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电子采购系统为企业带来的效益

时间:2022-05-12来源:高亚科技(广州)有限公司

采购日益成为组织削减成本和提高效率战略的关键职能。负责合同管理、风险缓解、供应商关系管理的采购部门每天都面临以下常见挑战。采购部门的挑战可以通过正确的工具和技术来应对。采购流程自动化可以将专业人员从低价值的任务中解放出来,让他们专注于战略问题。企业通过自动化消除了手动流程,减少了人为错误,提高了整体采购效率,进而确保采购部门正在创造价值建立强大的底线。

1.供应链透明度差


挑战:


供应链缺乏可见性是主要的采购挑战之一。整个供应链的可见性是满足监管要求和降低风险的重要工具。根据德勤全球 CPO 调查,65% 的采购专业人士在一级供应商之外没有任何知名度。利用技术可以帮助这些专业人士创造价值并降低成本,同时实现对供应链的了解。


解决方法:


8Manage SRM 跟踪解决方案等软件提供对整个供应链的可见性。供应链管理可以很容易地实时更新。工作流会自动添加紧急重新订购和严重短缺等突发事件。成功的供应商合同是通过使用经过法律审查的样板条款创建的,易于审查和批准。


2.需要更好的风险管理


挑战:


采购过程中的另一个主要挑战是供应风险。供应链中的一些巨大风险包括管理家供应商合同、市场风险(产品可用性、价格波动)、潜在欺诈(盗窃或发票欺诈)、成本、质量、交付风险、特立行的支出和处理合规风险,如政策遵守、反腐败问题。


采购专业人员必须确定佳供应商,确保稳定和优质地交付商品和服务。他们还必须持续监控供应商,确保满足所有交付要求和标准。风险缓解是采购职能中的关键问题,往往被忽视,所有这些风险都对底线产生重大影响。


解决方法:


这些风险可以通过集中、高效、透明的数据和供应管理来得到好的管控。采购部门可以通过实施基于云的 8Manage SRM 等采购到付款软件降低风险、缩短处理时间、简化采购到付款周期并更好地管理供应商关系。


3.支出的控制和可见性


挑战:


不受控制的支出是采购专业人员面临的严峻挑战之一。在公司既定的采购程序之外进行的意外订单、紧急订单、采购(从销售额外商品的供应商处)属于间接支出,会导致收入和控制权的损失。由于这些采购商品无法在财务和库存记录中轻松核算,因此会使采购策略、部门预算、库存管理和财务审计变得复杂。


报告称,39% 的公司认为加强对间接支出的控制非常重要。控制企业支出的方法是通过可见性,而数据有助于实现这种可见性。访问整个供应链的实时数据对组织来说非常重要。


解决方法:


为确保尽可能有效地管理所有支出类别,采购部门可以采取的佳步骤是自动化支出管理。使用 8Manage SRM 可以帮助采购专业人员控制间接支出。该系统可以跟踪复杂的定价结构并准确显示哪些地方发生了不需要的支出。由于所有交易都在同一系统中进行,因此您可以跟踪并确保交易符合组织的采购政策。


4.不准确的数据


挑战:


不准确的数据是主要的采购挑战之一。采购过程逐渐变得自动化,许多立的平台和程序可以用来管理这个过程。由于这些程序没有相互关联,数据输入大多手动完成,因而导致错误。由于数据不准确和不可靠,组织无法做出正确的采购决策或创建采购订单,这可能导致库存过剩、库存短缺,审批工作流程可能停滞,出现其他补充采购部门的挑战,进而可能直接影响组织的利润。


解决方法:


拥有集中式数据解决方案有助于分析、规划宏观决策,并确保采购各个阶段的工作流程顺畅。组织可以通过使用 8Manage SRM 报告来战胜数据不准确的挑战,这有助于以快速、简单和准确的方式提高财务报告数据的准确性。


5.遵守合同


挑战:

采购过程中的另一个挑战是供应商对合同的遵守。因为供应商的数量非常多,所以很难核查供应商是否履行了义务。报告称,29% 的企业表示必须提高合规性。


解决方法:


8Manage SRM 有助于制定关键绩效指标,记录供应商绩效细节,轻松检查供应商是否达到预期并遵守合同条款。其采购模块能够清楚显示有关供应商、供应商合同和条款的一般信息,因此可以轻松从合适的供应商处订购,并在流程中跟踪合规性。


选择合适的软件将其他功能与采购流程相集成,将优化管理。比如,8Manage SRM电子采购解决方案具有一系列功能来支持关键采购活动。从具有实时洞察力的自动采购订单处理,到包括供应商评级和自助服务在内的高级供应商管理工作流程。


其强大的服务再加上保持预算正常的智能洞察,以及简化现有采购流程的高级供应商绩效分析,成为电子采购市场中一股不可忽视的力量。

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