采购管理软件：采购部门的5大合同管理实践_资讯

采购管理软件：采购部门的5大合同管理实践

发布时间：2024-04-15 发布人：高亚科技（广州）有限公司 114

合同管理在企业的采购周期中发挥着不可或缺的作用。随着数字化热潮的普及，如果采购团队仍然依赖人工流程、电子表格和孤立的系统，来管理买方合同授标前和授标后阶段，就会导致合同的整体管理效率低下、耗时长、成本增加，并使企业面临风险。

因此，采购部门的合同管理必须是一个高效且管理完善的流程。以下五大采购合同管理实践，可以帮助企业提高采购流程的效率和效益：

1、优化供应商管理和服务水平协议

改进合同管理的最佳做法之一，是能够更清楚地了解供应商关系的表现。

实施采购合同管理可以在组织层面构建合同数据，从而提供端到端的可视性，还有助于监控和管理合同条款、日期、重要供应商信息、供应商类型、合同类型等。有了实时数据洞察力，企业就能知道哪些供应商在履行义务，哪些没有履行义务，并能对其进行相应的管理。

2、消除创建订单的手动流程

企业应简化对供应商数据的收集和监控，在收集重要的供应商资格信息后，选择最佳供应商，然后使用批准的供应商列表和供应商资料数据创建采购订单模板。

企业应使用最新的合同信息，通过采购管理软件创建采购订单，该软件具有自定义模板、审批工作流程功能，使采购人员能够自信地执行合同。

这样不仅消除了手动错误，有助于降低成本，还能起到检查合同合规性的作用。

比较供应商的报价并进行响应可能是一项非常耗时且艰巨的任务。通过全面的合同数据存储库，采购专业人员可以确定合适的供应商，并轻松创建有效的谈判文件。

合同数据将包括定价、服务水平协议（SLA）以及条款和条件。先进的采购合同管理解决方案可确保企业的审批政策得到执行，并在每份合同中包含所有必要信息。

3、简化采购流程

通过创建一个中央信息库，采购部门可以对以数字格式存储的所有合同信息进行分类和搜索。自动化可帮助采购专业人员节省时间，消除手动搜索供应商和当前合同相关信息的低效现象。因此，它有助降低与采购相关的成本，提高部门的效率和生产力。

4、轻松监控和管理支出

采购功能中的支出透明度有助于发掘潜在的节约潜力。使用采购合同管理软件，采购专业人员可以轻松监控和跟踪与销售商和供应商签订的合同相关的所有支出。

软件工具消除了可能出现手动错误和数据不完整的杂乱电子表格，这些专业人员可以通过图形化仪表盘和可定制报告中捕获的合同数据，快速得到结果并报告与供应商协议相关的准确数据。

5、提高供应商绩效可见性

通过持续衡量供应商对合同条款的遵守情况，以及基于动态供应商绩效指标的采购活动，自动化可帮助采购部门及早发现问题。这样，企业就能降低多供应商的维护成本，改善与供应商的关系。有了中央信息库中的信息，就可以标记合同到期日，这样就不会错过最后期限，确保实现合同里程碑。

采购部门要想了解整个价值链的合同执行情况，就必须具备分析能力、审计跟踪和合规执行能力。通过部署现代合同管理解决方案，企业可以分析供应商绩效，从而与供应商确定最有效的关键绩效指标和服务水平协议。

实现合同管理流程自动化

要改进采购合同流程，最有效的方法是实现自动化。使用采购管理软件8Manage SRM可以帮助解决这个问题。

1、适用于不同类型的采购活动

8Manage 采购合同灵活易用，可适用于不同类型的采购管理：
● 简单的消费品采购
● 有复杂合同条款和复杂交付的大宗采购

2、在同一页面管理整个采购合同

在8Manage中，所有采购员和采购管理者可以在同一个页面上查看和管理整个采购合同。每个采购合同都可以用一个项目来管控资源、活动、采购物料以及交付，以确保交付符合合同条款。

3、采购合同修改和审批

8Manage的采购合同管理提供了灵活的修改机制。已经审批过的合同可以通过申请进行修改，系统会追踪记录每个修改版本，并管理最新版本的重新审批流程。

4、采购合同续约管理

8Manage支持采购合同的续约管理。用户可以设定续约周期和价格调整，在合同到期前系统会自动发送续约提醒。通过8Manage SRM采购管理系统的续约概览，采购人员可以轻松查看即将需要续约的采购合同，方便省时。系统还支持根据设定自动生成新的采购合同，提高效率、准确性。

作为一站式的端到端采购管理解决方案，除了可以全面管理采购合同外，8Manage SRM采购管理软件还包括从采购申请、询价、竞价、招标、采购订单、采购执行到供应商生命周期的全面管理。系统不仅可以显著提高企业的采购效率，还确保采购过程的公平、公正、透明。

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