项目管理中，实时数据和报告有什么用？_资讯

项目管理中，实时数据和报告有什么用？

发布时间：2024-04-16 发布人：高亚科技（广州）有限公司 170

作为项目经理，使用适当的指标来监控和评估项目的绩效很重要。创建报告时，分析实时数据将提供关键指标见解，使你能够随着项目的进展优化工作流程。

最常见的项目报告类型

项目报告除了为管理人员和利益相关者提供进度监控外，还有多种用途，例如：预测潜在威胁、控制成本和保持在预算范围内、监控团队绩效，并提高项目的可见度，以获得更好的管理见解。

最常见的项目报告类型包括：

1、时间跟踪报告

时间跟踪报告可以让你为下一个类似项目创建模板，节省宝贵的时间。

这些报告应包括重要的时间跟踪信息，例如：
● 已登记的计费和非计费小时数
● 意外费用
● 项目陷入停滞的瓶颈

2、项目进展报告

对于项目经理来说，他们的主要职责之一是开发和呈现多个项目的项目状态和进度报告。

有效的项目进度报告和工作管理策略对于评估项目状态、同时确保和展示你监督下的任何项目的成功至关重要。

该报告应包括预算和时间表的更新、资源分配、任务完成率以及项目时间表的潜在威胁。

他们还应该提供项目进展的透明度，并使利益相关者能够评估项目的进展情况，从而根据事实数据做出明智的决策。

3、利益相关者报告

项目管理的一个关键要素是不断向利益相关者通报项目进展情况。

创建项目委员会报告时，重点关注呈现高级信息。例如，需要他们注意的问题、项目预算摘要以及实现项目完成或里程碑的进度。

4、风险评估报告

保持持续的项目风险报告，有助最大程度地减少潜在风险，并在必要时实施应急计划或预算。

该报告通常包括对可能导致项目偏离正轨的内部和外部因素的分析，以及减少威胁的建议。

除了降低风险之外，项目风险报告对于制定切合实际的预算、减少意外支出的可能性也很有帮助。

利用项目实时数据的5种不同方法

项目报告应内容丰富，并预先回答你的团队和利益相关者可能提出的问题。这其中，少不了实时数据。

项目的实时数据可以帮助项目经理掌握项目进度，做出明智的决策，并最终提高项目的成功率。
以下利用项目实时数据的优势：

1. 跟踪项目进度

决定项目整体成功的关键因素之一是按时完成任务。监控每项任务的进度将帮助你确定哪些任务按计划完成、哪些提前完成，或者在最坏的情况下，哪些任务需要很长时间才能完成。

通过可视化已完成项目的百分比，8Manage PM项目管理软件可以帮助你做到这一点。这样，你就可以根据过去的类似项目对进度进行基准测试，以确定差异。此外，你将能够确定需要在截止日期之前完成哪些工作，以便采取措施确保项目按时交付。

2. 提高盈利能力

预算是一个微妙的过程。一方面要满足客户或利益相关者期望的项目成本估算，而另一方面，必须确保获得可观的投资回报。

实时更新将让你持续看到每项活动对每个项目利润率的影响。通过触手可及的所有相关数据分析，可以轻松发现增加成本最多的因素。

除了削减成本之外，数据还可以向你显示哪种类型的项目利润最多。

3. 跟踪项目预算

项目预算是在项目启动之前制定的，但需要持续监控。如果项目缺乏全面的预算或跟踪，其截止日期和资金可能会面临危险。

充分的预算管理可以防止超支的发生。但在没有实时数据的情况下，监控项目进度是一项具有挑战性的任务。

借助8Manage PM项目管理软件，你可以将所有计划的活动与项目预算联系起来，简化跟踪总体支出并发现是否需要进行任何更改。该系统在项目一开始开始就帮助你制定预算，以确保项目能够盈利。其预算功能使你可以计划活动并分配资源以防止超支。

4. 提高员工生产力

详细的员工生产力报告提供了谁正在做大量工作，谁可能没有充分工作的概述。这些报告基于每个员工的可用性与跟踪的时间。

8Manage PM通过记录的时间来深入了解团队的生产力，可以在团队会议和绩效评估期间为你提供帮助。

5. 改善团队执行决策

实时数据和静态报告之间的最小差异，可能造成利润和损失的差异。实时报告可以使高层管理人员将宝贵的见解转化为可行的业务改进。它还可以帮助管理者决定是否增加额外的团队成员、增加开支、改变项目的方向等等。

跟踪项目的最佳实践

选择适当的项目管理工具对于收集和呈现准确、可操作且信息丰富的信息非常重要。

8Manage PM的报表中心提供关于项目及业务当前状态的详细信息，数据表、汇总表等多维度报表综合分析业务数据，帮助企业进行高效决策。

● 重复使用以前项目的预算框架，节省时间
● 根据团队成员的可用性分配任务
● 与业务实时联动，动态更新执行情况
● 直接从平台发送客户就绪的项目估算

真正的一体化项目管理软件，是为支持项目过程中的每一个步骤而构建的。新一代的项目管理工具8Manage PM面向实时交易，通过易用的视觉工具、图表和数据交流信息跟踪管理项目。每个项目成员的任务流转清晰且可追溯，项目全局及细节都一清二楚，最终确保项目顺利交付。

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2024/01/22

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