致得E6文档管理软件解决方案

　　随着企业的持续发展，公司内部档案信息越来越多，如果不能够有条不紊的保管好这些文档，可能会给企业和员工带来很多的麻烦。因此，文档管理软件（>>>点击试用）应运而生。

    文档作为企业的智慧信息的载体，在企业发展中扮演着重要角色，文档的数字化管理是企业紧跟信息化发展潮流的重要途径。运用计算机技术进行企业电子文档管理和应用，标志着文档管理的现代化，然而企业要想实现文档的规范化管理，光靠人力是远远不够的，必然要借助文档管理工具。

    在大数据时代的推动下，文档管理产品市场逐渐兴盛起来，致得E6协同文档管理软件成为了众多文档管理软件产品中成长快发展好的产品之一。

    致得E6协同文档管理软件的解决方案

    致得E6协同文档管理系统是致得软件公司研发的一套企业级的文档管理产品。致得E6协同文档管理系统以协同办公、文档管理为核心，将企业各种应用与管理整合，全程无缝管理。目前，致得软件的销售和服务网络已经覆盖全国11个省、市，产品覆盖全国60余个行业的3000多家企业客户。系统基于对文档管理、ISO文控和协同工作所设计，以“易用、适用、好用”为产品策略，集互联网新技术、应用整合和平台接口技术等新发展的诸多应用。实现了以文档管理为核心，以多媒体管理、纸质文档数字化、CAD工程图纸管理、ISO文件控制、安全防扩散泄密等多种应用与技术手段，实现高效协同工作。

    文档管理
    致得E6协同文档管理软件，以协同办公、文档管理为核心，将企业各种应用与管理整合，全程无缝管理。已有超过3000家企事业、政府机构在使用E6进行文档管理。
    集中存储：为企事业搭建文档、多媒体、纸质、工程图纸等多类型全格式文件集中存储的平台，稳定可靠。
    版本管理：文档关联多个版本，可进行历史版本的查看、回退和下载。
    全文搜索：全文搜索引擎，精准快速从海量资料中查找所需文档，节约时间、提升效率。
    规则应用：系统支持为目录设定规则，可快速使文件智能化归档，并且能使流程管理自动化。使企业真正实现自动化办公。
    致得E5文档管理
    致得E6安全访问

    安全访问
    严格灵活的权限机制、文档加密存储管理、锁定保护和审计历史追踪，有效防止机密扩散泄漏，保护企业资产安全。
    权限控制：可针对用户、部门、岗位进行细粒度权限控制。
    审计历史：通过审计清楚掌握文档整个生命周期的每个操作。
    存储加密：文件采用加密存储，防止文件扩散，保证企业级数据的安全性和可靠性。
    锁定保护：支持对文档进行锁定保护，确保文档占性编辑，避免其它用户修改、删除。
    用户IP限制：可以对用户设定固定登陆的IP地址，有力保障了登录系统的安全性。
    完整备份：系统支持数据库备份和完整数据备份双重保护，用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作，保障系统内部数据安全性。

    协同办公
    E6文档管理软件采用B/S架构，为企业搭建一个安全的网络环境，信息可以轻松、安全地实现内外部共享。
    局域网/互联网访问：支持局域网、互联网访问，跨时间、地域地协同办公，异地协同轻松掌控。
    集成和扩展：与Office、电子邮件、LDAP/AD、扫描仪等无缝紧密集成。
    流程审批：紧密贴合企业内部需求，针对企业需求量身定制，更加灵活高效。
    即时消息：系统支持即时消息的发送，用户可以及时掌握了解文档的新动态，快速实现互联互通。

    功能特性：

    E6文档管理软件为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。
    目录结构
    E6支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子文件夹结构。可自定义目录排序。组织内部所有成员可轻松的实现文件的安全共享与查看。
    文档排序
    支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序
    显示模式
    支持目录以列表模式或缩略图模式显示
    全文搜索
    E6全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需文件。
    文档编辑器
    可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任何操作习惯，无需下载或安装软件。
    多文件上传
    E6文档管理软件支持文件的批量上传及压缩包导入，实现文档资料的快速轻松存储管理，支持Office文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。
    版本管理
    E6强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。
    自动编号
    系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。配合规则进行条件匹配可实现灵活的编号效果。
    PDF水印
    动态为PDF文档插入水印，可指定水印、位置、页码。
    文档审计
    文档审计信息描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。
    Office集成
    E6与Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。
    摘要及缩略图
    系统会自动为上传的Office文档、TXT、PDF等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。
    文档属性
    可以为文档增加自定义属性，用户可以根据属性快速了解文档信息，并且便于根据属性搜索文档。
    文档提醒
    E6文档管理软件支持对文件设置定期提醒。
    到达设定日期后，系统自动发送即时消息和邮件进行提醒，提示使用者执行相关操作，例如合同到期日期及付款日期等时间到期提醒。
    锁定保护
    E6除了提供权限控制保护外，还提供锁定保护机制，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。
    文档链接
    支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作； E6与电子邮件集成，支持直接将文档发送至Email，无需登录邮箱及手动上传附件，操作简便、非常实用。
    关联文档
    文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成编号，支持文档的批量关联。E6支持通过文件编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看。系统会自动为上传的Office文档、TXT、PDF等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。
    规则应用
    系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作，可快速使文件智能化归档，并且能使流程管理自动化，使企业真正实现自动化办公。

    致得E6文档管理软件应用价值：

    成本：成本节约20%效率提升30%
    目标：解决企业内部“成本居高不下，怎样减少不必要的费用支出？”的问题。
    困惑：
    ● 纸质的、电子的文档都可能会被传阅、复印，控制起来非常困难，一旦文档内容发生变动，不及时通知，仍有人在使用旧版本。旧版本的使用会带来什么样的后果呢？印刷了旧版本的宣传册？签订了错误版本的合同？工程施工步伐加快，造成图纸与实物不符现象，需要返工修改？等等情况，金钱被白白耗费，加剧了企业成本支出。
    ● 公司的业务越做越大，利润却为何不升反降？
    ● 跨部门的员工共同参与的产品开发过程产生大量文件和电子邮件，开发小组的成员经常不知道哪一份文件才是新的版本，常发生在错误版本上进行修改的情况。
    ● 资料分散存储，相关人员请假出差，需要文档时产生巨额的沟通成本。
    ● 纸质文档要远程查阅，必须邮寄，速度慢而且成本大，而且可能会因为时间耽搁造成严重的影响和损失。
    ● 每年费用使用情况都与计划相差甚进 ，到底哪里增加了费用支出？
    ● 跨部门的员工共同参与的产品开发过程产生大量文件和电子邮件，开发小组的成员经常不知道哪一份文件才是新的版本，常发生在错误版本上进行修改的情况。
    ● 资料分散存储，相关人员请假出差，需要文档时产生巨额的沟通成本。
    ● 纸质文档要远程查阅，必须邮寄，速度慢而且成本大，而且可能会因为时间耽搁造成严重的影响和损失。
    ● 每年费用使用情况都与计划相差甚进 ，到底哪里增加了费用支出？
    应用价值：
    ● 控制版本，确保流通中版本一致，从根本上消除版本错误使用的情况发生，从而节省该项错误产生的不必要费用支出。
    ● 还可以在审核通过、发布或是年度检阅之后"冻结"终文件版本，完全一扫过去版本混乱的恶梦。
    ● E6文档管理软件为企业建立了一套可跨部门集中管理产品开发流程与所有相关文件的标准化流程，还建置了一个可保管文件、项目纪录的知识贮存库，还为项目成员打造一个可以针对同一份文件进行在线实时沟通的协同作业空间。
    ● 为企业搭建一个协同办公的平台，让所有的业务都可跨时间与地域的界限，以安全经济的方式实现妥善管理及协同运作。
    ● 成员对知识资产的利用率显着提高，大幅提升生产力，平均每个项目成员每个月可以节省约5个工作小时，由此在项目管理成本上减少了约近上百万的支出!

    “危机投资”   防患于未然
    目标：解决企业“机密外泄防不胜防，安全问题如何保障？”的问题。
    商业机密外泄，企业发展的绊脚石
    对于企业来说，商业机密无疑是其命根。它是人力、物力、资金投入后的直接成果，承载着企业生存与发展的重任。然而，信息化的推进，在为商业机密的存储带来便捷的同时，也使其深陷失窃的安全威胁中。
    安全困惑：
    ● 调查显示，几乎有一半员工承认在离职时会带走原公司的资料。
    ● 85%的企业内部职员可以轻松下载具有“竞争力”的资料和信息。
    ● 在环境的逼迫下，有的员工禁不住利益的诱惑，将公司的商业机密出卖给竞争对手。
    ● 企业抢占市场份额、恶意挖人、商业窃密等事件时有发生。
    ● 对企业打击报复，将客户信息、技术文档、设计图纸、财务报表等恶意删除破坏。
    ● 内忧外患，商业机密守得住吗？企业防不胜防，78%资料外泄来自于内部。
    ● "我们公司封锁了所有的USB端口，为什么我们的机密还是不翼而飞呢？"
    应用价值：
    当今时代，企业的商业机密已换化为具体的数字载体。例如，CAD图纸、Office文档、源代码、方案、配方工艺、竞标书等，E6协同文档管理系统在为企业提供一个协同办公和文档集中存储的平台基础上，更增强了安全性保护。E6提供权限控制机制，辅以锁定保护、审计跟踪记录、IP登录限制等功能，使用户在高效协同办公的同时，带来更的安全保障。
    ● 在企业知识库中，为部门及各个目录进行严格、灵活的权限划分，控制用户的阅读、打印、下载等操作。主动安全，防患于未然。
    ● 文档及图纸定稿，将其锁定保护，防止用户恶意篡改、下载，保证信息安全。
    ● 审计跟踪记录，一旦资料泄密出现问题，让责任追查有据可寻。
    ● IP登录限制，确保用户账号登录安全性，避免用户盗用账号，从而泄露机密资料，提供安全保障。
    可以说，对于这些商业机密的保护属于一种"危机投资"，防患于未然显得十分重要。如果等到事故发生后，企业才认识到其投资价值，显然为时已晚。

    时间减半 效率加倍
    目标：解决企业“小时间造就大浪费，谁为企业支出买单？”的问题。
    时间困惑：
    ● 日积月累文档过多忘记文件名，查找起来费时费力。
    ● 纸质文档查找翻箱倒柜，浪费过多时间而且抗灾能力差容易磨损。
    致得E6应用价值
    ● 文件查找不到，重新起草，浪费大量的时间，而且内容稍有疏漏。
    ● 日积月累，众多知识资产无法快速条理，使用有限人工整理频繁出错，而且耗费大量时间。
    ● 流程不规定、因时间及地域限制，审批缓慢导致事务搁置，周期无限延长，影响项目实施进度。
    应用价值：
    ● 时间等于金钱，如果可以把每个员工浪费的这些时间利用起来，去做一些其他更有意义的事情，那么将会给企业创造更大的价值。
    ● 全文索引，帮您快速查找，让查找所需时间从20分钟缩短为不到2秒，从而节约更多时间。
    ● 纸质料电子化，加入关键字摘要，无需翻箱倒柜即可快速查找，无需复印即可多人协同查看，节约纸张成本，提高办事效率。
    ● 搭建协同办公、文档集中存储平台，支持批量上传、导入压缩包，规则智能化归档，省时省力，效率高。
    ● 解决时间、地域限制，实现高效协同办公。

    沟通交流零障碍 工作协同高效率
    目标：解决企业“跨部门、地域的协同办公，沟通困难、效率低下怎么办”的问题。
    沟通困惑：
    ● 企业内部沟通有人用QQ，有人用MSN，有人基本用吼。
    ● 企业内部上传下达过程中，信息严重衰减，把握不住主次。
    ● 和分公司人员沟通，电话费用太高。
    ● 因缺乏有效沟通而导致的执行力低下是困扰绝大多数企业的难题，而缺乏有效沟通的一个明显的现象就是部门之间互相扯皮。
    ● 企业有非常多的部门，越来越周全，于是，各部门之间由于诸多原因引发的工作效率低下，互相推委，甚至影响企业正常运营的事件会经常发生。
    ● 当前，众多企业都趋于扁平化，使得跨部门之间的沟通更加频繁。部门之间地位平等，不存在上下级关系，按说沟通应该比较容易。但现实的情况是，部门之间协调的成本相当高昂，这种沟通成本不仅存在于大规模组织内，同样也困扰着中小型公司。
    ● 许多事情，其实并不复杂，而是相互之间的沟通不畅，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司来协调。绕了大大的圈子，走了长长的弯路，耽误了你我他的宝贵时间。俗话说，浪费时间就是浪费金钱，这其实就是高昂的沟通成本。有句话说得很直接，搬出上司来协调，就是你我他的沟通无能。
    ● 在公司里，跨部门沟通是很重要的，员工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更高。许多快速发展的成长型企业，随着市场业务的拓展，部门设置越来越多，职责分工越来越明确。然而，跨部门之间的沟通却越来越难以协调，常常影响公司整体运作效率，令很多企业为之苦恼不已。
    应用价值：
    ● 搭建协同办公平台，提供即时消息功能，实现企业内部即时通讯方式统一。
    ● Office集成，可多人协同编辑，留痕清晰记录用户操作，无需开会说明即可快速了解，节约时间，提高效率。
    ● 可在同一平台上，突破时间、地域限制，进行沟通交流，信息及时传达。

    规范流程 高效协同
    目标：解决企业“审批流程混乱、时间地域地址导致文件审批搁置，工作怎样按时完成”的问题。
    协同困惑：
    ● 分支机构众多，无法及时准确了解其相关信息进行决策分析。
    ● 事情太多，忙了半天还被老板说抓不住工作主次。
    ● 想看看以前的工作都是怎么做的，没有有价值的文献资料可供参考。
    ● 新分配的工作，连相关资料都没有，上手非常困难。
    ● 合作意识太差，一个人的工作影响整体效率。
    ● 项目组共同完成某个项目，各自维护自己的内容，导致类型各异，无法协同统一，难以整合。
    ● 跨部门合作不同步，一件小事，流程流转缓慢。
    ● 企业运营多年，工作流程没有固化，管理不规范，审批流程混乱。
    ● 因时间、地域限制，文档审批被搁置，工作无法按时完成，造成一定的后果和损失。
    ● 相关人员无法准确获知流程每个环节做了什么事，产生了什么结果，传递了什么信息。
    应用价值：
    ● 解决流程运作复杂、效率低下、员工抱怨等问题，提升组织绩效。
    ● 可按照每个企业的实际情况，在系统管理中自定义好企业的流程规范，将企业的业务流程都转移到平台上。
    ● 员工可直接在系统上发起审批，选择相关流程，则文件就会推送到相关节点人员的工作台上，解决时间、地域限制。
    ● 每个流程的参与者还能清晰地知道流程细节，如办理时间，当前状态、审批意见等。
    ● 流程有序流转，实现从人找人到事找人的转变。

    文档流程过程化控制 办公自动无纸化管理
    目标：解决企业“ISO文件审批效率低下、难以管控，纸质成本浪费”的问题。
    ISO文控管理困惑：
    品质管理已成功企业竞争力的重要目标。ISO体系几乎为所有重视品质企业所认知。而建立体系的关键在于落实标准化，但大多数企业都在这个过程中面临困扰：
    ● 难以保证质量、环境等体系的符合性和有效性。
    ● 难以管控大量的体系文件，导致错误时有发生。
    ● 信息传递不畅、流程没有监控，文件执行困难。
    ● 难以确保内审、外审等管理评审的有效运行实施。
    ● 质量文件的建立、变更，必须由相关人员审核分发，有时需要多人审核，费时费力，周期长、效率低。
    ● 传统的纸质管理，需要大幅复印、打印，导致纸张成本高同时造成资源浪费。
    ● 文件使用人员无法及时获悉新版本的修改，仍在使用旧版本造成文档使用不正确，给企业造成不必要的经济损失。
    ● 企业运营多年，文件逐渐增多，如何快速查找调阅成了非常困难的事情，而且通常文件需要关联多个其它文档，如需彻底了解，经常需要查找翻阅多个文档。
    应用价值：
    致得E6文档管理软件是一款先进的企业ISO文控管理系统，它通过电子化的方式实现企业各种ISO文档的无纸化，并且进行全方位的管理、监控和执行，通过它不仅能满足更多标准体系和认证机构的要求，可以使企业的文档管理更加规范、安全，更凭借审批流程自定义、版本控制、文件关联、文档审计、安全受控等核心功能，彻底解决企业文件管控难题。
    ● 状态全局监控、成员各司其责，人找人变为事找人，节约60%以上时间。
    ● 登录即时消息提醒，文件就会推送到相关节点人员的工作台上，解决时间、地域限制，及时办理审批，简单、方便、快捷。
    ● 工作方式的革新，减少人力资源，减少沟通环节，从而减少成本。
    ● 降低文件执行错误给企业带来的严重损失。
    ● 安全管控、系统安全受控防扩散，解决机密资料外泄困扰。
    ● 企业管理真正实现：标准化、流程化、规范化、无纸化。

    致得E6协同文档管理软件基于6E的设计思想，以"协同办公、文档管理"为核心，将文档管理、纸质文档管理、多媒体管理、图文档管理、安全加密、协同办公（协同OA办公系统）等各种应用与管理整合，各功能间相互关联，全程无缝管理，实现高效协同办公、轻松企业运营。