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2021年五大采购佳实践,助你提升竞争力

发布时间:2021-12-07 发布人:高亚科技(广州)有限公司 49

采购和经营成本正在逐步攀升。由于采购管理在企业总支出中占很大比重,企业开始把采购管理作为要任务。大多数组织仍然坚持手动采购实践,对采购职能进行彻底改进对于跟上业务需求至关重要。


为了获取正确的基础知识,组织需要实施有效的采购到付款流程,并采用正确的技术解决方案。

以下是五个采购佳实践的概要,如果实施得当,可以显著降低成本,提高流程效率,并对成本收入比率产生积极影响。

1. 基于云的采购工具

采购数字化是使采购活动为未来做好准备的关键一步。数字采购解决方案帮助团队降低采购的重复操作部分,使团队成员能够专注于战略角色。

随着技术继续成为我们日常生活不可或缺的一部分,采购活动的完全数字化转型不可避免。高绩效组织在数字采购实践中处于地位。

以下是8Manage SRM等现代采购软件可以处理的内容:
○ 供应商管理——在易于使用、高效的平台上准入、维护和管理供应商。
○ 发票审批——随时审批发票,并执行快速三向匹配。
○ 采购计划——流动表单帮助您捕获、审批和跟踪采购计划。
○ 采购订单——从已审批的采购计划自动发出订单并生成订单。
○ 支出分析——从采购相关数据中生成可操作的、数据驱动的见解。
○ 集成——将采购云与其他重要的财务软件系统连接起来。

2. 支出透明化

采购职能透明化是释放潜在节约并在实现运营方面取得进展的基础。支出透明化是采购流程中确保问责制并减少欺诈机会的关键。管理开支是增加节约成本的其中一个好方法。

在采购流程中确保支出透明化的步骤:
○ 正确定义和执行采购政策
○ 监控和记录采购流程的每一步
○ 识别和管理已审批的供应商名单
○ 建立万无一失的采购合同
○ 经常进行审计

通过利用数据分析和自动化,组织可以消除暗采购和异常支出。采购技术能让你更好地了解采购到付款的周期。

3. 供应商参与

每个组织都有许多供应商,他们交付生活必需品,提供专业服务,进行定期维护,并完成一次性紧急维修。

识别潜在供应商、供应商准入、安排服务、获取发票并给供应商付款的过程非常复杂。如果手动管理,仅仅是提交一份供应商发票的简单过程就可能要花费数小时时间。

供应商管理工具提供一组特功能,目的是改进寻源到合同的过程,增强供应商的参与。8Manage SRM等电子采购工具提供的供应商概览、预制合同模板、数字化采购流程以及与会计管理系统的广泛集成。

组织可以通过以下方式改善供应商参与:
○创造双赢和信任
○将供应商视为战略合作伙伴
○通过具体的KPI监控供应商绩效
○支持与供应商的协作和沟通

4. 优化库存

对采购团队来说,不断审查库存并确保库存保持佳状态非常重要。关于库存,你应该知道以下事情:
○持有库存的“实际成本”远高于订购商品的成本
○根据经验,持有成本在20%至30%之间
○不仅仅是消耗品在一段时间内会变坏,从消费性电子产品到服装,所有东西都有风险

造成库存不平衡的主要原因是规划和预测不良。组织需要检查他们的库存是否得到优化,以下是相关问题:
○在安全、补货和库存过剩方面的运营库存比率是多少?
○采购团队是否多购或少购产品/服务?
○佳采购频率是多少?
○所有的请购单和订单是否与库存水平同步?

5. 合同管理

近一份关于合同管理的报告表明,近81%的组织不使用任何合同管理软件。因此,他们面临许多痛点,包括合同缺乏一致性(53%)、处理过程繁琐(45%)和供应链连续性问题(36%)。

在集中的数据存储库中创建、存储和维护合同,组织能以佳方式利用支出,降低成本和缓解风险。

合同管理自动化将为组织提供:
○中央存储库:将所有文档存储在一个能从任何地方访问的数据库中
○可配置接口:一个高度可伸缩、可定制的接口,可根据业务需求进行调整
○自动通知: 触发自动通知,突出合同里程碑、续约和重新谈判的机会
○绩效监控:跟踪交货时间、产品质量、价格波动,并遵守采购条款/政策

后的话

通过正确实施这些做法,组织可以实现的采购。现代数字采购工具是构建可持续采购战略的步。像8Manage SRM这样的综合采购到付款工具可以推动采购流程,使其精简和高效。借助8Manage SRM,各地的组织正在缩短采购周期、加快采购审批、减少开支、利用采购分析数据做出明智的决策等。


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