会议后勤对 PMO 经理的重要性
组织会议通常是有充分理由的（否则，请不要举行会议）。它涉及许多人放弃宝贵的时间，这对组织来说是一种成本。有些人的可用性可能非常有限，这意味着你必须提前几周预订和协调时间。
由于这些和许多其他原因，将投入大量时间和精力来准备会议材料。 定义目标、创建会议包等。然而，虽然你的材料可能非常好，但如果会议的后勤工作失败，这一切都毫无意义。
典型的会议后勤障碍
1-会议室未预定或重复预定
你参加会议却发现会议室尚未预订或其他人已经在房间里，因为他们认为他们已经预订了房间。
2-会议室预订时间不正确
你可能将会议预订了 2 小时，在 1 小时的时候有人敲门，因为其他人已经预订了会议室。 如果你在会议中取得进展，这将非常令人沮丧。
3-会议或视频通话预订
会议或视频会议线路尚未预订，或者你拨号后发现其他人正在使用它们。还有一种情况是，会议进行到一半，其他人开始加入。
4-会议或视频通话不起作用
虽然近年来会议和视频会议的可靠性有所提高，但仍然存在失败或质量不佳的风险。
5-设备丢失
没有什么比在会议室发现会议电话或激活视频会议的遥控器丢失更糟糕的了。
6-会议室容量
预订的房间面积不足和/或没有足够的座位。
这些和其他后勤问题可能会延迟和中断，或者在某些情况下会导致会议取消。 在努力协调与会者和准备材料之后，一切都非常令人沮丧。
如何主动应对？
1-检查房间预订
至少在会议前几天检查预订是否到位。 确认开始和结束时间。 确保你在会议邀请和任何会议材料（例如议程）上检查预订的房间是否正确。
2-检查与会者
根据房间的容量检查邀请了多少人。请注意，随着时间的推移，可能会邀请更多的与会者，一些通常使用会议设施加入的人可能会亲自参加。
3-会议和视频设施
当你检查预订仍然有效时，请检查房间内是否有你需要的设施。
4-检查房间
如果可能的话。在会议前检查房间，确保它有你需要的容量、足够的座位、白板等。检查会议和视频会议设施，确保它们正常工作并且你知道如何操作它们。
5-预订会议和视频会议支持
如果你不确定如何使用这些设施，如果这是你以前没有使用过的房间，或者如果这是一个非常重要的会议，你可能需要预订技术支持。如果出现任何问题，你可以让技术人员准备好解决问题。
6-比需要的时间预订会议室
这在重要会议上是个好主意。预订时间可以比需要的提前30分钟，也可以延长30分钟。这可确保你在之前的会议超额时不会在房间外等待，你有时间准备，确保设备正常工作、椅子的数量正确等等。延长会议时间可以让你有时间结束重要的事情，而不是在下次会议前匆忙离开房间。
总结
后勤工作的失败会对你的会议产生毁灭性的影响。遵循这些实际步骤将有助于确保你消除风险。
重要的是会议作为项目经理和 PMO 的重要沟通渠道，以提出和讨论需要在整个团队中共享和解决的问题。实现这一目标的一个很好的方法是利用PMO软件获得的预期服务。
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