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采购管理软件怎么选才不踩坑?收下这14 步清单

发布时间:2024-06-07 发布人:高亚科技(广州)有限公司 109

自动化采购任务和优化从采购到付款的周期可以为企业节省大量的资金和时间。但采用过时的采购方法(基于纸张的系统或 excel 电子表格),不可能获得这些好处。

采购管理软件之所以重要,是因为它为企业提供了有效跟踪、管理和分析支出所需的工具和洞察力。采购团队可以使用该软件集中管理所有采购信息、管理从采购到付款的周期并控制支出。业务领导和团队也可以使用它进行采购活动,并访问关键数据,从而提高盈利能力并推动增长。

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在为企业选择合适的采购管理软件之前,请花点时间评估以下14个重要事项。

1. 支持移动应用

支持移动应用的采购软件,可以为企业的每个人节省大量时间:
● 即时申请、批准和接收采购
● 使用推送通知加快审批流程
● 查看预算并设置审批阈值,使各部门保持在支出限额内

2. 易于使用

没有人会喜欢难以使用的软件。在投资采购解决方案之前,请检查该软件对贵公司每个终端用户的易用性。

在试用阶段对公司的采购流程进行一次演练。是否所有的步骤都一目了然?软件的提示和按钮是否通俗易懂?移动应用的用户友好性如何?

3. 与会计系统集成

一个好的采购软件可以增强现有的财务堆栈,并可与已在使用的其他软件(如ERP、财务系统等)配合使用。

4. 快速实施

表明采购系统易于实施的现象包括:
● 快速的数据导入流程
● 清晰的产品操作手册和培训时间
● 现有客户的推荐和评论以及案例研究,表明易于使用和轻松上手

5. 客户支持

当需要软件帮助时,是否可以致电客户经理或与客户支持在线聊天?请注意以下事项:
● 24/5 或 24/7 全天候客户支持
● 有专门的入职团队、个人和流程来帮助使用软件
● 定期更新的在线知识库或帮助中心

6. 支持从采购到付款的整个周期

请确保采购管理软件可以帮助完成以下所有工作:
● 确定企业需要购买的物品
● 创建和提交采购申请
● 评估、选择和管理供应商
● 创建和提交采购订单
● 三方匹配
● 发票审批
● 采购和收货
● 付款集成
● 通过数字审计跟踪保存记录
● 绩效指标和支出分析

7. 快速、定制的审批流程

使用采购管理软件的好处之一是摆脱纸质审批和 excel 电子表格。更快的采购审批流程可以节省每个人的时间。

好的采购软件可以帮助你通过采购金额、用户、部门和地点来定制审批工作流程,加快企业的审批流程。

8. 实时预算跟踪

使用纸质和手动采购系统,无法实时了解采购活动对预算和利润的影响。

确保选购的电子采购软件可以让你实时了解:
● 预算中有多少部分已经花掉了
● 任何已获批准但尚未支出的支出
● 预算中还剩下多少

9. 支出洞察和报告

请检查考虑的采购管理软件是否能提供所需的关键洞察力和报告,以分析企业支出。最低限度,你需要一个可以显示以下内容的采购管理软件:
● 谁在花钱
● 哪些部门在订单或费用上花费最多
● 整个企业正在购买什么
● 供应商分析

10. 数字审计跟踪

要评估采购软件是否能在审计过程中帮助你,请检查它是否能做到以下几点:
● 跟踪每次采购的审批人顺序
● 保存完整的编辑历史记录,以便随时回溯查看
● 显示申请、批准、购买和接收任何物品的具体人员

11. 三向匹配

有了三向匹配,会计部门和采购团队就可以放心地付款,而不必追着别人要证明文件。如果没有三向匹配,建议升级到更好的采购解决方案。

12. 支出管理

一个强大的采购平台可以帮助你跟踪和控制公司员工在采购上的支出。在投资采购解决方案之前,要确保它能帮助你进行费用管理。

13. 供应商管理功能

更好的供应商关系意味着企业能获得更好的结果(大宗价格折扣、更高质量的服务等)。因此,企业需要投资能帮助管理供应商的采购软件。

检查采购平台是否能帮助你做到以下:
● 一站式管理供应商
● 跟踪供应商业绩,了解是否及时收到货物
● 根据最重要的指标衡量供应商
● 简化供应商沟通
● 创建目录,以最优惠的价格从批准的供应商处订购正确的物品

14. 提高运营效率

好的采购管理软件可以提高整个企业的运营效率。

更快的工作流程、移动功能和有用的自动化等都能为企业节省大量的时间和金钱,并帮助团队做出更明智的决策,从而推动增长和提高利润。

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专业的采购管理软件方案

8Manage SRM是一款高效的在线采购管理软件,它为企业提供了一个全面而直观的解决方案,覆盖从采购申请到供应商付款的整个流程,能够满足各类企业的各种采购需求。该软件具备以下特点:
● 用户友好的界面:提供定制化界面,以适应不同企业的需求;
● 灵活的工作流程:支持工作流程的配置,以适应各种采购场景;
● 强大的分析工具:包含分析报告模块,帮助企业洞察采购数据;
● 端到端管理:简化整个采购流程,实行三向匹配,提高效率和透明度;
● 集成能力:能够与会计软件、ERP系统等第三方工具无缝集成,实现数据共享;
● 支出控制:提供全面的实时开支分析,帮助采购团队控制和优化支出;
● 数据驱动的见解:通过定制化和丰富的报告,捕获并分析跨供应商、部门、产品等的数据。

无论是准备招标、提交采购申请、选择供应商、跟踪订单还是签订合同和评估供应商,8Manage SRM都能在整个采购流程中提供全程支持,赋予企业更大的管理效率和决策便利。

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