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OA系统会议管理方案:大、小会议轻松管,高效开

时间:2019-09-06来源:上海泛微网络科技股份有限公司

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“开会”往往是为了解决问题,但是,如果方法不对,不仅问题处理效率受影响,“会“也越开越累…

召开“累”:除了一些小组会议,在大型企业、国企单位,每次会议都可能涉及多个部门、上百名参会人,从商定会议时间、确定会议室、通知、准备会议材料到会场签到,琐碎事务常常需要耗费大量时间。

参会“累”:传统形式下的会议,员工大多处于被动状态,常常整场会议只有领导一个人在讲,一场会下来也没能商量出一个准确的执行方案,更别说执行效果,员工抱怨全程实质性内容少,时间都浪费了。

为了改变众多组织当前低效的会议状态,OA系统推出全新智能化会议管理方案,创新接入大屏系统,借助移动设备让政府机关、企事业单位在一个平台上实现“从会议组织、通知、查询到任务执行反馈”的全过程管理方式。

一场高效会议的正确打开方式

1、会前:轻松做好准备工作

一场会议能不能及时召开,行政人员的组织效率尤为重要。但是,许多组织当前的会议组织全靠人工沟通,打电话确定日程、发短信通知会议时间等,准备效率不佳。

OA电子化的会议管理方式,将所有会议资源,包括人员、会议室、日程信息全部放入系统,整个会议组织工作直接用OA流程就能极速完成。

1)一条流程极速发起会议

为了改变会议线下组织的模式,OA系统用流程规范组织的会议审批程序,所有会议从流程上报会议时间、地点、参会人、会议主题等信息,一审就能同步通知参会人。

20190905131827987.jpg(新建会议)


  • 会议室使用防冲突

一些规模稍大的企业,会议室多、每天的会议也很多,为了防止使用冲突,OA打造了会议室电子信息台账。

借助流程追踪会议室使用状态,每次组织会议可以直接调取会议室信息表,哪间空闲一看便知。

2019090513183475.jpg(会议室信息图)



  • 人员日程防冲突

重要会议不知道各部门领导在不在公司、有没有时间,现在通过日程管理表单,随时都能调取每个人的日程情况,合理安排会议时间,再也不用一个个电话咨询。

  • 下发通知、反馈快

做好会议通知、督促员工反馈占据了行政人员的大量时间,有时担心通知中漏了谁,有时会都快开了,还有许多人联系不上、得不到反馈。

为了减少重复工作、提升响应效率,OA流程在下达会议通知的同时,会同步通过微信、短信、流程等多种形式下发会议通知,第一时间通知参会人。
20190905131850579.png(流程自动反馈)


  • 会议分类审批快

每个企业都有很多类型的会议,比如总部的董事会、上海大区的战略讨论会、北京的项目会等等,不同会议的审批程序、审批人是不同的。

为了提高会议发起效率,泛微可以提前为组织的不同会议类型设定既定的审批流,系统可以直接根据勾选的会议类型自动流转,审批更规范。

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(细化会议类型)



新增功能

实现:会议智能排座

为了解决部分国企、事业单位召开会议时需要进行人员排座的需求,OA系统通过建模为组织实现了线上智能排座。

每个会议室的座位布局可以在系统中同步显示,行政人员可以按照要求快速安排座位,防止重复安排、漏排问题。

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(智能排座)



在现场,参会人签到一完成就能自动获取自己的座位示意图,无需引导,自主入座,全面节省会场时间。

小结:线上组织会议,资源调取快、方便协调,全程无需协助,精准、高效完成。

2、在会场:智能引导有序入场

过去,每次开会都要提前出发,担心找不到会议室,会议规模太大,签到还得排队,会议时间很有可能推迟。

为了提高入场效率,会议管理系统正在通过越来越多的智能技术为会议室多且分散的大型组织提供智能服务。

1)智能扫码签到

为了方便签到,OA系统为组织提供二维码手机签到服务,每场会议都有自己的信息二维码,你可以打印出来扫码签到。

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(智能大屏扫码签到)



也可以通过接入智能大屏系统直接同步到每间会议室的大屏幕上,随时拿起手机就能签到。

2)会议室智能导航

针对会议室多的大型组织,智能大屏系统的接入可以帮助实现会议室位置导航,整个组织的会议室屏幕智能呈现,精准定位当前位置,帮助参会人员缩短入场时间。

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(大屏会议室导航)



3)会议信息同步显示

为了让会议信息实时共享,OA系统和大屏系统连接,让每天的会议安排、参会人和会议室等信息及时呈现,提升信息传播效率。

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(会议室使用情况实时同步共享)



小结:针对会议室多、参会人多的大型组织,智能大屏系统的使用可以有效提升会场组织管理效率。

3、在会中:无纸化高效互动

会上,所有材料都已经通过流程下发,参会人可以根据需要自行打印,不仅可以帮助参会人提前了解会议情况,还能节省会议成本。

1)会议投票互动

此外,为了方便会场互动,一些需要投票、表决态度的互动可以直接通过扫码互动,匿名互动、结果自动呈现,全面提升统计效率和精准性。

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(高效互动)



小结:提升会场参与度,智能、高效了解参会人员意见。

4、会后:及时记录实时反馈

开会效果怎么样还要看会议任务执行情况,下达了哪些重要指示、达成了哪些战略目标,都要及时的安排落实,才能实现最佳会议效果。

和过去开完会就丢开手的方式不同,OA系统把任务管理融入会议管理过程,确保每次会议记录全、执行有反馈。

1)会议纪要同步生成

每次会后会有专人提交会议纪要,对会议内容和会议安排做详细记录,由系统自动关联到相应的会议中形成会议材料库。

2)会议任务全程跟踪

会议纪要审批一通过,各类会议决议形成的会议任务会精准下发,借助流程追踪,领导人员可以全面了解任务交付给谁、执行进度如何、有什么反馈等。

帮助组织全面提升会议效果,让会议真正帮助问题解决。

3)会议数据高效分析

无论是出勤率还是任务执行率分析,现在随时都能在系统智能生成一份报表,提升数据使用效率。

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(数据分析)


小结:把好会议质量关,督查任务执行,形成良好的会议管理环境。

应用价值

此方案灵活、智能的操作体系,可以普遍适应于国企三会、企业日常会议、大型组织及政府会务工作。帮助组织简化会议管理形式,落实真正的会议执行标准,提升各大组织开会质量。


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