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外借的物理印章不好管?智能印章了解一下!

发布时间:2018-08-21 发布人:选软件网 347

印章外借是企事业经营活动中常见的用章场景之一。为了规避印章外借途中被蓄意用于其他用途,员工申请印章外借时,企业常指派专人随同监督。

是否有更高效、便捷的方式用于管控外借印章呢?契约锁提供物理印章智能管控方案,实现物理印章需授权才可使用,解决了物理印章使用过程管控难的问题。

结合物联网技术,智能印控方案将智能硬件应用为印章管控的要素之一,将单个印章装入便携式印控仪中。员工在公司以外场所使用物理印章时,需先通过印章管理员通过系统授权后才可启动印章加盖指定次数,解决物理印章的使用与管控弊端。

一、组织物理印章管理现状

由于物理印章的使用过程难于管控,因而滋生诸多违规、违纪甚至违法的用章行为:

1. 盗用章:实体印章通常专人保存在固定场所,但难于防范蓄意盗用、冒用等行为 。

2. 空白章:领导出差或者休假前,被要求签署不少空白页,空白页签字盖章存在潜在风险。

3. 人情章:人情章多,大型组织手握印章的人,难逃情面不知不觉盖了不该盖章的地方。

4. 私刻公章:缺少统一管理,下属子公司、项目私刻萝卜章,违规乱用。

5. 外借印章:印章一旦被带出办公室,很难监控,常采取专人陪护。

6. ……

二、物理印章智能管控时代:便携、可控、可追溯

事实上,不论是印章外带出公司还是在公司内部使用,都存在一定隐患。这主要源自于物理印章本身实体存放、过程难控等特性。

契约锁的物理印章智能管控理念,则据此实现物理印章使用的可控性、可追溯性,帮助企业解决用印难题。

便携性:通过把印章装入便携式印控仪中,适应企业移动办公的需要;

可控性:接收到具体指令后才能启用盖章,避免印章偷用,同时控制盖章次数避免滥用;

可追溯:设备自有摄像头可实时拍照上传至系统,为用印后实时审计提供准确凭证。

三、物理印章智能管控流程:操作易用、贯穿全程

盖章是企业日常经营中的重要环节。特别是对于大中型企业,印章种类多、盖章频次高、盖章文件多,保障物理印章申请使用的操作快捷性、确保印章全过程管理十分必要。

易用性:申请、授权全程在线

目前,契约锁实现便携式印章控制仪使用和申请全程在线化的操作方式:

1. 硬件配置:为企业印章配置智能硬件,接入契约锁管理后台;

2. 申请用印:用印人通过契约锁app、pc端等多个入口在线提交用印申请;

3. 远程审批:审批人实时接收用印申请,即使在外地也能及时的远程审批;

4. 授权启用:授权通过,智能开锁后,才可打开和使用,实现远程控制盖章;

5. 上传归档:将已盖章的用印文件进行拍照,上传至云端平台归档。

全过程:贯穿印章管理全生命周期

使用智能印章好比为企业物理印章添加一把“智能锁“,实现印章使用各环节的严格把控:

1、 事前把控——实现线上用印审批,线下全程监控用印

统一管理印章的用户授权和用印审批流程,只开放使用权限,企业印章提前锁入智能硬件设备,用印需通过云端发送申请,审批人决定是否打开印章的"智能锁”,掌控使用前用印风险。

2、 事中监控——实时记录用印内容,上传云端自动归档

远程授权,严格控制盖章次数、时间,短信实时提醒,自动开锁,未经提前授权,人工干扰,实现智能预警,人章分离,无需指派印章管理员前往陪同,省时省力。

3、 事后追溯——用印信息清晰可查,随时查看随时调阅

实现印章集中管理,形成统一的后台用章信息记录,云端智能管理后台实时传输、存储、管理用印数据,用印历史可查,数据保存,无需担心泄密滥用,随时随地查看用印信息,帮助企业更严密合规审计。

四、印章智能管控方案价值总结

印章智能管控方案实现了企业对印章外借等使用场景的全维度管控。

在过去,企业常在印章审计过程中面临窘境,用印时间、用印文件、用印人等信息无法精确记录,对印章和文件信息安全管控带来隐患。

现在,借助物理印章智能管控的理念,不仅实现物理印章外借、异地分支机构自主管章,在印章管理方式上,更加精细化,多维化:

使用过程可全程追溯,为印章审计提供精准数据凭证

使用权限可实时管控,申请、审批、用印更及时高效

将用印时间、地点、印章种类、用印次数、用印内容等信息数据化管控

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