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8Manage如何助力多项目管理,突破企业“瓶颈”?

时间:2018-05-16来源:选软件网
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随着经济和技术的不断发展,企业的业务不再单一,更具多元化和复杂化,单纯的手工管理和办公软件工具已经不能满足日益发展的管理需求。这就需要引进一个统一的专业高效管理平台,对多个项目进行集中化的统筹管理!


但是,目前许多企业在面对多项目管理时,常常会出现多个项目管理进度无法有效把控、项目流程跟实际操作不符、项目实际管理信息不透明等难题。因此,特别针对大部分企业管理的情况,我们提出以下两个方面来进行多项目业务的管理:


1、为项目团队制定合适的制度体系和项目流程,为项目推进营保驾护航


多项目最重要的是为企业建立合适的制度体系和项目流程,让每个项目能够自动化的运营,减少项目团队成员的管理压力。


不同于面对单项目时,只需专注单个项目的进度情况即可。多个项目推进更依赖企业流程和体系的健康运行。如何在项目A推进的时候,解决项目BCD的问题?大量案例表明,企业在缺乏技术标准情况下匆匆上马项目,即使多个项目完工,后续的运维工作更是需要面临系统开发技术复杂化、信息孤岛及IT投资重复等问题。


因此,在进行信息化项目建设之初,建立完善的项目管理制度与技术标准,进而规范未来项目的有序开展;在推进项目时,把控进度和质量,为每个项目做好优先排序,方能有条不紊地展开工作。


多项目管理软件.png


2、工欲善其事必先利其器,建设完善的项目管理系统


IT项目管理系统可以加固制度、流程及考核要求,真正实现管理落地。项目管理系统的建立有利于构建一个以项目流转为核心的协同运营机制,使得各类项目任务、要求以在供应商、管理者之间有序流转,实现项目任务及时派发、处理及反馈,让各项目组高效协同。


8Manage项目管理系统(PPM)中,有一个中央调度室——项目管理办公室(PMO),这是特别针对多项目管理来进行的系统设计。首先,一个好的系统,需要具备分层次地管理问题。在面临多个项目任务时,我们要懂得分解,先把多个项目进行分解,再把当个项目的从规划到执行再进行分解;再按照企业的交付情况和运营情况,进行有机的组合和执行。


1)、管理与政策


项目框架的管理与政策是每个项目运营的基石。8Manage PMO支持企业按照实际项目环境选择性地设置不同的策略与规则(工时与资源控制、范围控制与阶段预测、费用分类与控制、质量控制、采购控制),可根据企业、项目群和项目的层级灵活调整,自由组合。


2)、项目请求与优先次序


多个项目并行时,一定要进行优先次序的分类管理。齐头并进和平均分配是对每个项目的不公平处理。在8Manage系统中,通过项目请求管理功能来提交整个管理团队,实现相关调查、效益、风险等多个维度进行分析评估,科学合理地安排项目的优先次序,以便推进后续工作进行。


3)、多项目时间管理


时间管理无论在单项目和多项目中也是需要管理者重点把控的因素。尤其在多项目中,由于多个项目的重点事项同时汇总,而时间有限,需要及时把控项目的节点和调控情况进行。


8Manage能自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度,还能自动预警,帮助项目成员及时把握每个项目的进展情况。而且,8Manage 时刻跟踪计划时间的完成情况,而且保留相关数据以便随时查阅。


这个功能虽然看起来简单,但对于项目团队来说,实际上是比较难又必须把控的因素。项目延误意味着赔偿,之前付出的努力就意味着功亏一篑。因此,系统预警和及时通知,是个基本又必要的功能,方便项目成员实时查看和把控,来进行项目工作的推进。


多项目管理系统.png


4)、多项目成本管理


项目团队常常会苦恼财务预算该如何同步管理控制?依靠简单Excel表格是很难同时支持统计多项目的成本、支出等财务管理,这就需要系统进行自动汇总和计算。8Manage在项目和项目群里面,不仅可管理当个项目的成本预算,实现实时跟踪和汇总,管理相关订单和合同,收集各种开发票和回款等,还可处理项目群之间的成本分类、成本关联等会计功能。


5)、多项目质量管理


追求工时管理的同时,也要严谨把控质量。由于项目的多样,质量指标的评判不一,借助系统功能,可以有直接制定和统计,进行交付成果的质量监控。更有现状调查、项目仪表盘来进行实时的工作进度展示。


6)、多个项目管理功能


除了上述功能以外,系统还提供以下功能管理:多项目结构化协作、多项目范围与需求管理、多项目依赖管理、多项目沟通管理、多项目资源管理、多项目风险管理的表格等。


最后,8Manage的跨部门、跨站点、跨项目的资源分配及有效跟踪其实际使用率,能够帮助企业打通多个项目,多个职能部门的数据,实现透明化的多项目管理,加强企业对于多项目的集中化管理,提升工作效率的同时,为企业业务赢得新的增长点。

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