安徽华电工程咨询项目管理的OA应用案例

发布时间：2019-06-19 发布人：上海泛微网络科技股份有限公司 155

行业背景

随着工程建设的日益规范及对工程质量和安全性要求的不断提高，工程咨询的受重视程度不断提高，整体规模不断增长。

工程咨询行业属于高度智能化服务，涉及面广、业务弹性大，需要协调和处理方方面面的关系，考虑各种复杂多变因素，例如安全、规范、效率、成本、利润等问题。

安徽华电工程咨询设计有限公司（简称华电公司），成立于1992年，为中国能源建设集团安徽省电力设计院有限公司的国有全子公司。

是专业从事电力系统规划、工程咨询、工程勘察、工程设计和工程总承包等业务的国家高新技术企业。拥有多项专业、乙级资质，获得得电力勘测设计企业信用评级AAA等级企业荣誉。

随着公司业务的不断发展，在传统的EXCEL登记的管理方式下，项目管理存在着信息孤岛、交流效率低、线下统计难等问题。

为了提高项目信息管理水平和项目任务处理效率，华电公司携手泛微OA，搭建了一体化的项目管理平台，不仅加强了公司内部的管理协作，也打通了与外委单位之间的协作。

特色咨询项目管理方案特色

一、项目信息登记，规范录入

华电公司业务项目业务多，将项目信息统一在一个平台上，对于推进项目规范、高效管理十分有必要。

华电公司通过在OA系统中，设置项目的基础信息，包括人员划分、权限设置等，规范信息录入。

（项目基础信息设置）

内外协同：

为了与外委单位进行高效协作，华电公司将外委单位加入公司的组织架构。

外委单位作为单的部分在系统中，所有的外委单位都以部门的形式存在；每个外委单位可以开通多个账号，实现内外高效协同。

信息设置：

以基础信息的方式做到录入规范，方便针对数据类型进行筛选统计。

后续项目能够关联到之前的可研项目，支持批量项目登记，实现系统内信息相互关联，提高信息共享、查询效率。

【小结】：项目信息高效规范录入，形成项目台账，方便查询。

二、项目过程管理，执行力强

OA系统覆盖从项目申请、计划编制、任务管理、质量管理等环节，通过高效的工作流程和完善的台账记录，完善华电公司的项目过程管理。

外委项目申请：

公司有些项目，需要按照项目阶段和专业进行外委，来保证项目更优质地完成。

申请人发起外委项目申请流程，审批通过之后，自动生成外委记录及外委比例。

（外委申请流程）

项目计划编制：

OA系统中有预先设置好的计划模板，选择项目编制阶段，自动生成该阶段的计划任务。

凭借着系统的灵活性，可以根据需要自自定义项目任务内容，支持多次计划编制及修正，可以查看到该阶段已经编制的计划任务。

（项目计划编制）

任务管理：

项目的高效完成，直接关联着利润和效益，和任务的执行力强有着密不可分的关系。

通过任务台账可以清晰地了解任务状态，待处理的任务和已处理的任务，可根据多条件进行数据筛选。

项目经理及主设人可以查看到对应的任务信息。通过不同颜色和流程提示，可知距离计划完成日期到期还有多久，督促待办人尽快完成任务。

（任务完成反馈）

相关人员可直接在任务列表中直接点击任务完成确认进行反馈；项目任务列表能够实时反映出哪些任务已经提交，哪些任务在审核中，防止出错。

任务完成确认自动关联出任务相关信息；反馈流程提交后经项目经理进行确认，及时反馈、跟进，提高项目执行效率。

质量管理：

工程项目的质量安全需要高度重视，华电公司对日常工作中出现的设计错误情况进行了详细的记录和规范的处理，来保证不会出现第二次情况，保证公司项目质量。

项目人员可以在OA系统登记或者批量导入质量问题，同时设置设计人为主要责任，审核人、校核人、批准人为次要责任。

检查出来质量问题对检查人进行奖励；如果是华电内部人员的对应角色进行款项的奖励和扣除；如果是外委单位则针对项目进行外委合同百分比的奖惩。

【小结】：项目全过程管理，提高执行力，优化质量。

三、项目经营管理，控风险

在与业主、外委单位签署合同时，把握合同签署过程风险、提高合同签署效率和准确率至关重要。

华电公司项目平台实现经营、合同全过程管理，包括项目合同签订、开票管理、付款管理等。

合同登记：

项目经理将与业主、外委单位签订的合同登记记录在系统中，将纸质合同形成电子化归档，方便查找。

部分合同签订有按照打包项目签订的情况，华电集团实现一个合同可同时关联到多个项目，一个项目拆分为多份合同的情况。

合同及项目之间可互相关联查看，形成了信息的整合、统一。

合同开票管理：

开票记录在系统中可维护，支持多次开票，开票记录自动计算剩余开票金额，随时掌握开票状态。

合同付款管理：

形成电子化合同档案，合同付款信息，在系统中一查便知，不需要再去翻阅纸质文件；

同时，支持多次记录付款，付款成功后自动生成剩余开票金额，智能高效。

项目信息台账：

把项目的信息、业主合同、外委合同在一张报表中展示，项目相关的内容关联在项目卡片上，在一个平台可以看到该项目所有的内容。

门户看板：

可直接在门户查看项目经理工作看板、主设人工作量看板、项目相关的统计、合同相关统计、各月份待处理任务等，以图表形式宏观展现，各部门各月份的工作情况清晰知晓，尽在掌握。

【小结】：项目经营数据统一管理，多种展现方式方便查看。

四、移动项目管理，更高效

华电公司建立了高效的移动办公管理，手机端实现数据与pc端同步。

华电公司的工作人员随时随地打开手机应用就能找到想要的项目信息，可在移动端快速审批项目管理相关流程，进行项目登记、查询。

满足工程项目人员外勤多、管理精细化、标准高的特点，项目人员可以在移动端打开项目任务，完成即可确认。

随时拍照上传完成情况，详细记录工程现场情况，帮助管理者更好的对项目进行实时管控。有发现问题及时在移动端记录，时间进行反馈。

同时，强大的移动引擎，在移动端实现了以图表的方式对经营数据、实时工作量进行统计。

【小结】：更灵活的办公形式可以让外勤项目人员随时随地查数据、做决策。

特色咨询项目管理方案价值

泛微OA协助华电公司打造了一体化的项目管理平台，集合同、任务、财务等功能于一体，灵活适应华电公司项目管理需求，在信息高度共享的同时，让项目高效化、精细化、移动化管理：

完整准确的项目台账，让决策执行有据可依；

实现内外协同，构建、立体的沟通渠道；

电子化的审批流程，提高项目运转周期效率；

帮项目人员理清工作任务，项目目标更清晰；

让项目真正按计划实施，防遗漏，计划性强；

助企业优化项目过程，信息透明，提高质量。

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