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存货核算与总账对账

时间:2019-08-12来源:台州科华咨讯有限公司

盘点下存货核算业务单据制单科目,主要划分为两种科目类型,即:“存货类科目”“对方科目”,可简单划分为:入库单据借方、出库单据贷方,属于存货类科目,那么,对应反方向属于对方科目;为什么做此区分呢?主要原因在于:存货核算与总账对账问题,参与对账的科目类型只有“存货类科目”,也就是说一切不符此科目类型的科目都属于对账不平产生的原因,掌握这点后,对账问题将可逐个击破并解决。

对账不平的情况分类:

盘点所有的对账不平情况场景,可分以下几种情况:

一、 制单后续处理问题

这类情况主要为:存货核算业务单据“未制单”(当月没制单,后续月份制单),存货核算凭证在总账系统中“未记账”,存货核算凭证发生了“冲销”情况时,往往容易发现存货与总账对账不平。

二、 会计科目设置问题

这类情况主要是指在科目未设置数量核算,在存货核算与总账对账的账表上,存在数量和金额两方面的核对,如果“科目”没有设置数量核算,那么此时按数量参与对账肯定是不平的;

三、 制单业务存在差异

此类情况可想而知,既然凭证是通过业务单据生成,那么,单据和凭证上数据需保持一致,否则将造成不平;常见为:制单时修改了凭证上的金额或数量;另外,科目类型不对应,也是经常造成不平的情况,此现象主要为:存货核算期初没填存货科目、存货类科目填了其他科目,或其他系统填了存货类科目等。

那么根据以上情况,我们逐个分析和解决下。


不平场景及方案:

首先,核对存货核算与总账对账时,进入【存货核算】-【对账】-【存货与总账对账】,其次,在发现对账问题时,操作步骤依旧不变,先从哪个月份开始存在对账不平,在根据不平现象分析,最后,在对账界面,可看到:核对科目,对应期初、本期、期末三类对账方式数据列式,对此进行排查分析。


凭证未制单、未记账、凭证冲销、科目未设置数量核算

这三类较简单,能比较快读的定位和查找:

1、凭证未制单,则进入【凭证处理】-【生成凭证】界面,选择所有业务单据后查看是否有未制单(如单据一直不制单实际上不参与对账;如当月不制单,下月制单,对账时,查看之前月份会存在不平,查看制单期间开始,不能核对发生,不过期末余额是正确的);

2、凭证未记账及科目未设置数量核算,可根据对账界面的查询方式来处理,如:包含总账未记账凭证(凭证未制单是不参与对账的,如未记账,则包含未记账数据在看)、核对方式只“核对金额”(科目没有设置数量核算时,无法核对数量);

 

比较特殊的情况是“存货核算业务凭证发生了冲销业务”,也就是说原始凭证被冲销了生成红字记录,那么,后续生成蓝字的凭证后,此时,需要注意凭证都需记账(通过包含未记账来查询即可)

存货核算业务凭证与业务单据不符(金额\数量)

也就是说,在存货核算生成凭证时(点生成保存前)更改了凭证中的金额/数量;前提是在存货核算选项,勾选“凭证允许修改存货科目的金额/数量”,否则不可修改的。一旦发生造成来源单据的金额/数量与实际业务发生凭证的存货科目不一致,对账必然错误。那么调整方式为:删除业务凭证重新生成。或者如跨月业务,建议在总账中按差异金额调整与存货系统结存一致,因此只能核对期末余额了。

存货核算期初余数据,录错“存货科目”

此类情况往往发生在刚启用存货核算系统时,期初数据录入不正确;在对账界面,核对账务时可看到期初存货系统无数据,但总账系统有数据;此时,进入【设置】-【期初余额】,核对录入的存货科目(或录入错误);调整方式:修改“存货科目编码”为正确的存货类入账科目即可。

 

总账或其他模块使用存货科目或对方科目使用存货科目

存货核算业务制单时,对方科目也使用了存货科目,比较容易犯错的场景为:调拨单制单情况,如分别对调拨单形成的其他出入库制单,则对账会存在不平。正常调拨单制单为:借方和贷方都为存货类科目(其他出库单和其他入库单合并制单效果,对方科目合并抵消了),此时对账没问任何问题。

如对其他出入库单都制单,对方科目用“存货类科目”,那么,此时对账界面显示:存货系统统计借方和贷方数据为单据发生,总账系统则按所有分录都入账,方向对账有差异,余额正确。

例:其他出入单的制单发生时,对方科目入账按存货类科目

虽然期末一致,但对账显示借方和贷方发生方向不平,双击查看明细: 总账取原材料科目发生,所以借贷方是8,而存货是取科目类型为存货的,所以借贷方是4;(如图所示)

 

另外,科目类型存在错误时,存货系统之外的凭证使用过存货类科目,核对对账明细时可以看到,总账有明细数据,但存货核算明细中没对应单据,此时,根据凭证号,在总账系统查询凭证的系统名来源为哪个模块,非存货核算系统的,就需要注意了,需要及时修正了。


未完待续


总之,以上问题,对账逻辑遵循不变,需注意存货核算制单科目需对应正确,尤其是“存货科目”类型不能乱用错,此类科目类型设置到后续的对账业务,一旦用错,影响日常核对数据的准确性,请注意查看!

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