襄阳金蝶—销售会计收款处理及内控管理

1：主要经济事项  

（1）进行销售业务洽谈、前期客户开发。  

（2）销售渠道拓展（宣传、展销会）  

2：会计核算规定  

相关会计政策：在开发销售业务和渠道过程中发生的通讯费、宣传费、展销会费、差旅费、业务招待费等，应于费用发生时直接计入销售费用。

A：投标  

相关会计核算规定  

①在投标过程中发生的办公费、通讯费、差旅费、投标费等，应于费用发生时直接计入销售费用。  

②支付的投标保证金应计入其他应收款。  

B：中标  

相关会计核算规定  

①在中标过程中发生的办公费、交通费、通讯费、差旅费、业务招待费等，应于费用发生时直接计入销售费用。  

②对于缴纳的履约保证金（质量保证金），如果直接交付，则计入其他应收款；如果使用银行保函，则转入其他货币资金；如果采用扣尾款的方式，则在台账中记录。  

（1）签订销售合同  

（2）Erp销售订单维护  

（1）相关会计政策：在进行业务洽谈、签订销售合同过程中发生的通讯费、差旅费、业务招待费等，应于费用发生时直接计入销售费用。  

（1）定价委员会每月召开讨论会，根据产品原料、生产工艺以及结合竞争产品价格、实际市场需求等信息确认各种产品的销售价格，制定产品销售指导价格明细表，并经销售部、市场部、经营办负责人及相应主管领导审核确认。交易订单的价格理论上不得低于销售指导价格明细表，对于实际低于指导价格的交易，需报销售部、经营办负责人及相应主管领导审批后执行。  

（2）销售合同一般均采用法务部规定的合同模板（财务部门对于涉及发票及税务方面信息需要参与会签），对于长期合作的大客户，一般会在年初时签订框架协议，约定年度采购量，价格规定随行就市，针对年内的每一笔交易仍会单签订具体合同，依照具体合同执行。  

（3）客户通过电话或网店面谈的方式与销售业务人员商谈购买意向，确定产品需求量、规格、价格等，业务人员根据商谈结果，按公司模板制定销售合同传真给销售部票证人员，票证人员对客户信用额度及销售价格进行核对，确保均在规定的范围内后，提交合同审核表报销售领导及法务部负责人审批，对于大于XX万以上的合同，还需报主管领导审批。  

（4）销售票证部有专门的合同管理人员，对审批后的合同副本进行归档，制定合同台账，并进行及时的更新和跟进。  

（5）新增客户需先将资质(营业执照、税务登记证、开票资料等)提交销售部，由销售部报公司总部信息部、市场部和法务部审核客户资质以及其它信息，审核通过后由集团信息中心在ERP系统中创建客户编号后，公司才能进一步输入相关订单及信用信息。  

（6）市场部制定客户分级评估制度，综合考虑客户规模、成长性、信用风险、战略匹配度等对客户进行资质评估，并按照评估结果将客户分为不同等级。销售部门每年组织客户资质评估会，对客户进行年度资质评估。客户资质等级信息相关资料由市场部归档管理，作为订单价格、信用额度等制定的依据。  

（7）创建客户主数据、变更客户主数据的权限合理的授予客户管理员岗位，客户管理员在接到被客户部经理批准的《客户申请表》后对客户主数据进行创建、变更等操作，客户部经理进行复合，客户部经理与客户管理员实现职责分离  

（8）销售部与客户签订合同后，合同信息经整理纳入台账管理，合同文件经整理归档，以形成完整的客户信息资料。由专人负责合同的登记、整理，并建立了销售合同统计汇总表已保证合同的完整性。  

（9）递交客户订单前，销售部业务人员需核对客户的信用额度是否超过规定的权限，对于超过信用额度的订单，需向销售主管提交申请，单审批。业务人员确保客户信用额度在规定的范围内后，在系统中递交客户订单，销售管理部票证人员对客户订单进行复核后在ERP系统中提交提货单，并将客户订单及提货单打印出来交销售部门主管审核后，交财务部主管会计复核。主管会计将订单金额和ERP系统中客户应收余额进行再核对，并盖章确认。  

（10）销售管理部有相关人员每月末从ERP系统中导出客户的余额表，核对余额是否再规定的信用额度内。维护客户信用额度权限由客户管理员撑握，创建订单的权限由业务人员撑握，实现了职责分离。  

（11）销售业务人员按照审批后的合同信息，在系统中提交客户订货单，客户订货单列明销售数量、金额、产品规格等信息，交销售部票证人员审核。票证部合同管理员核对客户订单和合同的数量、金额，确保订单信息与合同信息一致后，告知票证人员，票证人员在ERP系统中生成提货通知单，ERP系统针对每笔提货通知单分配连续的销售订单号。票证人员将系统生成的提货通知单打印出交销售主管审核，销售主管核对客户提货通知单与订单信息一致后交财务部门，财务部相关人员核对确保客户信用额度未超过规定范围后，盖章确认，并将审核后的提货通知单交仓储物流部门安排产品出库。  

（1）开具销售发票  

（2）根据销售合同发货  

（3）产品出库  

（4）运输货物  

（1）相关会计政策：  

A：销售收入确认：根据关于修订印发《企业会计准则第14号——收入》的通知财会〔2017〕22号  

B：销售过程中其他会计确认：  

①对于分期收款销售商品，应当按照应收的合同或协议价款的公允价值确定收入金额。应收的合同或协议价款的公允价值，通常应当按照其未来现金流量现值或商品现销价格计算确定。应收的合同或协议价款与其公允价值之间的差额，应当在合同或协议期间内，按照应收款项的摊余成本和实际利率计算确定的金额进行摊销，作为财务费用的抵减处理。实际利率一般为基准贷款利率。 

②因销售产品而承担的运输费、装卸费等相关费用以及产品销售过程中由销售方承担的途中损耗，应于费用发生时，直接计入销售费用。代垫的运输费用一般计入应收账款或其他应收款。  

③支付给经销商的佣金和代理费，应当计入销售费用。  

④摊销未实现融资收益：  

借：未实现融资收益  

      贷：财务费用  

⑤确认运输费用：  

核算依据：运输发票、运输合同等  

A：确认承担的运费：  

借：销售费用-运输费  

      应交税费-应交增值税-进项税额  

      贷：银行存款  

B：确认代垫的运输费用：  

借：应收账款/其他应收款  

      贷：银行存款  

⑥确认承担的途中损耗：  

核算依据：客户意见反馈、市场部确认单等从第三方获取的现金补偿，一般进行如下处理：

借：现金/银行存款  

      贷：其他应收款/应收账款等  

（1）：销售订单管控  

经各部门会同审批后，销售部门与客户签订销售合同，然后根据合同信息在系统中输入订单信息生成一个新的订单，如订单在信用范围内则自动生成，如订单超过信用额度则需信用管理部门审核后执行；系统订单生成后，由销售部职员在系统中核对库存有货后，在系统中生成提货单，提货单由销售部业务员和销售业务部主管签字后，销售部门人员据此向物流部门(仓库)开具付货凭证，仓库据付货凭证办理货物出库；  

（2）：销售发货流程管控：  

①销管依据客户向公司提交的订货单或与公司签订的销售合同，及统一的价格政策通过信息系统开具销售出库单。  

②财务部出纳员根据合同（定单）审核销售出库单内容及收款条件，收款后在销售出库单的收款栏上签字、盖章，并开具收款凭证，由交款人和出纳同时签字确认。  

③仓储管理人员根据审核有效的销售出库单，按销售出库单中的商品明细发出货物，并签字确认。  

（3）发货时仓库管理员与承运人（提货人）必须共同验货，确认后须在出库单上签字。禁止任何形式的先提货后补单现象发生，对超出库存量的发货票应及时要求退回销管处予以更正，保管员不得违反规定私自更改发货单品种及数量。  

（4）仓库发货同时在ERP系统中登记货物出库，系统自动将相关出库信息传送给销售部门，销售部门据此在系统中生成系统发票后，要求财务据此开具税控专用发票并记录收入；  

（5）出库时由第三方运输公司承运，货物运抵对方客户后会由运输公司返回对方的签收凭证给物流部门，物流部门核对一致后才能向货运公司支付运费，从而保证所有订单对方均已收货。  

（6）货物到达目的地收货方应与承运方共同点验货物，确认无误后双方须在承运联上签字，若有缺损，必须详细注明，并将收货清单及时反馈发货单位，以便明确相关责任。  

（7）对方客户确认收货后，开具验收收货单据并签字确认，统一由物流部门返还，针对路途较远的情况，销售部门规定物流人员需电话确认。销售部票证人员在取得验收单据或电话确认后，在ERP系统中生成系统发票，并及时将系统发票打印出，交销售部门主管及财务部主管会计审核，销售部主管负责审核发货数量、批次、规格与合同信息一致，财务部主管会计审核信用额度未超过规定。审核后的系统发票清单交财务部销售会计过账，系统过账后自动生成分录，  

借：应收账款  

      贷：主营业务收入  

             应交税费-应交增值税-销项税额  

同时确认产品成本。销售成本在月末在ERP系统中自动结转。  

（1）客户退回产品  

（2）对退回的产品验收入库  

（1）相关会计政策：对于已经确认收入的售出产品发生退回的，如果能够取得红字发票，应当在发生退货时冲减销售收入，同时冲减当期销售成本。 

（2）具体会计处理：  

核算依据：退货凭单、入库单、增值税红字发票等  

核算分录：  

A：发票已开  

借：应收账款（负数）  

      贷：主营业务收入（负数）  

             应交税费-应交增值税-进项（负数）  

借：主营业务成本（负数）  

      贷：库存商品/发出商品（负数）  

B：发票未开  

借：发出商品（负数）  

      贷：库存商品（负数）  

（1）发生销售退货需遵守以下规则：  

①客户向销售部申请退货，经销售部相关人员确认后，销管开具退货审批单。 

②经品管部进行品质检验后，在退货审批单上签署意见，耻经理批准方可办理退货手续。  

③仓库保管员对数量的准确性进行确认，并在退货审批单填写相关内容，签字确认。  

④销管根据仓库签字的退货审批单开具红字销售单。（如前期已开票，且符合红字发票开具要求）  

⑤财务审核红字销售单和退货审批单后签字盖章，并留存红字销售单（财务联）及退货审批单后作相关账务处理。  

（2）销售退回一般因质量问题引起，销售合同中对验收标准、方法和提出异议的期限均予以规定。基本要求客户到货后必须在规定期间内予以验收，对于验收不合格的产品，不予开具验收单，并及时递交质量异常投诉单。客户提出质量异常投诉单后，由销售部提出内部申请，质检部门对产品质量进行评定审核后，组织质监部门、销售部门、质量总监及分管领导召开质量分析会，分笔讨论客户的反映问题与要求，形成处理意见及会议纪要，以红头文件的形式下发至相关部门，按文件要求予以退货处理。销售部门根据实际退货情况，开具提货通知单(退货单),由销售部业务员和销售业务部主管签字后，交仓库人员办理收回并入库。  

（1）与客户进行货款结算  

（2）对账  

（3）应收账款管理  

 （1）：销售部每月与金额较大的客户对账，对于金额较小的客户按季度与客户对账，保证应收账款余额的正确性，由销售部和财务部核对一致后，由财务部向客户寄发应收账款询证函，函证的回收和后续处理由财务部审核;对于对账有差异的情形，由财务部反馈给销售业务人员，销售业务人员与客户进行进一步的核对，并将核对结果交销售主管审核，如属于企业确认的问题，需进行相关的账务处理。  

（2）：销售合同中明确规定交易付款方式，主要针对小客户和临时客户采用付款后提货的方式。销售会计根据收款回单客户名称找出对应客户代码，根据代码将收款情况入帐，入账时计入”预收账款“。每月月末，往来核算会计对往来进行清帐处理，在ERP系统中运行清帐程序，将每个客商对应的”应收账款“和”预收账款“进行抵消，主管会计对抵消结果进行复核。  

（3）：银行会计一般每日从银行取回收款回单（电子汇划凭证、承兑汇票等），销售会计拿到收款回单根据客户名称找出对应客户代码，然后根据代码将收款情况入帐并制作记账凭证。  

（4）：对于现金收款，在收到现金时，先在销售会计处入账，销售会计根据客户名称找出对应客户代码，然后根据代码将收款情况入帐并制作记账凭证并经主管会计复核。  

（5）：对于票据形式的收款，应收／预收会计复印销售人员或销售公司提供的票据及票据清单，并根据客户名称找出对应客户代码，然后根据代码将收款情况入帐并制作记账凭证，并经主管会计复核确认，随后将票据交给交给票据保管员，由票据人员及销售人员签字确认。  

（6）：月末未收回的赊销款项，应在集团信息系统中特别披露。截至月末结账日未收回的货款，不管金额大小，均应视为应收账款，并在月度明细报表中分别列示，披露应收货款发生的原因、手续情况及回收的可能性。对目前无法收回而又即将超过法律诉讼期限（2年）的应收账款应当给欠款人送达催款通知书以确认债权债务关系，以免超过法律诉讼期限无法收回。  

（7）：每月对于存在差异的应形成书面对账记录，对账记录应包括双方账面余额、差异金额、差异原因、调节后余额以及记账科目等信息，并由核对人、相关单位财务负责人签字认可并加盖财务章。  

（8）：每月财务人员应及时与外部客户进行往来对账，确保账款的准确性，对到期账款应积极催收。客户签字确认后的对账单应作为会计档案保存。 

（9）：各单位应当加强应收账款的管理，明确相关管理责任，有效控制坏账风险，市场财务人员负责监督、制止和披露赊欠款情况。  

（10）：公司未按上述规定执行，导致赊销坏账的，财务负责人、直接主管、及直接责任人员应对坏账负赔偿责任，其中总经理应负担赔偿*%损失，其他责任人员因根据情节轻重及本单位制度由各单位决定其应赔偿的额度。  

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