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一体化电子印控平台:24h监控,印章丢不了!管得住!

时间:2019-11-08来源:选软件网

一体化电子印控平台:24h监控,印章丢不了!管得住!.png

如果您是企业管理者,请留步!先花1分钟测测您企业的印章都有哪些“易丢失”风险:

尤其在一些生产、销售、服务型企业,每天都有很多员工因为业务需要用章,如果不及时清点,哪个印章借出去没归还都不知道,时间一久就怕弄丢。

那么:章丢了,究竟“事”大、“事”小?

印章的使用、备案、补办过程相当谨慎,一旦丢失,不仅连锁反应、麻烦多,风险也不少。

时间得补办

至少耗时1周左右,登报、报案、准备补办材料、办理变更,一样也少不了。

补章之前要携带各类证件、企业执照去公安机关报案,领取报案证明。然后带着证明和执照去报社登报声明。后,还要等上3天才能正式去办理新刻印章备案。

还要一一办理变更

开户银行预留印鉴、对公账户用章要更新,各类需要印章办理的手续都要去相关部门办理变更。

比如,银行预留印鉴如果不及时更新,发现不符是不能使用的。另外,一些银行单据是可以直接拿了用的,如果不及时通知开户银行,可能会有人冒用财务章或私章办汇款,挪用账户钱款。

万一业务等签约

尤其是房地产、批发、服务类等行业,合同签的越慢,业务悬念越大,不排除错过客户的可能,耽误不起。

常见的比如,商业地产的租赁业务,常常因为租赁合同内部用章慢、签署周期过长导致客户流失,万一章丢了,短短一周时间要错失不少机会。

如果有人捡去冒用

印章可以代表公司对外进行各种凭证往来,如果丢了又没有及时发现,很容易被人拿来冒用。

比如,冒用签合同、做担保、出具证明等,万一被恶意利用造成不可挽回的损失,不排除导致公司倒闭或者被法律追责的后果。

老板:除了放在身边走哪带哪,还能怎么办?

现在,契约锁电子印章管理系统可以将印章信息电子化,装进手机里,24h走哪都能实现监控。每天有哪项业务、哪个员工使用印章,让管理人员在时间知晓印章动态,印章丢不了。

如何规避印章丢失风险?

1、提供印章监控平台

考虑到用户可能还存在使用实体印章的需求,一体化电子印章管控平台可以将“实体章+电子章”信息全部统一到一套系统,借助智能印控设备让客户不仅能监管电子印章,还能管控实体印章。

电子章:管理、调用、审核全在线上操作,多远的业务文件需要签署,不用外借印章就能在线上完成用印。

实体章:智能印控仪可以直接控制每个实体章的使用,线上申请验证码、设备验证使用、帮您记录全过程,外带再也不用派人跟着监督,印章丢不了。

02:35

(智能印控仪,让组织轻松管理实体印章

2、指定统一管理员

和线下的印章管理不同,现在每个企业可以直接在电子印章管控平台为自己的企业印章指派特定管理员,对印章的信息管理、停用、作废、使用权限进行统一授权,权责明确,防止印章乱借被盗、丢失。

3、控制印章使用权限

所有经过电子印章管控平台监控的印章,再也不是谁想用就能用,没有经过系统审核程序,即使是装在印控仪里的实体章也无法被乱用,把丢失带来的风险降到低。

4、形成印章操作记录

每个印章的使用情况在电子印章管控平台都能翻阅到详细记录资料,管理层可以随时、随地拿出手机对印章做一个不定期筛查,及时掌控印章风险。

小结:

目前,国内市场推动电子印章使用的政策、技术环境已经逐渐趋于成熟,各个行业在信息化管理的基础上接受电子印章,能更有效的规避实体印章使用短板,尽快实现业务无纸化管理,提升印章安全性。


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