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协同OA价值体现

时间:2017-02-22来源:华迅网络科技有限公司
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  传统办公主要承担着上传下达、办公物品管理、档案管理、制度实施过程中的监督以及其它事务办理等工作。在传统的办公模式中,工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制。就一般而言,办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签定、保存、存档。部门内部及部门之间的任务完成完全靠人力或借助传统的交通工具等手段完成。但是随着现代化的不断发展,传统办公的弊端也逐渐显现出来,比如管理模式陈旧,办公只与自己业务密切相关的部分有联系,企业内的各种信息被分成了一个个孤岛;管理成本昂贵,人力资源和办公资源经常被闲置或利用率低;办公效率和管理效率低下等等。所以为解决这些管理上的不足,人们想出了一个新的办法――协同OA系统


  随着企业信息化的不断发展,越来越多的企事业单位放弃传统办公方式,选择OA协同办公系统进入内部。OA究竟是什么意思?OA系统的成功实施,对于企事业单位有什么好处?


  OA是什么意思


  OA,意思为办公自动化,它是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。在行政机关、企事业单位工作中,是采用Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作。


  OA系统有哪些好处


  一、工作不再繁琐


  很多企业的工作都是环环相扣的,专业分工的结果,协同作业已是不可挡的潮流,举例来说,企业的销售不外乎从业务接单开始,合约签定、生产(或进货)、出货、开发票、收款是不可或缺的五大步骤。而这五大步骤就牵涉到至少三个部门,业务部门、生产部门(或采购部门)、会计部门。在没有导入OA办公系统之前,有时工作量(业绩长红)时,往往因为有太多笔订金要处理,掉单的状况不时发生,总是要等到问题发生时才惊觉原来还有工作未及时完成。


  OA办公系统可以依照公司的标准流程(SOP)设定好每项工作应该责任的人员,到时到只要流程启动,系统自然会依照SOP将相关的表单送到该负责的人手上,不会因为事情一多而忘了通知下一关该做什么事,导致明明生产好了,仓管人员不知道要出货,或是发票开了很久,业务却不知道要去催款。


  二、加速企业反应时间,提升工作效率


  很多公司常会遇到这样的状况,一张单子签出去,刚好下一关主管不在,好不容易等主管回来签单,下一关主管又出差去了,一张单子总得要签个好几天才能签得完,尤其是分公司多的情况下,单子在总公司与分公司之间来来回回,花钱(电话催促,传真及邮寄)就算了,有时还得受气呢。平常睁一只眼闭一只眼就算了,万一遇到紧急状况,就会有急惊风遇到慢郎中的感叹了。


  透过OA办公系统,您可以不用再受气了,因为上网就可以使用,因此不管主管在哪,只要能上网就能够签单子,尤其像U-Office Force的OA办公系统还支持智能型手机签核,只要手机信号能通,就能签核表单,就算主管去参加重要会议,仍可以偷偷用手机快速地签核。


  三、信息变的更透明,可以减少因为沟通而产生的时间成本


  每个人平常就有很多事情在忙,尤其每到了旺季,很多事情就算记在本子上往往也会忘了。不知道您有没有每次签了单子出去后就不知道跑哪去了,跑着跑着,有时还会莫名其妙不见了。尤其很多事情不一定都是顺利的,总需要各部门之间来来回回很多次的协调才能顺利执行。举例来说,业务接完单后发现公司库存不够,生产又要花去一段时间,刚好又遇到材料不足,需要采购单位帮忙购买材料,因此需要催促采购,又需要业务出面跟客户协调分批出货的事宜,或甚至因为材料短缺,要请客户改买别种替代型产品等,这些事情往往是来来回回很多次才能顺利出货、开发票及收款。由于事情太多,只要有一个环节忘了或是没有稽催到,轻则赔钱了事,重则失去客户的信任。


  有了电子签核系统,表单在各部门之间往返,所有信息都能实时且透明,透过系统的运作,每项工作所发生或待解决的事情,相关人员都可以很清楚了解,不仅不容易出错,也可以节省很多开会协调的时间,当然您也可以快速查到,现在到底卡在哪一关了,所谓怨有头,债有主,责任清清楚楚,不会每次掉单,人不是我杀的声音就此起彼落,反正死无对证嘛。


  四、查询变的很快速与便利


  企业一旦营运多年后会突然发现,不知不觉中公司多了一间小仓库,里面堆满了以前签核过表单的存盘,不丢占地方,想丢又怕万一要查数据查不到,因此就只好一直堆着,愈堆愈大堆。可是真正要去找数据,就一直找得到吗?找了几个小时算是小case,有时候找到时才发现已经受潮,纸张早已模糊不清了或是被小强吃掉了。


  电子签核让企业可以很快速地找到需要的表单,据我们客户的经验,使用了3年大概2万张表单,找到其中一张表单平均花不到3分钟。


  总而言之,与传统办公方式相比,协同OA系统的价值优势很多。包括能够规范办公管理、提高办公效率、降低办公费用等等。

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