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如何选择外贸管理软件

发布时间：2021-06-11 发布人：绍兴市金伟软件有限公司 1021

当今外贸管理软件市场品牌繁多，种类也不少，每款软件产品又有很多相似的特点，用户选择非常困难，倘若每一种都去试用，需要花费很多时间，如何才能有效地选取适合自身使用的外贸管理软件，确实是一件比较耗时耗力的事情。

1、确定企业自身的业务模式，按照实际的业务管理流程来确定所需的软件
目前市场上的外贸软件，主要分为一下几大功能：客户关系管理（CRM）、邮件管理系统（EMS）、外贸业务管理（FTMS）、生产计划管理（ERP）。客户关系管理系统（CRM），主要功能包含客户开发、客户往来的记录、客户的售后等；邮件管理系统（EMS），主要就是用于内部人员和客户的邮件收发、归档，再集成到客户管理系统中；外贸业务管理（FTMS），主要功能业务管理、单证管理、财务管理、报表汇总等；生产计划管理（ERP），主要功能就是生产的管理，库存管理，计划进度的管理。
目前外贸公司的业务模式：生产型、代理采购型和自营采购型三种模式，生产型外贸企业，即有自己工厂，生产特定的产品，需要开发特定的目标客户；代理采购型的外贸公司，专门负责给来中国采购的国外客户代理采购，收取客户的佣金以及赚取货品的差价，没有自己工厂和特定的产品，哪怕有自己的主营产品，通常也是从合作关系较好的工厂直接订货；自营采购型的企业，国外有自己的销售网络，或者实体店面，所有国内采购的商品统一都需要做上企业的logo。
生产型的外贸企业，可以用客户关系管理（CRM）进行客户的开发和维护，还可以上邮件管理系统（EMS）和生产计划管理（ERP）。代理采购型的客户，通常更需要的是外贸业务管理（FTMS），邮件管理系统（EMS）进行辅助，无需生产计划管理（ERP）和客户关系管理（CRM）。自营采购的外面企业，则只需要外贸业务管理（FTMS）。各企业请按照自身的业务流程选择合适的软件，不能盲目上系统，更不能听信业务员的一面之词。

2、明确企业需求，并亲自试用各类软件
了解自身的业务种类之后，才能挑选合适我们管理模式的软件，那么如何才能确定这些软件，到底是否合适呢？先要明确软件的目的，上软件项目的初衷是为了达到什么目标，比如为了快速的录入哪些单据，能够查询哪些历史记录，需要快速出哪些统计报表等等，可以列一个功能需求清单，对照这个清单来对比软件。
后面则必须要花时间和精力去试用各个软件，而不是由软件的推销员简单的介绍功能，因为很多软件产品功能看上去相同，但只有在试用后才会发现，里面的细节千差万别，有的简单，有的复杂。
在试用的过程中，按照自身的业务流程，进行基础数据和单据的录入，再根据我们所列的功能需求清单，逐项对比，满足功能需求的则打勾，对比各个软件，挑选出达到要求的软件。

3、考察软件公司的响应能力和服务态度
在软件正式开始实施后，软件公司的响应能力和服务态度，很大程度上会影响我们这个项目是否实施成功。
在实施过程中，出现一些问题，单凭用户自身是比较难界定到底是软件本身问题，或者是计算机配置问题，亦或是网络问题，这个是需要专业知识才能确定，此时必须是需要软件公司的售后或者技术人员来提供支持，倘若他们的响应不及时，或者技术力量不够，无法做出准确的判断，就会影响软件的实施进度。任何一个项目，时间约长，失败的风险就会成倍增加，而周期越短，成功的概率则会越高。
具体的实施环节，会有很高的对接、交流频次，总会碰到技术支持人员，或者用户自身态度不友好的情况，此时就需要技术支持人员或者售后人员有一种较好的自我管理能力，并表现出友善的服务态度，如果无法达到用户的期待，也将影响用户使用软件的积极性，更有可能会让用户对软件本身产生比较大的抗拒心态，更有可能会影响用户的其他同事，进而一起抵制软件，终导致项目失败。
怎样考察软件公司的响应能力和服务态度呢？是交流和观察，通过和软件公司的业务员、技术员、售后人员进行充分的交流，观察他们的技术能力，留心他们是否有足够的耐心；第二是进行验证，在交流的环节，提出一些有难度的、有针对性的问题，让对方去解决，以此来考察对方的响应时间是否及时、服务态度是否友善；第三是向其他客户去求证，如果能找到对方的其他客户，可以向这些客户求证，该公司的产品是否好用，技术支持是否及时，多方了解，终确定我们要的服务提供商。

4、后对个软件的价格进行比较
目前市场上的软件价格相差也是非常大的，通常定制型的软件，价格肯定在几万，几十万以上，而且每年还需要交一定的维护费用、购买服务器。如果是通用软件，不提供定制，就相对会便宜，几千几百都有。现在也流行SAAS模式，即按用户数和每年年来收取服务费，相对价格便宜，也无需购买服务器。
如果单纯地依照价格去选择软件，对用户也是非常不合适的，即便我们购买到再便宜的软件，如果业务模式不合适、售后无法保证，哪怕几百几千也是打水漂。更不要盲目冲动地觉得价格高肯定就好，必须按前面三个步骤，仔细挑选符合自身业务模式的外贸软件，在完成前面三个步骤之后，再对价格进行对比，挑选合适的外贸软件。

欢迎咨询我们的外贸业务管理系统！

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