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浅析电子合同之效率篇:电子合同如何提高效率

时间:2018-11-07来源:上海亘岩网络科技有限公司

都说电子合同提高效率,但是如何提高效率却很难用一句化说清,本文通过梳理电子合同订立背景与过程,简述电子合同应用如何解决传统纸质合同的效率痛点……

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合法合规是电子合同使用与推广的前提

首先要明确一点,电子合同的签署是合同当事人通过数字签名技术在电子文档上加盖印章或签字的过程。这个过程和技术,是有明确的法律条文给予规范和限制的,因而合规性、合法性无需置疑。

在此基础上,电子合同才能得以推广和广泛使用(合同签署属双方或多方行为,仅单一一方使用很难规模化应用和推广)。

效率的改善贯穿在合同签署各环节

一、合同主体认证环节

合同主体身份认证分为两部分,首先得有账号(现在手机号实名制已经普及,此环节无任何问题);

其次是账号的实名认证,即证明你就是这个账号真正的主人。在此环节,个人和通过身份证信息、人脸识别技术、芝麻信用等多种方式进行认证)

通过多样化的实名认证途径,此为提升效率体现之一。

二、合同内容发送环节

第三方的电子合同签署平台实现合同签、收、管流程一体化。

在线发送合同时,

1、填写量少,勾选需求为主,可减少操作步骤;

2、合同模板编辑、维护,可提升内容便捷速度,可上传文档、图片、PDF等格式

3、批量发送,满足一对多的合同发送场景需求,如人事部门可单次发一份文件给多人;

4、面向组织架构全员的权限设置以及角色管理,可随时管控入离职员工的用章权限;

5、限制签署方签署位置,规范签署,避免签署不合规或漏签等问题引起的重复操作;

通过多功能点、高可用性、多个性化的发起设置简化发送操作,此为提升效率体现之二。

三、合同内容接收与签署环节

传统模式下,发起发通过邮寄快递或线下面签形式将合同内容传递给签署方,效率低、成本高。

1、合同接收:移动互联网的应用实现了手机短信、微信、钉钉、邮箱、企业微信等多渠道接收合同内容,提升接收及时性;

2、合同签署:多途径接收到签署内容后,发起方可直接在移动设备上签字或盖章。

3、状态跟进:通过合同状态跟进与进度及时沟通,推动合同签署进度。

移动用印的模式,突破了传统物理印章受时间、地点、人员的限制,此为提升效率体现之三。

四、合同归档管理环节

纸质合同归档管理,需要花费时间和精力进行合同编号、分类,占据存储空间较多且调阅、查找不便,并且随着时间推移管理成本越大。

电子合同模式则通过系统控制,电子版的文件存储更节省空间、时间等成本,同时智能索引、业务分类、调阅权限控制等也提升文件信息管理的便捷性与安全性。

通过电子化的归档与调阅管理,此为提升效率体现之四。

五、合同真伪鉴定与争议解决环节

1、真伪鉴定环节:传统的纸质文件加盖物理印章,通过肉眼很难快速、精准地判断真假,电子合同加盖电子印章后,通过在线验签可实时查看数字签名有效性,一旦内容篡改则能立刻鉴别出。

2、争议解决环节:通过可靠的第三方平台签署的电子合同支持东方公证处存证与出证服务,当合同内容产生争议时,已签署的电子合同具备有效的证据力。平台方将提供有效的鉴定书提供法律维权通道。

实现电子合同证据链闭环,提升合同当事人维权快捷性与有效性,此为提升效率体现之五。

综上所述,电子合同的应用改善了合同签署的过程,通过规范化、电子化的操作与管理流程,全面优化了以合同管理为核心整体效率。

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