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8MSaaS:如何管好合同项目,提升业务优势?

时间:2019-07-25来源:高亚科技(广州)有限公司

【导读】在现代商业交易模式中,合同是企业经济利益的重要保障,而合同项目作为交付型项目的一种,常常直接影响到企业的业务与内部运营流程。那么,如何管好合同项目,提升业务优势?在企业管理模式的不断升级下,“业务+项目一体化”管理理念开始融入到信息化系统,正式应用在合同项目管理中。


合同项目是指已经签订了合同,受合同约束交付时间、成本及质量的项目。常见的合同项目有:按合同交付的项目型生产、按合同交付的专业服务或外包服务、按合同交付的工程项目、受投资合同控制的并购后转型等。

 

 

与一般的或技术型项目不同,合同项目的业务逻辑较为复杂,合同项目的时间、成本及质量的度量与管控更为严格,要有必须满足的服务水平协议或其他条件与条款,且这些条款的罚款严重程度不同。而且,在完成交付的同时,更注重客户对项目交付的满意程度和服务质量。在管理过程中,企业需要考虑业务与项目的平衡与协同。


所以,合同项目所用到的项目管理工具不仅需要拥有一般项目管理的管理范畴,更要求精准及时的KPI度量及合同条件与条款在执行的实时配对及罚款计算功能,以及项目、合同及机构的实时管理会计。而传统的项目管理工具并不具备合同项目的管理功能,且完全独立于业务和运营,导致企业无法针对整体业务项目进行统筹协调,各个业务流程之间的信息难以自动流转。


企业需要一款真正适用于合同项目的管理软件,通过合同与项目的协同管理,做到多个业务部门和环节的管理。比如8MSaaS项目管理软件,为企业提供业务+项目一体化解决方案,以业务交付为核心,从市场营销、客户商机、合约、项目、采购订单/供应商合约、到售后服务等环节,实现端到端全业务流程管理。

 

 

针对合同项目管理的特殊性,8MSaaS通过内嵌实时的业务与项目管理流程,实时管控合同的执行、进度、资源、采购、交付、成本及收款,灵活匹配工作流,与业务流程紧密结合,大大提供项目管理效益,提升业务优势。


1、自动预警,实时监控,一个页面掌控动态项目全局


在合同项目中,项目逾期可能是由某个可交付成果逾期或某个里程碑延期开始,收入达不到预期是由某笔交易偏差或某时段产生收入偏差开始,成本超支是由某项费用超支或某次采购产生超支开始。业务流程中的各种问题和风险发生都会影响到项目的每个环节,如果不能及时发现问题,容易造成巨大的项目损失。


系统的多种监控工具如红色预警提醒、高亮提示、即时通知和自动预警等,能够让项目管理者实时监测项目活动逾期或超支情况。而像业务地图、甘特图、里程碑监控视图、项目基线等图形显示,能够实时监管项目的资源、进度、采购与成本等情况,清晰了解项目当前的实际进展。8MSaaS的一个页面即能掌控整个项目的实况,提高可见性和监控度,第一时间洞悉项目风险与问题。


2、所有数据追本溯源,快速知道项目延误及问题的原因及影响


合同业务项目管理中常见的问题是,如果有人把项目完成状态更改为100%,那么所有的相关活动和子活动会立刻变成100%完成,且无法追溯到以前的状态。项目人员不诚实的行为会导致的严重的管理信息错误。为了解决上述问题,工作分解结构(WBS)通过审计跟踪记录,能够追踪每个项目活动或可交付成果。


同时,通过唯一、实时的项目计划与执行的信息视图,可以完全消除由多个版本的真相所造成的误解,帮助项目管理者第一时间发现和管理任何偏差。并提供业务项目、合同、项目和订单执行的多层级的,可逐层钻取追踪前因后果的实时信息视图,让项目管理者快速准确地知道项目延误及问题发生的原因及影响。


3、管理合同项目的收款,收入确认及罚款,合同的收入及利润一目了然


在业务项目管理中,合同通常与项目连通,项目的成本会直接影响到合同的成本及利润,项目的交付会影响到合同的收款及收入确认,项目的可交付成果的质量会直接影响到合同服务水平协议的赏罚。


合同管理不仅需要向业务对象进行静态关联,更要进行对象之间的动态联动。例如,客户合同的回款进度与项目交付进度实时关联,当项目交付节点完成后,系统自动触发相应的进度款回收提醒,项目也会动态反应合同损益,这样才能实时跟踪项目损益。

 

 

8MSaaS支持合同审批、交易内容 (产品、服务及报价等)、交付及服务水平协议管理、采购及付款管理、成本预算、实际花费及利润管理、发票及收款管理、收入确认、利润及管理会计、续约管理,自动处理付款及发票等功能。使合同与销售、采购等业务关联,并从运营损益角度为企业实时跟踪每个业务交付项目的收入、成本及实时损益,各款项清晰明了,为企业管理者的运营管理提供决策支持。


4、精准实时的KPI度量,根据合同条款实时核算合同执行过程中的罚款


合同项目有收款、收入确认及罚款,会影响其合同及机构的收入及利润。若缺乏精准及实时的KPI度量能力,就不能第一时间能呈现出违反约定KPI的罚款金额,让项目经理尽快补救。而且,如果财务管理与业务活动缺乏连通,管理者就无法看到业务在财务上的绩效,难以做出有效决策。


8MSaaS提供精准及实时的KPI度量及合同条件与条款在执行时的实时配对及罚款计算功能,自动根据合同条款实时核算合同执行过程中的罚款,帮助管理者做出科学有效决策。并提供实时管理会计,通过多层次的预算、实际收入和费用的实时跟踪功能,让财务信息在机构、合同及项目间保持一致,不出现偏差。


作为一款云端项目管理软件, 8MSaaS项目管理系统深度贯彻一体化理念,使项目与业务实时连通,通过强大的项目状态追踪和权责分明的监控机制,帮助企业实现精细化管理,真正提升业务优势。

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