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项目结束先别着急庆祝,项目经理还有这些事要做

发布时间:2023-02-28 发布人:高亚科技(广州)有限公司 218

项目管理生命周期结束阶段的目的是确认项目可交付成果的完成,使项目发起人满意,并向所有参与者和利益相关者传达项目的终处置和状态。
 
项目结束确保项目的所有参与者和利益相关者都清楚后续活动(如新项目、服务过渡、SLA等),并有足够的机会与相关项目或生产服务所有者沟通和协调。
 
结束活动还必须包括识别和捕捉经验教训和佳实践,并将这些组织流程资产归档,供以后参考、组织学习和再利用。

项目结束先别着急庆祝,项目经理还有这些事要做-8Manage PM | 高亚科技

PMO总监可以在结束阶段为项目经理提供各种级别的服务,包括:

● 与适当的团队协商,使项目过渡到运营阶段
● 主持项目结束/经验教训会议
● 就完成项目结束报告提供咨询
● 集思广益的团队提出想法
● 关键的成功因素
● 预先确定的用户验收标准
● 实现业务目标和预期收益
● 项目目标达成
● 实现知识转移
● 项目材料归档
 
结束过程的活动:
● 获得项目可交付成果的验收。
● 移交运营和支持责任。
● 记录项目过程中的经验教训。
● 正式结束。获得项目发起人和项目经理的签字同意。
 
项目经理在结束阶段的职责
 
对于一个已完成的项目,项目经理负责:
● 安排和举行项目结束/经验教训会议。
● 根据项目组的意见完成项目结束报告。该报告将由项目发起人和/或客户书面确认项目已经完成。
● 完成项目结束清单。
● 完成服务过渡报告(如果适用)。
● 进行项目满意度调查并审查结果。
● 为完成的工作安排适当的庆祝活动。
 
结束阶段的可交付成果
 
● 项目结束会议
 
项目经理应安排并促进与项目经理、项目主办人、项目所有者和整个项目团队的项目结束会议。在项目结束会议上应该回答的问题是:
 
如果项目工作已经完成:
-在这个项目中,我们是否完成了所有约定的目标?  这一点已经传达给所有的项目利益相关者了吗?
-未来的项目需要进行哪些后续工作?
-我们如何 "实施 "该项目,以便提供持续的支持(如有必要)?在结束阶段结束时,哪个运营团队将接管对产品或服务的支持或管理工作?
-我们从这个项目中学到了什么教训?
-项目团队是否知道他们的努力工作得到了赞赏?
 
如果项目被取消或暂停:
-取消或暂停项目的原因是什么?
-未来是否有计划重新启动该项目?
 
● 项目结束报告
 
在项目结束会议之后,项目经理必须制作一份项目结束报告。项目结束报告的目的是:
-衡量项目在多大程度上满足了客户的需求
-确定项目中哪些地方做得好,哪些地方需要改进。
-记录任何偏离原计划的情况并确定原因
-制定改进的方法
-从反馈中总结经验和佳做法。
 
项目结束报告还应该记录项目生命周期中的经验教训。 经验教训的例子可以包括但不限于以下内容:
-项目变更管理流程
-项目估算
-项目资源(范围、进度、预算、资源)
 
对于每个经验教训,如果适用,应在描述中确定一个行动项目。例如,在项目计划模板中增加一个项目,以防止问题的再次发生,对项目章程的建议等。 应提醒项目经理始终下载新的项目模板。
 
● 审批
 
当项目结束报告被项目发起人和其他指定的利益相关者正式接受和批准时,一个项目就正式完成。该文件的正式签署和批准确认了所有的项目可交付成果已经完成,并被审查和接受。该审批标志着所有利益相关者同意该项目已经完成。这个步骤可以被看作是项目管理的后一个里程碑。
 
端到端的项目管理
 
就像我们人生的各个阶段一样,一个项目也有一个阶段清晰的生命周期。为了成功地从一个阶段进入另一个阶段,有必要确定每个阶段的里程碑。如果没有端到端的管理,项目终会变得混乱。
 
从项目启动到项目结束,端到端项目管理软件可以帮助你在整个项目周期中管理项目、工作流程、任务或业务中必须完成的任何其他事情,更有效地组织工作。
 
系统帮助你将项目分解为关键阶段,并确定每个阶段的所有任务和目标。该过程创建了一个连续的工作流程,为项目进入每个后续阶段做好了充分准备。
 
PM项目管理软件提供在统一平台上管理团队和项目所需的一切。伴随着系统严格的实时审计跟踪,项目人员能及时掌控项目情况,以便对项目进度、预算、人员等方面进行调整处理,更好地实现资源共享,达成项目目标。
 
另外,PM还内置电子文档管理系统,充分保证文件的存储安全,再也不用担心项目文档管理混乱,也为日后其他项目作参考借鉴。
 
总的来说,借助8Manage PM端到端项目管理软件,管理者可以轻松完成项目管理生命周期的每个阶段,也可以针对不同的项目阶段,实现精细化管理。


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