8Manage PM：如何解决项目过程中沟通不良的问题？
项目沟通管理作为PMBOK十大知识领域之一，目的是通过科学合理地组织和管理项目工作中的沟通交流，及时准确地处理项目信息。良好且有效的沟通能够帮助项目管理者控制项目进度和成本，推进项目实施。但面对项目沟通不良的问题，从管理和技术手段层面来说，如何更好地运用企业项目管理系统解决呢？
著名管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”。在项目团队中，沟通能够促使项目人员协调有效地工作，保证项目每一步的执行都依据计划所进行，让项目管理者在问题发生的时候及时发现和解决。
据相关数据统计，如果信息在高层管理者那里的正确性和完整性是，那么到了信息的接收者手里可能只剩下20%。项目中的沟通讲究时效性和准确性，失真、虚假和逾期的沟通信息，都会导致每一步项目执行的偏差，终可能导致项目延期和失败。
对于一个项目的执行，特别是中大型项目，涉及的部门及人员众多，沟通信息需要经过每一个环节的层层传递，任一环节出错都有可能导致沟通的失败，不良的沟通会影响整个交付。在众多项目管理咨询案例中，我们发现在项目沟通过程中，普遍存在以下问题：
1.跨部门沟通难，信息传递不及时，项目团队成员难以有效协同，工作效率低下，造成项目延期。
2.口头沟通，缺乏书面记录，使得信息失真，产生歧义，导致项目返工，浪费大量的人力财力和时间。
3.权责不清，产生虚假沟通信息。当问题发生时，项目人员互相推诿，难以追根溯源，造成项目损失。
有效的项目沟通依赖科学合理的管理方法和技术手段，我们可以从以下实际应用案例中，看看项目管理系统是如何有效解决沟通不良的问题。
A企业是一家大型IT公司，从事互联网和软件应用服务，在整个软件研发项目中，项目团队人员高达上千人，项目管理涉及技术、产品、市场、运营、销售等部门，目前使用8Manage PM项目管理系统管控整个项目，包括项目时间、费用、质量、人力资源、范围等管理。从项目的启动到收尾，有效的沟通管理贯穿整个项目流程。
1、项目业务直通式管理：跨部门协作沟通，信息传递实时精准
A企业的项目涉及跨部门多业务，每个部门使用不同的工具，跨部门的沟通协作产生了信息壁垒。8Manage在A企业原有的管理系统上进行集成，打破了原有软件模块界线的局限，促进跨部门的高度沟通与协作。并通过业务直通管理模式，简化共同信息的处理过程，达到多方端到端实时业务直通，确保项目信息的实时性和准确性。
使用8Manage系统之后，不同部门之前的业务流程执行变得协同顺畅。当一个需求变更发生时，项目经理通过指派或提交变更请求后，研发人员收到系统的邮件通知，直接查看并接受变更请求的任务，进行交付计划提交后，开始正式处理需求。不同部门之间的信息在系统中自动流转，达到协同高效的一体化管理，大大提升团队协作效率。
2、智能沟通机制：审计跟踪记录，信息数据真实有效
A企业的所有项目人员直接通过8Manage的即时聊天功能、研讨论坛以及现状调查等智能沟通机制，取代以往的口头沟通交流方式，进行高效快捷、实时精准的有效沟通，大大提高协作效率。系统保存所有即时聊天和论坛的沟通记录，项目团队成员可以随时查阅他们之前的讨论，使其保持诚实和更加负责任，有助于项目经理作出有效决策。另外，8Manage提供离线审计跟踪功能，实时追踪所有数据的来龙去脉与任何更改记录，保证沟通信息数据精准可靠。
3、WBS工作分解结构，明晰人员责任与结果
A企业的项目经理通过8Manage的工作分解结构（WBS）实时审计追踪每个项目活动或可交付成果，针对每个项目人员的工作进行自然分解，设定团队人员的责任、角色、执行内容等情况，确保任务分配明确，以强化执行适当的责任与承诺，提高团队工作效率。
在项目的计划阶段，项目任务指派给相关负责人之后，负责人可在同一项目的WBS中进行进一步的细分和指派，每一个团队成员在系统中共享当前新的项目计划。当承诺被擅自更改时，系统在项目概览发出自动预警，让项目管理者时间发现问题，及时减少损失，大程度地确保信息在源头上的准确性和实时性。
4、针对多项目管理，进行迭代管理需求与沟通
在A企业的多个软件开发项目中，软件的需求变更涉及系统性能、技术、业务、行业及用户等方面，项目人员很难通过一次沟通就把复杂的需求交代清楚。8Manage采用迭代式的方法来沟通需求，支持对可交付成果的查看与审批进行迭代管理，帮助项目人员有效地进行迭代需求沟通。
项目管理者可通过系统的需求申请功能获取、过滤、解析和明确项目的需求，利用项目矩阵功能组织需求，追踪需求从开始到完成的整个过程。并通过系统制定需求交付计划，可以尽早开始沟通及理解需求，及时获取到实时的团队沟通信息，充分发挥团队智慧，做出更有效的项目决策。
在项目沟通管理中，8Manage 强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性，能帮助项目尽量地减少误解，提高团队合作效率。8Manage项目管理软件可以有效解决沟通不良的问题，在大程度保证沟通的顺畅，使沟通信息得到准确实时的传递，大大提升项目管理效率。
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