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招标采购腐败与欺诈行为有哪些?该如何预防?

时间:2020-07-23来源:高亚科技(广州)有限公司

由于很多企业招标采购领域有着巨大的经济利益,各利益方都想介入其中,这就不可避免地滋生采购腐败与欺诈行为。采购中的腐败与欺诈行为极大地侵蚀着企业的利益,对整个企业文化造成破坏性影响,企业管理者常常对采购中的腐败与欺诈行为感到痛恨却束手无策。

招采腐败与欺诈很难被发现,而且形式更加多样与隐蔽,调查起来也十分复杂。企业管理者该如何避免此类问题发生在自己的公司呢?8Manage列出了六种常见的招采腐败与欺诈形式及其预警信号,大家可自行借鉴。
 

1、回扣及腐败性支付

回扣是一种贿赂形式,承包商在收到中标项目的付款后进行支付,回扣金额通常在合同总金额的5%~20%之间。腐败性支付是为了中标承诺向接受者提供的支付,它可以是金钱,也可以是商品或服务的形式,比如昂贵的礼物、信用卡、为相互采购多付的钱等。
 
预警信号:
● 交易也许会有经纪人或中间人参与,但根本不需要;
● 对承包商的选择似乎不合理,或者批准高价格、低质量的商品;
● 招采团队成员收到礼物,或者似乎突然拥有无法解释的财富增长。
 
2、腐败影响

腐败影响包括支付价格高于市场价、购买的物品数超出需求、未经检验或不合格的供应商取得资格,合格投标人遭排除。腐败者还可能对规则进行调整或缩小到只有他们选择的投标人才能获胜的地步。

预警信号:
这比回扣更难查,但回扣欺诈部分相同的迹象同样适用于这里:
- 在知情的情况下接受低质量的商品/服务;
- 在没有充分和透明理由的情况下签订合同。
 
3、投标人串通和操纵

串通(串通投标)往往伴随着回扣,涉及为赢得合同赞成提交补充投标的机构,有时是轮流投标。电子招采系统可以用于划分选择参与者和垄断招标领域之间的区域。操纵发生在投标或围绕投标的情况经管理有利于某个选投标人。例如,其他投标人的信息遭到泄露,接受迟交的投标以及重新投标。
 
预警信号:
● 没有公开开标;
● 后期限没有强制执行,后期限遭到不必要地延长,或者接受迟到的投标;
● 后的投标人也是出价低的投标人;
● 项目倾向于重新招标;
● 合格的或中标的投标人由于不明原因或可疑原因被取消资格;
● 投标“丢失”。

4、开单欺诈

供应商或承包商故意提交虚假的、重复的或高得不合理的发票。这种情况也可能发生在与买方代表勾结的情况下,买方代表将以某种方式从欺诈中获利。
 
预警信号:
● 发票上的商品/服务无法解释;
● 记录不存在或不匹配;
● 发票共享采购订单号或在价值或服务方面完全相同;
● 付款总额超过采购订单总额或约定金额。
 
5、利益冲突

不披露,即招采小组成员未向承包商或供应商披露他们的利益,与他们进行非正式联络,或接受礼物或款项。如果员工通过公司购买物品,并将账单开具给一个项目供私人使用,这会被视为个人利益,显然是欺诈行为。
 
预警信号:
● 接受礼物,买家和投标人之间有深交;
● 偏袒某一投标人;
● 个人似乎突然拥有无法解释的财富增长,或者从事副业。

6、交付欺诈

交付欺诈主要有三种类型:变更滥用、合同规纺用和不当报销/预付资金。在变更滥用中,承包商(与招采主管串通)提交一个成功的低投标,随后提交多个变更,从而增加财务收益。
 
不诚实的承包商可能会以交付低于标准的商品或服务来标榜合同规范,他们意识到他们未能达到预期的质量。为了成功,物品或作品的质量遭隐瞒或作假。有时,供应商会利用营运成本或零用备用金,虚报或夸大要求报销的费用,个人开销或未经授权的开销,或重复开销。

预防招采腐败与欺诈,需要管理制度和工具创新

招采腐败与欺诈风险一直是企业运营中一个管理与治理的重点。借鉴优秀企业的做法,解决企业招采中的腐败与欺诈问题,主要从两个方面出发:

1、完善招采管理制度

从源头预防欺诈腐败,可将权利分散至多个部门,层层监管,大大降低招采欺诈风险。

比如企业将寻源、采购、付款划分至三个部门主管。寻源部门只负责寻找合适供应商,制定供应商准入制度与管理制度;采购部门只负责货比三家,通过供应商报价、择优录取;财务部门负责付款,确保请购单、验收单、供应商发票都相符后才付款。

2、招采管理工具创新

制度的执行需要可靠的管理手段和工具作为保障。要想进一步杜绝招采欺诈,除了完善组织架构和制度,还应在整个业务流程中,引入先进的管理工具,例如8Manage SPM电子招采系统


8Manage SPM电子招采系统,有别于传统采购供应模式,它具有招采透明化、数据可视化、信息可追溯性、预警监督、业务多方协同办公等功能。

系统实现采购供应全流程数字化,对采购每个环节进行严密的跟踪与管理,从需求到交付,对企业采购执行过程进行科学管控。一旦出现异常及时提醒,把采购中人为干预的程度降低,有效防止招采欺诈现象,提高企业采购管理效率。

8Manage SPM电子招采系统优势在于职责分离及电子留痕。如划分采购申请、供应商选取、询价、定价决策等过程分别由不同角色人员去执行。且同一人不能完全掌控采购流程,做到权力分散,互相制衡。

8Manage SPM电子招采系统还提供欺诈侦查功能,帮助企业追踪采购过程中是否有潜在的欺诈成分,减少相关负责人在询价、招标过程中的不诚实操作的机率。如:

(1)采购中供应商的质量是否合格(供应商信息是否完整、供应商资质是否已审批);
(2)是否没有邀请质量更好的供应商来报价;
(3)审批的价格不是低价供应商;
(4)是否存在供应商轮流中标情况;
(5)是否存在报价过高或过低的情况;
(6)中标供应商报价是否比预算高;
(7)是否必要性的采购等。

每次交易,8Manage SPM电子招采系统都能实时自动采集供应商的客观绩效数据。企业可利用价格指标、供货及时性指标、质量指标等对供应商进行业绩评价,根据评价的结果实施奖罚,促进供应商改进,从而降低交易风险。


8Manage SPM电子招采系统支持实时开支分析,其开支可视化管理可以帮助企业更清晰、、准确地了解花费了多少资金,从哪个供应商采购了哪些东西,企业也可以从以往的采购工作中汲取采购经验,也更容易发现招采中的异常行为。

预防和遏制招采欺诈,是企业不容忽视的问题。8Manage SPM电子招采系统防欺诈,防腐败,实时了解招采进度,通过审批监控招采过程,为企业打造健康正常的供应链关系,提升企业招采效率,节省招采成本。

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