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如何有效提高项目执行效率?

时间:2021-02-23来源:高亚科技(广州)有限公司

项目执行过程有助于交付项目的实际工作、输出和可交付成果。因为在项目执行阶段,大多数项目活动完成,项目可交付成果产生并交付给客户。

项目执行目的是什么?


项目执行过程的目的是完成项目管理计划中定义的工作,实现项目目标。在计划过程中,你要确定什么时候做什么、活动的顺序及工具、将要采购的材料和设备、整个项目的预算等。这些计划将在整个项目执行中落实。如果你制定了一个成功的项目计划,那么项目执行阶段就会顺利进行,你也能够在项目结束时成功完成项目。

要注意,计划上的弱点会影响项目的执行。这些弱点可能导致预算超支、项目活动延期、质量下降等。

如何有效提高项目执行效率


项目执行的重点是什么?

项目执行有三个主要重点,让我们逐个看看:

▪ 管理人

大多数项目活动由项目团队负责处理,项目活动分配给项目团队成员。因此,在项目执行期间,必须对团队成员进行适当的管理,从而成功完项目和成项目活动。

▪ 遵循流程

在项目管理过程中以及项目执行期间按步骤进行操作,并遵循这些流程。例如,采购管理流程中明确定义了如何从选定的供应商那里采购建筑项目的钢材。在执行阶段需要购买钢材时,有关采购管理流程将指导完成采购所需遵循的步骤。

▪ 发布信息

由于大部分项目工作在项目执行过程中交付,因此在执行阶段,有关项目的进度信息会经常发布给项目利害关系人。组织项目团队参与的会议,审查项目当前的状态,在会议期间讨论项目的后续步骤、问题以及如何解决这些问题等。

项目会议很重要

项目执行期间,你可以组织不同类型的会议,并且在每个会议中提供不同级别的信息。举个例子,在项目团队参与的会议中会对项目活动、特定问题等进行详细的讨论。在高层管理层参与会议中会获取高级别的信息,如项目进度、项目是否按计划开展、是否在预算内、是否在不久的将来会出现任何高风险等。

会议不仅用于提供有关进度的信息。会议期间应讨论可以做得更好的事情、问题和替代解决方案、风险以及可以确保表现更佳的佳实践。

审查项目风险

如果预计在不久的将来会出现风险,那么必须审查克服风险影响的措施,以及应对风险影响的应急计划。例如,其中一个项目团队成员可能会在不久的将来辞职。如果他辞职,新的项目团队成员可能需要2周的交接期,用来接管辞职员工的活动。这两周的交接可能会花费项目的10,000元。

项目高效执行的要点

项目计划是对未来的理想化预测,而项目执行却是跟现实打交道。高效地执行需要管理项目里程碑、评估当前状态并且应对各种变化,现代智能项目管理软件8MSaaS PM在这方面可以减轻项目管理者的负担。系统不但真实准确反映项目进展,还能诚实明确划分责任,从而帮助你和你的团队更加高效地执行和管理。

如何有效提高项目执行效率


1、项目目标规划

有着周密规划的项目会让你有时间定期停下来展望未来。你可以在8MSaaS PM内为项目创建多个里程碑,定义下一个里程碑是什么样的、该做什么才能成功达到这个里程碑。系统帮助你随时检查支持这些里程碑的具体任务,以确保各项工作得以完成。

2、追踪和管理项目的执行

追踪项目执行的工作大部分可以通过8MSaaS PM自动追踪来完成。系统动态更新项目执行情况,与业务实时联动,你和你的团队能随时随地接收项目消息、查看可交付成果、审批项目等等,监督好进度的执行状况。

而且,8MSaaS系统可记录每个项目团队成员的真实工作完成情况——每个任务的开始、结束、工作量或持续时间——并评估这些对下一个里程碑和项目结束期限有何影响。一旦实际情况与原计划有偏差,系统自动上报预警,你就能对照战略理清其整体影响。

3、变更控制

应对变更是项目执行工作中必不可少的一环。8MSaaS PM具有变更控制功能,可分析变更对时间、成本和本质的影响,这一点非常重要。系统将项目计划、费用和资源分配的变更记录关联到指定的变更请求,帮助管理者跟踪项目计划和执行中的各种变更。


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