海柔创新用泛微·千里聆RPA,实现财务全场景智能化
深圳市海柔创新科技有限公司(Hai Robotics)是箱式仓储机器人系统专家,致力于通过机器人技术和智能算法,提供高效、智能、柔性的仓储自动化解决方案,为每个工厂和物流仓库创造价值。
海柔创新自研的HaiPick System,目前已在全球落地应用1300+项目,广泛应用于全球鞋服、汽车、 零售、3C制造、能源、医药、第三方物流、跨境电商等多行业多场景。在业务快速发展的过程中,公司部署了多个业务系统,交互系统多,数据量大,安全校验步骤多,如何减少业务处理过程中的人力成本?
海柔创新面临的痛点与挑战:
1、数据量大:公司财务场景存在大量数据需处理,如银行回单、发票、对账单等,数据量大、时效要求高,公司希望改变人工手动处理方式,减少耗时耗力。
2、业务系统多:财务场景,业务人员往往需在不同系统之间进行切换操作,如资金系统、飞书等,手动完成数据的录入、核对、单据匹配等工作,业务交互系统多、工作量大、重复性高。
3、数据安全校验要求高:财务每天创建大量财务单据时,需反复核对数据是否正确。财务数据具有很高的时效性,需要及时发现错误并且快速处理,不然会导致高昂的纠正成本。
4、信息传达的时效性要求:数据的输入、处理、分析、输出和完成通知,都是由业务人员手动完成,随着公司的快速发展成长,亟需提升操作效率 ,让数据同步更新、信息传递更及时。
实现企业财务全场景智能化,为企业节约人力和时间成本,成为了海柔创新数字化进程中的必修课。此次,海柔创新选择泛微·千里聆,通过RPA自动机器人,实现财务工作自动化,付款流程附件打印归档、回单飞书推送、流水/回单/对账单归档等业务自动化。
RPA全称为Robotic Process Automation,也被称为“机器人流程自动化”,RPA是一种基于软件自动化技术,通过模拟人并结合AI增强与计算机的交互过程,接管原有业务流程中的人工操作,代替人完成重复性高、业务规则性强的工作。
01.回单/流水/对账单归档
全过程自动化减少人工耗时
海柔创新在不同的银行有着大批量的银行回单、流水、对账单,现在,通过千里聆RPA实现银行回单、流水、对账单的下载、更名和归档,全过程自动化减少人工耗时。
1)机器人登录银行:机器人自动登录银行客户端,下载指定的电子回单以及下载所有账户、指定时间段的对账单文件,本地留存。通过设置字段,智能去重。
2)文件本地留存:将下载文件规范命名、分组存放,便于查找。文件存于公共路径,按银行、年月日分组,文件规范命名。
3)上传归档:银行流水按照规范录入,匹配对应回单,一一对应,在档案系统形成归档。
02.回单飞书推送自动化
信息快速认领
通过千里聆RPA实现飞书群消息自动通知、飞书认领表自动录入,让操作更及时。自动获取回单,并且判断回单账户类型。
将回单数据(金额、账户、银行等)和回单截图一一对应。
03.ERP收款单录入
数据跨系统联动
通过千里聆RPA实现采集飞书表格数据创建ERP收款单,实现快速的跨系统集成、数据联动。
机器人采集创建收款单所需的回单数据,机器人登录ERP系统,新增收款单,将飞书获取的银行回单数据录入ERP收款单。
04.登记银行日记账
数据安全自动校验
通过千里聆RPA实现ERP对账单的新增,自动完成内容提取、文件去重、数据校验等操作,提升办公效率。
无论是银企直联,还是非银企直联的银行,RPA机器人能够协助海柔创新将付款单、流水中的交易信息提取出来,以银行账户进行对账。
05.付款流程附件打印归档
流程处理自动化
通过千里聆RPA实现付款流程附件的自动化处理,包括目标流程的定位、附件下载打印、飞书通知指定用户。
自动登录OA,查询报表内未审批流程。自动下载流程附件并解压,流程附件打印并通知财务人员将纸质文件线下归档,统一管理。
价值总结
1、银行文件智能归档
大批量的银行回单、流水、对账单,机器人实现自动下载、本地分组留存、规范命名、上传归档,将财务人员从重复固定工作中解放出来,解决银行文件多,人工采集上传归档费时费力的问题。
2、数据跨系统联动
RPA机器人自动获取飞书线上表格数据,于ERP系统创建对账单、收款单,同时根据支出金额从OA系统获取对应流程编号回填ERP系统,实现快速跨系统集成与数据联动。
3、数据安全自动校验
将数据校验规则录入RPA机器人后,机器人可严格按照规则完成单据提交前的各种数据安全校验,且校验规则可灵活调整,避免人工错填、漏填等问题,减少纠正成本。
4、信息传递更高效
RPA机器人替代人工,完成数据输入、处理、分析、输出,且支持各类通讯工具消息通知,高效完成数据同步和更新,及时获取最新财务单据、打印报告、飞书回单通知等信息。