人事档案数字化管理流程，泛微文书定帮助组织规范管、高效用_资讯

人事档案数字化管理流程，泛微文书定帮助组织规范管、高效用

发布时间：2024-04-10 发布人：上海泛微网络科技股份有限公司 82

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效力。应注重收集和鉴别、整理工作，提升人事档案利用率。

企业应依据国家有关人事档案管理规定，制定企业人事档案管理办法（或制度）以促进人事档案管理工作的规范顺利开展。

目前，企业既有人事电子资料，也存在很多纸质的人事档案。在数字化转型过程中，面临许多挑战和痛点：

企业人事档案管理痛点：

1.人事数据来源于各业务系统，存在纸电混合的档案管理模式，如何集中管理？

2.人事档案制度应明确清晰，形成规范目录、分类、管理体系，减少丢失风险。

2.员工的离职、调动或晋升会导致人事档案的变更和转移，如何实现动态管理？

4.入职时往往无法在第一次把所有材料全部交齐，缺档常态化如何改变？

5.人事档案机密性管理要求高，需要严格的落实保密制度。

……

泛微文书定推出数字化人事档案管理平台，覆盖人事“入转调离“”全过程，提供档案线上业务服务，实现个人简历、劳动合同、离职证明、履历材料等全量归档；

集成OA、HR、招聘系统、电子签章系统等，与业务全面打通，实现人事资料自动化接收采集，形成业档一体化、纸电统一管理解决方案，助力企业全面数字化转型。

01.企业人事档案业务全过程管理

业务档案一体，档案管理查询统一入口

1）个性化档案门户，档案服务管理自助化

为人事业务人员提供了数据指标统计、归档作业预警，档案流程快速处理、归档数据趋势、数据导出记录等档案业务模块，快速掌握工作情况；

为普通员工提供个人档案查询、历史借阅统计、档案借阅记录、查档申请发起等快速入口，提升档案服务自助化水平。

2）人员入职阶段档案自动归档

新员工在入职前，通过系统提交必要的文件资料，如身份证复印件、学历证明等。

系统将新员工的信息、面试记录、录用通知以及提交的文件自动归档到员工档案中。归档后的员工档案可以按照部门、职位等进行分类管理，方便查询和使用。

3）员工转正阶段档案自动化归档

员工在系统中提交转正申请，并附上必要的工作报告或其他证明文件。审批通过后，系统自动将员工的转正信息、审批记录以及提交的文件归档到员工档案中。减少人工上传的工作量，还可以方便后续对员工绩效的跟踪和分析。

4）人事关系调动阶段档案自动化归档

人事关系调动审批通过后，系统自动更新员工信息，将调动申请、审批记录、通知等相关文件自动归档到员工档案或特定的文件夹中。

5）离职阶段档案自动化归档

员工提出离职申请流程后，通过后连接电子签章，自动开具离职证明。系统将离职申请、工作交接记录、离职手续办理等相关文件自动归档到员工档案中。

02.企业人事档案收集

多种接收、著录方式，缺档及时提醒

1）人事文件接收库

按照人事档案分类维度下，文书定自动接收和录入文件。

在人事文件接收库中，能够按照档案题名、所属人员、日期、区域等多维度进行快速检索。

录入整编完成后提起归档流程，加入文件保存库，成为正式档案。

2）人事档案著录

日常工作中产生的一些零散数据，文书定可以采取人工在线的补录和原文上传操作；对于音视频等大文件支持断点续传。同时已实现和扫描仪、高拍仪等硬件设备集成，实现档案随办随归。

文书定支持看图著录，通过OCR技术识别后自动提取文本信息填充著录字段，著录完成后保存，系统自动生成条目，满足人事档案格式。

在收集端，可对数字化副本的全量接收。文书定提供了对于各个不同门类的档案，实现在线的excel 的导入功能，同时支持对数据进行更新、追加操作。

条目批量导入完成后，可以通过与条目中的元数据（档号、题名等）实现电子文件名称和著录字段关联匹配，实现批量挂接，实现电子原文和条目的统一管理。

3）人事档案完整性检查，缺档及时预警

人事资料收集整理完毕后，企业需要对这些人事资料进行归档，根据系统内嵌归档范围和提前设置好的缺档提醒规则，文书定对人事档案进行完整性检查，并提供检测结果。

针对未及时归档的人事档案，档案管理员可通过缺档提醒在系统内触发消息提醒，及时补全人事档案，避免缺档化。

03.企业人事档案整理

助力归档规范化

1）归档范围

企业通常以员工编号为单位进行按件管理，设定好档号的规则、归档的流程等，人事档案的部分元数据可以通过对接HR系统方式进行接收归档。

2）档案自定义排序

数据接入或导入之后，可以按照自定义的字段进行数据升降序排序。

3）编号调整与档号更新

全部整理完后，系统生成档号，也可以进行调整。

4）批量修改

若是出现数据缺漏或者错误的时候，文书定支持使用批量修改来调整数据。

5）电子签名确保真实性，不可篡改

系统支持电子原文预览、支持查看文件的电子签名信息，签名的证书文件HASH值等信息，用于验证电子签名的真实性。

6）档案装盒、归档

如果同时存在实体档案，那么可以对档案条目装盒，通过档案盒将来管理线下实体档案，可以选择已有的档案盒，直接进行装盒操作。

经过系统四性检测和领导审批后才允许归档。

04.企业人事档案管理

纸电一体化、规范化管理

1）人事文件保存库

人事档案分类维度下，文书定可对文件进行保管。接收整理完成的档案在归档后均保存在此库中，可对档案进行装盒、导出移交、打印目录等操作。

2）人事档案移交接收

如果发生人员内部调用，文书定支持通过在线移交的方式将人事档案隶属的全宗进行变更，通过在线移交将档案移交到对应的人事管理全宗下。

2）库房管理

目前，企业档案管理采用纸质和电子双套运行的情况较多，针对实物档案，文书定提供了库房管理和信息维护的功能。

支持管理多个库房、区域、密集架，通过“室-格-栏-盒”四维立体维护线上库房物理位置、容量、编号等信息。实现了对于密集柜条码、格位条码、档案盒背脊的生成及打印。

支持扫码枪扫描纸质档案条码或通过手机扫码方式完成线上同步装盒、上架及入库，系统自动将库房内纸质档案物理位置与电子档案进行关联并自动生成相应的存址。

05.企业人事档案利用

数据可沉淀、分析

1）人事花名册，信息统一展现、查询导出便捷

文书定能够按照组织维度和人的维度，进行人事档案汇总，一张卡片展示员工所有人事档案信息。

同时，一旦组织内发生员工人事关系变化，只要流程审批一通过，变动的信息（如：岗位、职位等级或者状态等）就会同步在花名册里更新出来，无需人工填写，省时高效。

支持定义花名册展示字段，统计字段，自定义数据导出条件、检索条件，支持人事档案挂接，人事文件上传，上传后二次处理。方便地为HR提供人事档案的管理服务。

自定义检索条件：基础信息字段均可以作为检索条件，支持快捷检索和高级检索。

自定义导入导出：人事档案导出支持将人力资源信息导出到Excel文件中。通过选择人事档案相关导入配置，下载对应导入模板文件，维护信息后上传文件，实现数据的导入更新。

通过花名册的数据分析能力，让所有人员数据、人事业务数据可沉淀、可分析、可利用。

2）档案检索，3秒可查

可以通过全文检索、条件检索、元数据检索等方式对海量档案数据进行跨全宗、跨门类、跨字段、跨条目的检索来定位目标档案。

只需要一个关键词就可以找到对应的档案，检索出来的结果，同时支持通过全宗、分类等字段再次进行二次筛选。

3）档案借阅，全过程流程管控

对于电子档案，在线发起借阅，审批完成在线进行查看、下载、打印并配置动态水印。到期自动收回权限。

对于纸质档案，在线发起借阅，审批后在线获知该档案存储位置，对档案进行出库登记。临期系统发出催还提醒，归还后，档案管理员进行入库上架。

4）档案数据统计，为决策提供数据支撑

文书定提供多维度的人事档案数据统计报表，例如支持按照地域统计、人事档案类型统计、缺档分布统计、借阅统计、满意度统计、库房统计等，为决策优化提供数据支撑。

价值总结

全程数字化、无纸化归档：通过归档集成，实现电子档案全程数字化管理，减少纸张及耗材使用量，降低经营成本；无需人工进行归档处理，降低人力成本，释放人力。

提升档案利用效率、利用便捷性：在档案管理平台上能实现高效的自定义检索，线上借阅。通过花名册，以人的维度展现人事档案数据，令人事档案的查询和数据导出更加高效。

保障人事档案真实性和完整性：通过融入电子签章加强人事电子档案的真实性的保障。通过缺档提醒定期检测与提醒，员工自助补档保障了人事档案的完整性。

提高了电子档案的安全性：电子档案可以通过加密和权限控制来确保信息的安全性，防止档案丢失或被盗。

自助档案服务：通过自定义人事档案管理门户、自助式的人事档案服务，提升企业人事精细化管理水平。

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2024/01/22

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