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用友致远OA敏捷协作 有效内控

时间:2020-05-22来源:杭州用友软件 (集团)

西安标准工业股份有限公司是国内工业缝纫机行业的龙头企业,在成立股份有限公司后的十年时间中发展迅速,形成了以西安为中心,3家生产基地、9家营销公司网络遍及全国的缝纫机研发、生产、销售行业领军企业。随着企业规模不断扩大,标准股份公司、异地管理、内部协作沟通的要求不断增强。在此情况下,标准股份经过多方评估调研,终选择了中国协同品牌A6协同软件作为核心管理工具,从而实现全员协同办公,业务运转高效,异地管理明确的管理目标,助推企业快速发展。

一、企业简介

西安标准工业股份有限公司(以下简称:标准股份600302·SH),是中国缝制设备行业的龙头企业。1999年组建,2000年12月正式在上海证交所上市交易。标准股份前身为创建于1946年的上海惠工铁工厂。

标准股份是国内综合实力强的缝纫机生产基地。拥有技术中心、行业个博士后科研工作站。产品系列包括“标准”牌高速单针平缝机、高速双针平缝机、高速绷缝机、高速包缝机、特种缝纫机、服装自动生产线等300多个品种,年生产能力80万台。其“标准”牌工业缝纫机是“中国名牌”、“中国驰名商标”、“产品”,是国家商务部确定的出口重点扶持品牌。公司先后通过ISO9001、ISO14000以及欧盟CE等多项国际认证。

二、信息化现状

标准股份十分注重企业信息化建设,以企业信息化战略在激烈的市场竞争中不断取得地位。为此,标准股份:

1.         根据其管理、生产、设计的需要,先后采用CIMS(计算机集成制造系统)、CAD(计算机辅助设计)等技术,使其融入标准股份公司的管理系统。

2.         采用A6协同软件,实现企业跨地域管理与企业内部管控。

三、管理难点

标准股份随着企业规模的扩大,标准股份选择A6协同解决以下问题:

1.         标准股份位于西安总部和3个生产厂、9个营销公司之间的跨地域的沟通协作困难,跨地域远程交互办公手段缺乏,文档交换传输效率低。

2.         企业内部异地管控难,信息共享难,业务执行中的权责不够明确。

3.         提高全员IT应用水平,加强企业综合竞争力。

四、关键价值

1.         模板协同,有效内控

通过A6“表单+模板”的模板协同,将企业纸介合同评审表转换为电子表格供大家填写,并预置审批流程,供管理层进行审批。

这样,遍布全国的销售机构能快速地将销售合同传递到总部进行审批,且流程清晰、各节点意见明确,厘清了审批流程,提高了审批效率,也让标准股份原先合同审批规范在信息化条件下“落地”,形成明确的系统权限与协同流程,有效地保障了标准股份合同审批的质量与效率。

◆   预先定义好的“合同评审表”将需要审批的要点以及审批节点清晰列出,发起者、审批者一目了然。

◆  清晰、明确的审批流程,让标准股份原有的合同审批管理制度由纸面上的印刷文字变成了可视化流程,哪个节点处理了,哪个节点没有处理都可显现出来,发起人可及时催办未处理者,加快了合同审批处理速度。

◆  模板协同让企业管理制度不知不觉地“落地”到员工每一步执行当中。除此以外,处理过程与流程中处理人的意见归集到一起,形成了有效地知识沉淀。

2.         文档管理,让知识有效沉淀

标准股份对于建设学习型企业,对于企业的知识管理十分看重,在A6上线之初,就要求标准股份所有下属部门、工厂、销售公司全员应用文档管理模块,实现了企业内部跨地域的文件资源的共享、存储。同时,将企业在生产管理过程中产生的知识沉淀下来,不仅有利于企业信息回溯,更有利于员工的快速学习。

◆  标准股份充分利用文档管理和预归档功能。例如生产厂将其生产、制造、品质管理等相关文档都归集到A6中,通过授权管理制度,在保证知识能够在受控、有限的范围内传播的同时,还能够保证员工的学习,实现构建学习型企业的目标。

3.         自由协同,跨地域、跨部门协作更便捷

在标准股份,需要跨部门、跨地域的沟通协作的事情有很多,且很多工作无法通过结构化表单方式展现出来,且需要审批对象也不定。之前通过电话、传真、电子邮件、邮寄等方式来进行,时间长、效率低、跨部门信息对称难,没有信息的沉淀,让工作的协调处理变得困难。

通过A6协同,利用A6有的自由协同,让问题一扫而光。

◆  异地销售部门员工就产品问题发起协同,并在流程中设定要求相关研发、技术部、销售等相关部门同事对此问题做出反馈。

◆  通过A6可视化流程,振荡回复功能,可以了解整个事件的处理过程和处理意见。而且整个事件的缘起、处理的过程、处理的结果都被协同原原本本地记录下来,构成了一体化文档,在配以预归档的文档管理功能,能够有效地沉淀整个事件,沉淀企业的管理知识与管理技能,实现企业内控管理的要求,并由此保障标准股份事件执行的高效,有效帮助企业领导做出正确的判断决

    五、应用感受

A6的引入,以其先进的技术,有效地整合了资源,显著地提升了管理效益,使得企业的办公效率大大提高,办公成本大幅节约,改变了传统的办公方式,增强了事务处理的过程控制,打破了传统办公的空间限制和时间约束。


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