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泛微事井然帮助组织实现高效的项目管理沟通协作

发布时间:2024-06-03 发布人:上海泛微网络科技股份有限公司 99

在项目过程中,涉及内外、多部门、多平台,顺利畅通的沟通协作是项目成功的关键,也是挑战。

项目协作过程中,往往一个信息、一个文档、一条数据、一个任务需要转发多次,而且根据项目节点与任务的不同,建立了许多大群小群,最后也不知道哪个群的信息是最新的,容易遗漏信息,造成信息获取不及时、不准确、不对称。

因此,如何解决项目成员之间、与外部联系人的有效方便沟通是每个组织项目要解决的重要点。

泛微事井然·项目管理平台,通过一个平台汇集项目所有事项,一个群聊来解决项目任务的执行、反馈和沟通,一张卡片实时汇总、反馈群里的沟通内容,打通微信实现内外协同。结合智能语音、AI技术、电子签章等技术,以提升项目沟通和协作的效率,解决多方信息对称的问题。

01.明确项目任务

所有沟通协作围绕任务展开

只有明确了任务,项目的沟通协作才有方向。在线进行任务的快速创建、分解、反馈;任务进展可切换为不同视图,可根据项目及个人进行任务跟踪及反馈。

事井然通过移动端等多种方式进行每日任务提醒,实时查看个人所负责的任务进展和反馈情况,可通过语音等方式便捷反馈。

02.一张项目卡片

项目信息统一归集

事井然通过一张卡片将所有项目信息进行统一归集,不管是合同信息、项目进度、项目反馈都能在一张项目卡片中完成整个项目的管理,并且能够协同项目人事信息、业财信息、合同信息等。

每个项目人员都能在一个平台一张卡片中,查看与自己有关的项目全貌,帮助组织形成统一项目信息库,提高信息使用效率。

项目进展通过可项目评论进行反馈,评论信息自动通过群聊进行提醒。

03.一个群聊

进行项目协作沟通

事井然协助组织,项目创建后自动会创建一个项目群聊,所有项目参与方自动拉到项目群里进行交流,人员的变更调整也不用担心,项目成员发生变化后群聊成员会自动更新。

实现快速建群、事项提醒、快捷分享等,还可以灵活运用项目工具,通过项目工具可灵活进行任务安排、日报的反馈,各类信息的查询,结合数字化能力支持在线签署及归档,让项目协作和沟通更加便捷。

1)项目信息提醒

项目群聊中,项目助手会定期进行各类项目提醒,如任务超期提醒、日报反馈提醒、收款到期提醒等,让每一个项目人员都能及时跟进并处理项目中的各类事项。

作为管理者或者PMO,项目助手会定期将项目经营周报进行发送,提醒管理者及时了解项目现状。

项目人员的日报反馈也能及时的同步到项目群聊中。

2)快捷分享

群聊中的任务、流程、文档等信息支持快捷分享,提升沟通及管理效率。

3)项目任务,交流转任务

项目成员可以直接在群聊中发起交流,并可以将交流的内容形成待办、任务等进行持续跟踪。

通过群聊可以方便的进行任务的查看和新建,基于协同矩阵,任务与合同模块进行了打通,项目立项后自动会将合同的收款条件作为任务同步生成至项目中。

4)项目反馈

通过日报评论可以快速查看项目评论并进行反馈,同时反馈的信息也能自动同步到个人日报中。

5)丰富的项目工具

项目群聊中还能将其关联的信息、收支、合同、文档、单据等信息进行统一管理,通过快捷工具进行查询,并支持灵活定义。

04.关注项目公众号,实现内外协同

与项目外部联系人进行项目信息共享

事井然通过连接微信公众号实现内外协同,客户、供应商等外部人员在微信上即可接收项目关键信息,实时了解项目情况并进行信息反馈和数据同步,实现信息对称。

1)通过扫码关注项目管理公众号

项目卡片自动生成成每个项目的二维码订阅公众号,发送外部人员扫码关注即可。关注成功后,外部联系人即可通过公账号接收项目信息。

2)发布信息给外部联系人

通过外部协作,将内部项目文件,如:方案、周报、验收单等外发至外部联系人进行查看或签署。

3)外部联系人接收项目消息

外部联系人在公账号接收项目消息,可对消息的文件进行查看、确认或签署

4)外部联系人交流

在微信公账号项目信息中,外部联系人可以发起交流,自用系统中也可对其回复,与外部联系人进行协作交流。

5)外部联系人加入群聊,项目单据线上签署

支持集成企业微信、微信公众号、飞书等第三方沟通平台实现各类信息的转发互通。

事井然也能将外部联系人直接加入项目群聊,方便地在群聊中进行项目进度的汇报、信息的查询、以及各类单据的在线签署。

项目单据通过线上发给客户进行签署,签署过程身份可信、全程数字化,签署的文件自动归档防篡改。

05.进度反馈跟进

多种方式反馈,可视化进度监控

1)多角度计划反馈,项目过程全面管控

流程业务驱动反馈:通过系统内外的业务流程,驱动计划反馈。

交付物驱动反馈:计划责任人进行交付物上传,通过交付物评审,审批通过计划自动完成,交付物则完成自动归档。

填报式驱动反馈:手工填写计划实际开始时间、实际完成时间、完成百分比等信息,形成计划反馈。

2)进度监控,实现项目多样化、可视化进度管理

事井然提供计划WBS、甘特图、任务泳道图、任务思维导图等多种形式,帮助项目管理者对项目计划跟踪和控制,实现项目进度计划与和任务全面管控。

甘特图排期时间与系统人事模块打通,通过工作日调整即可设置,帮助项目经理合理安排项目人员时间,减少事项冲突。

根据项目任务分解结构,帮助项目成员有效跟踪项目进度。

同时外部客户也可以使用移动端或微信扫描项目二维码直观了解项目进度,展现我方项目管控能力。

06.项目文档共享

自动归集,自动归档

根据项目类型预制好交付物模版,通过与文档的协同,不管是流程、任务还是交流中上传的文档都能按项目自动收集,形成项目成果交付物,查看目前交付物的签署情况,集成电子签功能,将项目中的各类单据发送给客户进行在线签署。

项目中所有的文档会自动归集到文档库,支持文档创建,方便项目成员了解及查阅项目过程中沉淀的各类文件。

系统直观展现交付物的完成情况,同时支持文档的在线用印,确保了所有文档都能100%按项目归档。

价值总结

项目高效协作:用一个群聊+一张卡片,实现项目线上任务执行、反馈和沟通,沟通更高效、信息更对称、资源更协同;

内外交互,协作灵活:与外部伙伴的业务交互时,通过工作门户、企业微信、电子签章等实现业务实时确认,关键节点实时确认,减少差错,减少返工;

管控标准,保障交付:通过进度计划、进度执行、进度调整和进度分析来实现工程进度的全面管理;一旦哪个环节发生延期,均予以警示,以便采取改进措施,保障按期交付。

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