项目管理软件：做好项目成本管理，实现降本增效_资讯

项目管理软件：做好项目成本管理，实现降本增效

发布时间：2024-04-10 发布人：高亚科技（广州）有限公司 117

说到项目管理，没有什么比控制成本更重要。尤其是在项目复杂的情况下，开支可能会让项目成本比预期更快地飙升。项目经理需要采取积极主动的成本管理方法，保证预算不超支。

如何制定成本管理计划

成本管理是一个持续、流动的过程。任何成本管理计划都包含四大要素：资源规划、成本估算、成本预算与成本控制。

下面将详细地分解这四个要素，并解释项目经理在每个阶段需要做什么。

1、资源规划

项目成本管理流程的第一步是资源规划，即审查项目的范围和规格，确定项目需要哪些资源。

资源是指任何能帮助完成项目的东西，包括工具、资金、时间、设备甚至团队成员。要制定尽可能准确的资源计划，应直接咨询团队领导和利益相关者，了解他们在项目中需要哪些资源。

在这阶段，项目经理需要明确几件事：
● 确定的项目目标
● 高级项目路线图或工作分解结构 (WBS)，具体取决于项目的复杂性
● 暂定资源管理计划
● 项目范围说明书

2、成本估算

列出必要资源清单后，下一步就是估算采购这些资源的成本。这一步的关键是收集尽可能多的价格信息，做出明智的成本估算。

对于工具、用品和设备等有形资源，应从卖家处获得真实报价，为成本估算提供依据。至于人工成本，请从潜在承包商处获得多个报价，切实了解所需工作的实际成本。从做出估算到购买物品可能需要一段时间，因此应预留一些空间，以防价格上涨。

除了为每项单独成本建立缓冲之外，还需要在总成本中添加 5-10% 的缓冲，以应对意外支出
在估算阶段，项目经理需要：
● 项目进度表或PERT 图（取决于项目的复杂程度）
● 您的项目可交付成果列表
● 明确定义的成功指标

3、成本预算

项目预算是一份详细的计划，说明计划在项目期间花费多少钱、用于哪些方面以及何时花费。

根据项目的复杂程度，"何时 "可能会对成本管理策略产生重大影响。对于多年期项目，你可能希望明确成本分配，使第一年的预算支出不超过 30%，等等。这是为了防止日后出现成本超支。

在此阶段，项目经理需要一份项目预算文件和项目利益相关者分析。

4、成本控制

成本管理流程的主体是成本控制。这是随着项目进展记录和核算成本、进行调整并在问题发生时提醒利益相关者的过程。成本控制步骤的目标是比较实际项目成本与最初的估算，并采取措施确保项目尽可能接近计划。

审查的频率取决于项目的具体情况。有时需要实时审查成本，一般情况下可以每月甚至每季度检查一次。必要时，通过项目状态报告分享成本更新信息，以便整个项目团队保持一致。

项目范围的任何变化都会影响项目预算和成本，因此要密切关注项目范围的变化。如果项目成本与预算偏差过大，请告知利益相关者，以便积极制定行动计划。

因此，在此阶段，你需要项目管理工具和通用报告工具。

项目后成本核算

项目结束后，就需要计算成本差异，评估项目与最初预算和估算的偏差程度。项目的总成本是多少？实际成本与估算成本相比如何？

一个成功的项目是在接近（但低于）预测项目预算的情况下结束。如果花了太多钱，要么是低估了项目预算，要么是有太多的意外支出。如果出现这种情况，应召开项目事后总结会议，评估出现这种情况的原因，并防止今后再次发生。

反之，预算花得太少也不理想。你对这些成本的估算是有原因的，如果成本大大低于预算，说明成本预算编制过程不准确。将这些信息记录为历史数据，并在今后的项目中牢记于心，就能在成本估算阶段提高准确性。

通过成本管理提高项目绩效

成本管理有很多变化的部分。但是，只要项目团队能够了解项目成本，就能防止成本超支，确保每次都能在预算范围内完成项目。

要跟踪项目的所有信息，可以使用8Manage PM这样的专业项目管理软件。从项目成本计算、启动到后期总结，8Manage PM可帮助你在整个项目过程中与项目团队成员和利益相关者保持同步。

● 费用分类及预算：自定义CBS费用分类结构，支持预算制定及审批
● 工时成本：项目相关工时审批通过后，实时计算汇总工时成本
● 材料成本：基于物料清单（BOM）生成采购或库存申请，并自动核算对应的成本到项目
● 采购/外包合同成本：项目关联的采购及外包合同，产生实际付款后，自动汇总至项目成本
● 超支预警：通过项目费用页面、费用红绿灯报表、邮件等形式进行超支预警提醒

8Manage系统通过可交付成果评审、完工率关联计算的方式，确保系统进度数据的真实性，让你和团队实时监控项目进展情况。

在8Manage PM中，成本管理不是孤立的功能，而是作为项目和投资组合绩效的组成部分加以利用，并关联项目间数据。借助8Manage PM项目管理软件，你将能设定明确的期望、控制范围、跟踪进度并保持预期利润。

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2024/01/22

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