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高德软件:架构统一工作平台,实现高效智能管理

时间:2018-01-16来源:致远
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“没有蒸汽发动机,除了多人抬、牛马拉,不知有什么可以提高运输效率?没有致远协同系统,除了跑断腿、狂加班,不知还有什么可以提高工作效率?致远协同系统是办公的工业革命,是大协同时代的工作革命。”


2013年致远用户大会上,一位客户这样声情并茂道。而这家客户,正是来自国内领先的数字地图内容、导航和位置服务解决方案提供商——高德软件,其为何如此认可致远协同系统,在此高评价的背后,究竟解决了怎样的管理问题、提供了怎样的解决方案、创造了怎样的管理价值?让我们一起走进高德软件,了解致远与高德的故事。


高德软件有限公司于2002年成立,其业务主要覆盖互联网和移动互联网、车载导航、政府和企业应用三大领域。公司于2010年7月1日在美国纳斯达克股票市场成功上市,从此迈入公司发展新纪元。


伴随着公司的快速发展,高德软件在全国多地设有数据生产基地、研发基地及办事处。在企业日益壮大的喜悦背后,高德软件面临的管理困惑也是日益凸显:多地办公模式使纸质签字审批耗时较长,效率低下,且多系统并存,致使重复实施、维护工作多,使用极为不便。为此,高德软件迫切地希望提高审批工作效率,解决多地办公签字的不便,且统一审批工作平台,降低实施维护工作。正当高德软件为此百感交集时,致远协同OA的恰时出现,对高德来说,更是拨开云雾见青天。2011年6月,高德软件正式启用致远A8协同管理软件,开启全新的信息化办公道路。


高德软件的协同路


公司法务部率先实施,在法务部应用的示范和协助下,IT部、资产部、企管部、财务部、人力资源部、行政部、工会、采购部、数据生产部、产品研发等部门纷纷跟进实施,实现了从纸质审批方式向电子审批方式的转变。财务部NC系统和人力资源部白金系统原有审批工作流程也一致迁移至A8协同系统,统一工作平台。


首次应用:合同管理流程


通过在致远协同系统搭建合同审批流程,实现了合同审核、审批、盖章、归档、统计的完整线上管理,既方便了审核工作,提高了审批速度,也减少了人工归档统计,提高了合同管理效率。


典型应用:采购管理


管理问题:采购付款申请时需手动输入资产明细,为避免重复付款,付款申请时财务部及采购部都要进行大量的数据核查。


解决方案:搭建资产信息底表,采购流程结束后将明细回写至底表,付款申请时从底表调用资产信息,完成后回写付款状态至底表。


应用价值:1、相关信息不用手工录入或跨表查询,直接从底表调用显示在当前表单;2、流程结束后将相关信息回写入底表,避免重复申请、反复查询等情况;3、减少审批时数据核对工作,避免资产、付款信息出错,缩短审批时间;4、资产情况、付款状态等信息一目了然,方便后续的维护、跟踪、统计。


实施创新:通过员工信息底表简化流程


管理问题:组织架构庞大、层级复杂,并且调整较为频繁。按部门设立分支条件流程复杂,并需经常维护,维护不及时易出现审批人员错误。


解决方案:设置员工信息底表,将员工及审批人信息录入底表,在填写审批表时通过底表选择申请人,将申请人信息及对应的审批人带入到表单中,从而简化流程设置并方便审批。


高德软件协同应用之“两高两低”


一、提高办公效率


1、通过变手工审批为电子审批,变串签流程为会签流程,简化审批环节,提高审批速度;


2、通过变手工手段为电子手段,采用办公自动流转功能,利用电子信息搜索手段、日程事件管理、信息共享管理,达到简化人工操作,提高操作效率;


3、通过在线即时通讯沟通,方便信息沟通,提高沟通效率。


二、提高管理执行力


1、落实制度建立办公流程,建立操作规范、流程,固定审批表单模,规范办公制度,实现标准管理;


2、数据均记录在系统,保留各种操作痕迹,监控工具查询执行状态,对业务数据的安全访问,通过规范化管理、追溯跟踪执行结果,从而提高管理透明度;


3、与业务系统的集成、从业务系统提取信息、从知识库查询有用信息,提高决策能力;


4、取代手工,自动化运行,提高反应速度。


三、降低行政成本


1、通过单位运营车辆管理调度,节约用车成本;


2、通过系统资产数据库及管理降低办公设备成本;


3、通过知识库管理、共享文档、电子发布节约文档管理费用;


4、通过网络资源链接和查询、和业务系统的集成、办公信息的综合查询、知识库的利用提高信息获取速度。


四、降低人力成本


减少重复性人力工作、自动化系统替代人工,实现人均效率提高、同样薪水支出人均产出明显提高,将节约的薪金投入最需要的部门中。


致远协同办公系统已伴随高德软件走过三年有余。三年的光阴,协同管理软件之于高德,已不单单是软件本身,它是软件,更超越软件,在高德人眼里,协同就意味着管理。在协同管理平台上,高德人的思想得到了统一,高德人的执行力愈发高效,高德人得以在此平台上走出一条效能之路、创新之路。如今,随着致远V5出师,大协同时代的工作革命徐徐拉开,在企业信息化的漫漫长路上,致远协同系统作为高德软件的管理利器,定会掀起一场办公的工作革命!

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