泛微协助大型集团搭建一体化的合同管理平台_资讯

泛微协助大型集团搭建一体化的合同管理平台

发布时间：2022-07-20 发布人：上海泛微网络科技股份有限公司 794

大型集团业务多元、往来频繁，合同业务量大，而且合同涉及到预算、资金、项目执行、谈判采购、供应商资质等方方面面，业务复杂度高。

如何建立集团总部以及分子机构统一的合同规范标准？如何将合同与业务深度融合？是大型集团业务高效运营、防范风险的重点之一。

现在，大型集团以数字化方式，构建从合同起草、文本审阅、审核、签署、风险监控到数据分析等各环节的统一规范管理体系。

泛微今承达-全程数字化合同管理协助大型集团建立全集团统一的合同管理平台，将集团总部及各分子公司多种业态的合同业务进行整合，统一平台、统一规则、统一收付，数据集中，提高管理效率。

通过与业务关联，便捷对接预算、资金、采购、销售、客户商机、收付、发票等，实现合同订立、审批、签署、执行、收付等各环节与业财间的关联。

立项-订立-签署-执行-风控-归档合同全生命周期管理

合同起草有范本

填单方便，审批权责清晰

①

梳理合同分类，明确审批权责

泛微协助大型集团，按照合同业务，构建不同的合同起草审批流程。

在统一授权的情况下，对不同业务板块、不同的分子公司建立不同的合同管控规则，自主维护，确保规范性和灵活性。

梳理不同合同类型审批权责，根据具体合同类型设置审批处理流程，明确合同审核签署环节职责，避免合同签约风险。

②

套用范本，填单效率高，降低文本风险

泛微通过集成其他业务系统同步获取客商信息、征信信息、物料基本信息等，自动带出，填单速度快，合同基本信息详尽，方便审核签署各环节快速了解合同基本情况，规避合同签约及履约风险。

并且可添加收款比例及计划付款时间控制，在合同审批结束后自动生成履约计划或收付款计划。

③

自动智能合规校验，有效规避签约风险

根据系统预置校验规则，校验表单填写内容是否符合要求，例如质保金比例是否符合要求、合同总金额与付款约定合计金额是否一致等表单填写信息进行合规校验，合理规避合同签约风险。

合同履约、执行管理

收付款清晰，保证组织资金安全

通过合同卡片和台账，将合同相关的业务进行关联协同，包括合同收票、关联项目登记、收付款相关、合同变更、风险/纠纷/案件上报及处理，合同暂停、启用、终止及结项管理等，打通合同全生命周期管理，方便实时查询，监控合同执行状态。

①

合同付款管理

支出合同根据付款约定，自动生成付款履行计划，为企业资金规划提供支撑，按履行计划发起付款结算，并关联发票池，提供付款依据。

1）通过履约计划发起结算，确保数据精确

通过电子化流程，对合同结算付款进行审批，对于履约计划是否可发起结算增加了规则校验，规避结算风险和资金支付风险。

结算流程审批结束后自动生成付款计划，并且形成结算记录，便于追溯查询。

2）为企业资金规划提供数据支撑，合理管控支出

发起付款时增加校验，可随时查看已发起的历史付款申请流程，规避不合理、重复付款等风险。

3）获取合同发票信息，为付款提供依据

通过合同台账发起对应合同的收票，并且可关联选择已录入发票数据，实现合同与发票的快速关联。

4）关联发票核销，满足先款后票业务

对于预膏已付款未收票的情况，泛微支持付款后再去关联发票进行核销，满足企业先款后票管理业务。

关联合同收票记录选择相关发票，在发票核销流程提交、退回时完成对两套系统中相应发票的核增核减处理。

②

合同收款管理

收款合同自动形成应收计划，明确收款责任人与目标，财务到款后推送业务人员进行收款认领，并关联开票，严控超合同金额开票。

1）自动生成收款相关计划，明确收款目标

根据合同收款约定自动生成收入合同履约计划和收款计划，收款到账后，形成收款认领表。

对于履约计划是否可发起结算，泛微协助大型集团在流程汇总增加了规则校验，规避结算风险，确保数据精确。

结算流程审批结束后自动生成收款计划，同时生成结算记录。

2）收款及时登记，避免重复

收款到账后根据计划发起合同收款登记流程，发起收款登记时通过增加校验避免重复收款操作。

形成收款记录，同时更新合同台账、履约计划、收款计划相应数据，便于业财相关人员实时查询及数据统计分析。

3）到款查询和快捷认领

收款到账后财务人员将到账信息录入OA系统，形成收款认领台账。业务人员可通过收款认领台账追踪合同款到账情况。

合同状态变化管理

变更、暂停与终止

合同需要调整、状态发生变化时，如何与业务同步，规范化管理？

①

严控合同变更

泛微协助大型集团，规范化处理企业合同变更业务，严控变更风险，根据业务实际发起对应合同的变更申请，支持不同类型合同变更业务的处理。

展示合同变更前后信息，便于对比，辅助审批决策。

合同变更流程审批结束后根据相应变动数据自动更新合同卡片信息，涉及金额类变更时在更新合同卡片的同时，通过合同编号和收付款次序确定对履约计划、收付款计划做增加、删除、更新相应数据操作。

同时形成合同变更记录，减少人工处理工作量。

②

合同暂停、终止

根据业务实际需要可通过合同台账发起对应合同的暂停/终止申请，同时将对应合同的履约计划及收付款计划状态更新为暂停/终止执行，确保企业资金安全。

合同法务管理

风险登记、纠纷案件管理

①

合同风险

可定义不同类型合同的风险监控规则，根据设定的指标项进行监控埋点，一旦合同执行期间相关指标项超阈值，自动按规则主动预警提醒到相关人员进行风险处置，避免人为管控疏忽。

②

合同纠纷、案件

如合同在实际履行过程中与合同相关方产生纠纷，进行纠纷上报，纠纷处理过程及进度可通过合同卡片实时查看。

通过案件上报快速提交法务跟进处理，快速响应，帮助企业尽可能减少损失。案件处理过程及进度可通过合同卡片实时跟踪查看。

合同结项归档

规范管理、借阅

①

合同履约结项

合同正常履行完毕后需进行结项登记，完善合同管理全生命周期管理过程，便于后续查询跟踪和统计。

②

合同文件统一归档

在合同归档时形成电子存档及物理存档记录，实时跟踪查询当前合同在库情况，解决查找难，调阅周期长，合同丢失风险等问题。

③

合同借阅归还全过程管理

如因业务需要借阅合同相关存档文件，通过流程进行借阅全过程管理，自动形成借阅归还记录，有效规避合同借出后丢失风险。

④

合同存档变更管理

如因办公需要，需要将合同存档位置进行转移，则通过流程登记变动情况，并且形成变动记录，避免因转存合同档案导致的合同丢失情况。

价值总结

泛微协助大型集团，统一归集多业态的合同业务，提高管理效能；

对合同业务进行系统化、流程化、规范化管理，根据业务板块统一授权，通过分权管控方式提高效率，防范数据风险；

将法律风险监控环节融入企业合同管理业务，在合同订立、审批、执行等环节发挥监控作用；

通过资源调配的统一性、纵向落实集团管控，横向跨公司/部门协同，确保企业业务流转通畅，提高管理水平，同时增强企业风险防控能力。

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2024/01/22

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