩的统一格式给大家以强力冲击,这样对引起公司人员更多的重视会有帮助。


  项目的效果与反思:


  本次活动指定了新人担当升级项目负责人,因此锻炼了他的项目管理思维和方法;增进了团队化协作配合的默契程度;通过此次实施,完善了功能,优化了制度,对提高公司的信息化管理起到了积极作用,我们总结反思的内容主要有以下:


  借此次升级的机会,统一了全公司的访问地址;对部分用户之前访问系统共享文档兼容性问题有了进一步的改善;重新更新了相关技术文档,如数据备份计划、定期维护计划、及数据安全计划等等,为公司的信息化管理做了进一步的完善和提高。


  当然通过实施中的技术也反思到,尽管工程师介绍更新一版的系统支持性、功能性和兼容性更好,并建议我们直接做到跨版本升级,以保证得到更好的效果;但出于稳妥考虑我们决定还是按计划稳步推进,毕竟有很多隐性问题无法完全查觉,如本次工作查询中新增的功能管理部分,将之前一些流程权限管理不严格的弊端,完全曝露出来,而之前的测试却并没能完全发现这些情况。

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