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资深项目经理这样做成本控制

时间:2020-07-31来源:易趋

在很多甲方项目管理中,项目验收结项意味着项目的成功落地,而时间和交付物是否符合需求是项目是否能够通过验收的关键条件,因此项目经理在项目中主要关注项目任务的进度和交付物的质量,以及围绕这两点的相关内容,包括团队的效率、风险的管理等。这种项目管理是站在项目角度而不是站在企业角度的项目管理,忽略了项目本身的成本控制,可能导致企业的投资收益不成正比,在我看来,是失败的。

十多年的项目管理经验告诉我,项目管理不能只埋头催进度、催交付物,而是应该从企业的战略目标出发,关注企业的效益要求,并做好成本控制。这也是项目经理能力晋级必须经历的考验,当你能从企业角度出发考虑整个项目实施落地的时候,说明你已经从一个初级项目经理迈进高级项目经理的行列了。在考虑项目成本控制的时候,项目经理需要了解项目成本的构成和控制成本的利益,从思想上对项目成本有清晰的认知,这样才能在项目管理过程中始终将成本控制作为衡量项目成功的因素。

一、项目成本的分类

在我开始接触项目成本的时候,对这个名词没什么概念,觉得是财务的事,跟项目经理没关系,因此无从下手。其实项目成本包括很多方面,也确实会涉及到财务甚至资源经理的工作,我们讨论项目成本控制要先理清楚项目成本涉及到哪些方面,主要有哪些分类。

①资金类

资金类主要指的是项目运行期间产生的费用,包括人员报销产生的费用和采购订单产生的费用。人员报销费用包括差旅费、交通费等人员为项目服务时必要的支出,比如说实施项目经常有人员驻场需要,会产生住宿费、交通费等一系列的支出;采购订单费用包括采购设备、服务等内容时需要的费用。如产品研发项目需要购入一些设备零件,产生采购费用。资金类的成本涉及到财务支出,直接影响了企业的收益,是项目经理必须重视的内容。

②资源类

人力资源也是一种成本,如果你项目资源的申请计划或实际使用不合理,则可能出现资源不足或者资源冗余的情况,影响其他项目的正常运作,甚至增加企业的额外支出,对企业的资源利用率造成影响。我曾经有个项目就是因为做资源计划的时候预估错误,申请的资源和实际需要有偏差,后面项目正式运作过程中发现少了一个高级开发支持,但是公司的其他人员又已经排到了别的项目上,根本给不了我人,到后只能花钱去找外包,费钱又费精力。

不管是资金类成本还是资源类成本,项目经理在管理过程中都需要重视其影响,提高预判和控制项目成本的能力,对项目成功率和企业效益负责。

二、控制项目成本的好处

做项目成本控制,对项目来说可以提高项目成功率,对企业来说有助于实现投资收益大化,提高企业收益。

①提高项目成功率

项目的资源成本得到科学的控制,意味着每个项目成员都在合适的岗位上发挥大的价值,项目的进度正在正常运作,资源没有不足或者冗余,人员带来的风险也会因此降低,项目的成功略然就提高了。

②使投资收益大化

项目做好资金投入的控制,企业的成本降低了,是为企业“节流”,而项目做得漂亮,为企业带来了利益,则是为企业“开源”,成本的控制和收益的大化,能够为企业带来更多的收益,促进企业战略目标的实现。

三、如何做好项目成本控制

项目的成本控制涉及到资金和资源,要联合多个部门,是对项目经理能力的考验。以我将近十年的项目管理经验,做成本控制重要的是信息透明和加大监控,好是有专业的账目管理软件支撑,而且需要软件在支持项目成本管理方面做得比较精细,结合软件管理比较容易做到信息的透明和加强对项目的监控。

①做好项目预算

在项目做计划的阶段,我们从开始就要关注项目成本,做好项目各方面的预算,以约束后续的项目管理活动,具体的项目预算包括资源预算、费用预算、采购预算、收益预算等。我做资源预算,一般会先列出需要的资源类型,然后列出该项目的重要里程碑节点,再将数量填进去,这样数据就一目了然,如图:

资源预算.png


项目的费用预算和采购预算的重点是要先计划好需要支出费用的事项,并给出具体的资金数额,在做WBS计划的时候我一般会将这些事项列出来,然后再在另外的图表上具体展开。项目的收益预算则是对项目终收益的预估,主要是为后期评估项目提供依据。

在做项目成本的预算时,我发现这其实也是项目计划的一部分,有助于我们对项目有整体性的认识,而不仅仅是关注项目的过程管理。做成本预算可以和WBS计划结合,这样做的好处是每个阶段需要多少费用都一目了然,然后可以授权给财务人员,以便他们做资金规划,信息的互联互通可以省去沟通成本,重要的是不会出现沟通过程中信息理解有误带来的风险。

②做好实际费用的统计

做好项目预算有助于信息透明,而如果要掌握项目的花费、分析项目的成本,还需要统计好实际的费用支出。在我的项目里,人员产生的费用通过费用单提交,采购的费用走采购合同,终的数据与项目关联,为分析项目成本及收益提供准确、科学的数据支持。当然,因为涉及到钱,监督和审批工作要有财务或高层领导的参与,因此审批流程很重要。

费用和采购的审批一般有专门的软件,但是我们做项目管理是以项目维度运作的,所以要将这些流程跟项目关联起来,使用的项目管理软件好能支持费用和采购管理,否则将数据导来导去费时费力不说,还增大了出错的风险(如果公司已有财务系统,也可以跟项目管理系统进行打通),如图是我的一个费用单,审批工作流涉及到了公司财务和高层领导:

费用单.png

③做好资源管理

在人力资源方面控制成本,会涉及到两个层级的工作,一个是项目经理要制定科学的资源申请计划,另一个是资源经理要做好人员调拨。项目经理的资源申请要根据项目的具体需求和任务合理制定,这就要求项目经理的WBS计划要尽可能详细,才能尽可能地为每个任务安排合适的人员和工期。资源经理进行人员调拨的难题在于掌握每个人员的饱和状况,加上资源经理并不深度参与每个项目,对人员分配的风险不够灵敏,所以就需要借助于项目管理工具。如图是我以前测试软件的时候做的一个人员调拨计划,每个人的时间安排都一目了然,且有红绿灯显示饱和状态,方便资源经理进行监控和调整。

人员调拨.png

四、总结

①项目管理要从企业角度出发,关注项目的投资和收益,而不是停留在交付结果层面;

②项目的成本控制包括资金的控制和人力资源的控制,二者都是项目成本的中药组成部分;

③做好项目成本控制好能借助专业的项目管理工具,保证数据的公开透明和流程的清晰有序。



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