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新年的个工作周,项目经理应该这样做

时间:2023-01-13来源:深圳市蓝云软件有限公司

你今年个工作日是怎么度过的?”

广大网友们又开始立下了各种Flag,还穿插吐槽了下个工作日是如何的繁忙,然后好好思考了下到底需不需要这个工作。但咱项目管理人的繁忙是不分场合和具体时间的,虽然2022年终总结画的饼已经扔给了老板,但还得在新的一年好好落实下去。

 

对于项目经理来说,重要的就是提高项目成功的几率,从以成果为导向转变为以价值为导向完成交付。那么如何才能有效达成这一目标呢?今天就从项目管理中重要流程的梳理来给大家提供点思路,利用好2023年的个工作周,将自己的工作流程梳理好,后面的管理工作不用愁。

 

 

 

1.项目管理中的重点管理流程

比较常规的项目管理流程是大家熟知的启动、规划、执行、监控、收尾这五大过程组,但在实际管理过程中,不同的过程组还会涉及到更多详细且复杂的内容模块。今天着重选择管理过程中几个容易出现问题且被忽略的管理流程来进行分享。

 

1.1项目规划阶段:制定多个管理计划

项目经理在项目启动前就要明确项目的目标,例如:确定项目时间、项目成本,以保证按时保量、同时达到业务目标的完成。根据这些目标项目经理需要制定多个管理计划,不仅仅是阶段计划以及项目分解计划。

一个的项目规划阶段,需要包含以下管理计划:

 

A.进度计划(项目阶段计划以及项目分解计划)

便于后续的项目执行以及进度监控,项目的分解计划颗粒度越细,可以更加轻松地管理风险、成本、质量、时间、进度等。

 

B.项目资源计划

项目计划制定完毕,还得根据项目实际情况,进行资源计划的制定。不太懂技术的项目经理,这里好咨询技术部门的同事后再制定。

 

C.项目成本计划

成本预算计划不,后续的超支风险肯定频发。这里要根据项目的实际情况来,一般除了较大的人工成本,就是采购成本、固定资产(设备)、无形资产这些。

 

D.项目收益计划

有了支出,项目的收益计划也必须得有,不然如何实现价值交付。收益计划可以根据项目销售合同来制定。

 

 

 

1.2项目执行、监控阶段:变更管理、风险管理、质量管理

作为项目经理,通过制定有力的规划、跟踪、执行流程,可以及时识别计划的偏离,采取各种有效措施,确保目标不偏移。在执行、监控阶段,重要的就是变更管理流程、风险管理流程以及质量管理流程。

 

A.变更管理流程

不合理的变更管理,会导致项目的范围无线蔓延。但项目的变更情况却经常出现,除了项目的进度偏离还有相关方也会提出一些变更需求。项目经理需要制定好完善的变更管理流程,确保变更的合理性。例如:变更前进行评估、设置管理层审批步骤等。

 

B.风险管理流程

风险管理的流程可以帮助项目经理提前识别出影响项目进展的因素,避免项目风险转变为问题项。风险管理不仅可以在执行监督过程中进行,也可以在规划阶段开展。

例如:项目的关键任务依赖于某一人时,就要提前进行风险管理,避免这一资源出现问题,导致项目延误。

 

C.质量管理流程

质量管理流程的建立可以有效把控项目的质量和进度。但质量管理不应局限于交付物的质量管理,还应深入到项目过程中去。项目经理可以制定统一的质量标准吗,对交付物进行评审;对关键阶段设置审批流程,确保项目过程的质量。

 

 

 

1.3项目收尾阶段:复盘管理

项目收尾阶段的重点在于复盘管理流程,这是形成组织过程资产的佳时机。项目经理可以采用项目复盘四步法:回顾目标、评估结果、分析原因、总结经验。

 

 

以上提到的重点管理流程中制定的多个管理计划,如果能实时跟进执行的情况就能更好的进行风险管控、合理的变更管理以及有效的质量管理。但项目运营数据的实时收集,对于项目经理来说,是一项费时、费力且容易出错的工作。如果能合理借助专业的项目管理工具则能很好的解决这一难点。下面将以易趋为例。

 

 

 

2.利用项目管理软件,轻松击破各个管理流程难点

2.1项目规划阶段:、详细的项目计划制定

易趋项目管理软件作为专业的项目管理工具,在前期规划阶段,覆盖了且详细的项目计划的制定。项目经理在易趋系统上开展项目后,可以依次制定项目管理阶段计划、资源需求计划、采购需求计划(比较重要,所以可以从成本计划中立出来监管)、成本预算计划、收益预算计划、项目分解计划等。

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(易趋成本预算计划)

 

 

这些计划制定好后还支持实时监控,会进行实际与计划的对比、采用红黄绿三色进行状态可视化展示。如有要变更的地方,项目经理还可以进行变更修订;审批通过后系统会自动生成新的基准版本,还可进行不同版本对比,便于项目经理溯源分析、做出合理的决策。

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(易趋资源需求计划)

 

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(易趋收益预算计划)

 

 

 

2.2项目执行、监控阶段:实时监控管理重点的计划

对于项目执行过程中的变更管理、风险管理以及质量管理这三个模块,项目经理借助易趋项目管理软件也可以实时进行监管。

 

 

A.变更规范化管理

只要是涉及到需要变更的计划,项目经理都需要在系统发起变更申请,管理层审批通过后,系统会自动生成新的基准版本。为了方便溯源,系统支持版本的对比,使用红黄绿色块直观的展示更改的部分:红色代表删除、绿色代表增加、黄色代表变更。这样形成规范的变更管理流程,管理起来更加高效。

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(易趋项目计划版本比较视图)

 

 

B.风险闭环化管理

对于风险的管理,项目经理可以借助易趋项目管理系统对各个模块监控发出的示警,来进行风险的处理。在风险管理模块,项目经理可以登记好风险的详细信息以及应对策略。对风险的处理形成了识别风险、分析风险、跟踪风险、关闭风险等一系列的闭环管理流程,确保风险的有效管理。

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(易趋项目风险管理视图)

 

 

c.质量化管理

在易趋项目管理软件中,可以对交付物以及项目过程进行质量监管:项目的重要交付物,项目经理可以提前预设交付物评审流程,确保其质量过关;对于项目的重要阶段可以预设项目阶段审批流程,确保项目过程质量过关。

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(易趋管理阶段质量管理视图)

 

 

 

2.3项目收尾阶段:知识库的建立便于过程资产收集

对于项目的过程资产收集,项目经理在进行复盘后,可以将有益的知识文档上传到易趋系统公共知识库,其他成员可以进行下载学习,系统还提供严格的权限控制。同时支持不同类型的知识,包括文档、URL地址、系统内对象链接。

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(易趋公共知识库视图)

 

 

 

3.总结

年底画的饼无论有多大,年后还是得一项一项落实下去。对于项目开展时,总是疲于救火、填坑的项目经理来说,可以先进行项目管理流程的重点模块梳理,后续的工作开展才能更加顺畅。例如:项目规划阶段,制定的项目计划;项目执行阶段,着重关注变更管理、质量管理以及风险管理等流程的梳理;项目收尾阶段,及时复盘、关注组织过程资产的建立。

 

管理流程梳理好后,对项目的实时监控、数据收集也非常关键。在忙碌不堪的时候,如果能借助一款合适的项目管理软件,则能更加高效轻松开展工作。

 

 

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