协同软件不是OA办公系统企业用户勿混淆_资讯

协同软件不是OA办公系统企业用户勿混淆

发布时间：2012-12-07 发布人：五联网 1402

　　目前，协同软件在我国非常受关注，管理软件市场上打着“协同”旗号的OA办公系统产品也非常多，因此，很多人就认为协同软件是OA办公系统，这是不对的！

    协同软件与OA办公系统有着千丝万缕的联系，但协同软件与OA办公系统又有着本质的区别。正确理解协同软件与OA办公系统的关系，释清对协同软件疑虑，防止肆意张贴 “ 协同 ” 的标签，有利于协同软件全行业的健康发展。

    进入2005年，协同软件在我国已经走过了5个年头。在一批专业协同软件厂商的倡导下，我国协同软件的市场和产品已经渐渐趋于成熟，用户需求呈爆发性增长态势，被媒体称之为协同软件的 “井喷”现象。

    中国协同软件之所以炙手可热主要是源于客户的需求，随着互联网的普及以及企业网络的不断升级完善，基于互联网的应用需求逐渐爆发出来，尤其是外包、全球化办公等业务模式的出现，使得多人、多组织通过协同完成一个工作的需求非常大。这之中的很多需求是现有的软件产品无法实现的，这正是协同软件的市场空间所在。进入协同软件市场的每一个厂商都有不同的理念，协同办公软件产品的功能定位也各不一样。就目前我国的协同软件应用来看，有 50% 以上应用在行政办公管理方面，剩余不到 50% 应用主要分布在政府职能业务、人事、客户、供应商等方面，应用于产品协同制造 CPC 还比较少见。

    由于协同软件在行政办公领域的广泛应用，许多人将协同OA办公系统办公软件与OA办公系统（Office Automation,办公自动化）软件等同起来。事实上，虽然协同办公软件与OA办公系统有着千丝万缕的联系，但协同办公软件与OA办公系统在软件功能、应用理念等方面都有差别，不能简单等同。

    1 、从名词看区别

    协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协同办公软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等等；各种通信软件，如E-Mail、即时通信、VoIP等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出，协同办公软件概念也赋予了新的含义，例如结合了 Internet、工作流、即时通讯和SOA办公系统等多种技术和手段。或者可以认为：协同办公、协同政务、协同商务等协同应用，以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台，电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具，组成了我们现在意义上的协同软件。

    OA办公系统是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的协同办公方式，支持这一方式的软硬件系统称之为OA办公系统软件或者OA办公系统硬件。OA办公系统无论从概念还是应用上看，在我国都有比较长的发展历程。狭义的 OA办公系统指辅助行政办公所需要的应用软件，主要包括：公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。广义的OA办公系统除了上述内容外，还将与办公管理相关的软硬件产品全部纳入，包括了办公室用的打字、复印等硬件，以及字表编辑软件等等。上世纪90年代中期以前，财务、人事等软件，因其解决的是财务、人事相关的办公自动化方面的管理需求，因而也被划入OA办公系统软件的范畴。

    从以上关于协同软件和OA办公系统的概念可以看出，虽然协同办公软件与OA办公系统在应用上有许多类似之处，甚至功能上有许多重叠，但他们之间有着根本的区别。协同办公软件更关注的群组之间的协作，侧重于工作流、沟通交流等方面；OA办公系统软件是以计算机技术为基础，对办公资料、工作事项进行记录和反映。

    2 、从历程看渊源

    OA办公系统相关的概念与软件产品，在我国由来已久。从上世纪70年代末开始，我国陆续开始实施了包括会计电算化在内的办公自动化试点工作。到90年代中期，国家和企业开始对OA办公系统进行了大量的人力和物力投入。当时，OA办公系统的应用还仅仅是停留在提高个人的办公效率上，例如将手工打印转移到电脑打印，或是利用简单的数据库软件编写程序来建立员工档案数据，查找内部信息。然而OA办公系统的本质是提高机关或是企业办公的整体效果。能够将整体办公性能进行提高的，就只有在符合CSCW（Computer Supported Cooperative Work?电脑化协同工作）意义下开发的办公软件系统才能够做到。因此从2000以后，国内许多软件厂商，开始在传统的OA办公系统应用软件里，引入了协同管理相关的理念和功能。

    协同应用理念和技术，在 OA办公系统中得到为广泛的应用，并促使传统 OA办公系统产生质的飞跃。融合了协同理念的OA办公系统，可以称之为“协同化的OA办公系统”或者“协同OA办公系统”，其功能核心已经由工作资料的记录、工作事项的反映，转变为对群组间协作完成诸多工作事项的关注。在协同OA办公系统出现以前，我国已经出现过几代OA办公系统软件产品。截止目前为止，OA办公系统软件在我国经历了以下四个阶段：

    代OA办公系统，以单项事务为中心
    基于单机，面向个别事务的处理
    特点：解决了电子文本的输入、打印、归档等基本要求
    缺点：只解决了单项事务，事务之间的关联性差

    第二代OA办公系统，以关系型数据管理为中心
    基于单机，面向个人或团队的事务处理
    特点：解决了数据或文件的管理需求，体现了数据间的一定关联性
    缺点：协同工作能力差，企业级信息集成能力差

    第三代OA办公系统，以多事项的记录、反映为中心
    基于局域网，面向多事项的记录
    特点：部分解决办公中多种事项的关联与记录，提高了工作效率
    缺点：无法实现复杂流程，缺乏与其他管理之间的有效协同

    第四代OA办公系统，以工作流为中心 ?
    基于INTERNET网络，支持移动办公
    抽象管理基础要素，并关联各管理要素
    以工作流为中心，组合各管理要素和经营资源
    与知识管理、项目管理等高度集成
    通过信息门户（员工门户和企业门户等）系统展现

    3 、从产品看发展

    协同软件与OA办公系统有着深厚的渊源和密切的关系，这使人们容易混淆协同软件与OA办公系统。我们可以通过分析两组概念不同的软件及其发展，来进一步理解协同软件与OA办公系统的区别。

    参照ERP系统与财务软件的区别，看协同软件与OA办公系统的应用范围不同。1998年ERP系统（企业资源计划，EntERP系统rise Resource Planning）开始在我国广受重视，我国许多从事财务软件和MRP/MRP业务的软件厂商，纷纷转向ERP系统。其中，以财务软件厂商的转型为成功，用友、金蝶是其中的杰出代表。由于历史原因，以及部分厂商的有意误导，使得一些用户曾经难以分辩财务软件与ERP系统的区别。到底财务软件是不是ERP系统软件？理论界应该是非常清楚，但在用户层面，往往很难分辨。其实，ERP系统中有一部分是面向财务管理的，那些基于ERP系统的财务软件，可以看作ERP系统的有机组成部分。财务软件不能等同于ERP系统，特别是那些传统的以财务为中心的软件，更不能贴上ERP系统的标签。参照ERP系统与财务软件的区别可以看出，协同软件与OA办公系统涵盖的应用范围不同。

    参照ERP系统与MIS的区别，看协同软件与OA办公系统的核心理念不同。MIS（管理信息系统，Management Information System）曾经是广为普及的一个计算机应用理念，这一理念几乎与我国的计算机应用同步产生，并经历了长达几十年的发展。ERP系统出现后，MIS越来越少被提及。和ERP系统与财务软件的区别不同，ERP系统与MIS的区别不在于所涵盖的功能，而在于各自的核心理念。和MIS一样，ERP系统也涵盖了人、财、物、产、供、销等管理的方方面面，但ERP系统是以“资源计划”理念为核心，来构建管理的不同层面，而 MIS 系统仅仅是信息的收集、记录、反馈。参照ERP系统与MIS的区别可以看出，即便广义的OA办公系统软件可以包含与办公有关的方方面面，但协同软件与OA办公系统的理论基础不一样，OA办公系统强调的是以计算机为手段“自动化”地完成各项工作资料的记录与反映，而协同软件关注的是群组、团队的协作与沟通。

    严格来说，我们很难以上述两组软件的区别，来完全说明协同软件与OA办公系统的不同。但可以通过对上述两组软件的分析方法，来澄清目前业界部分存在的协同软件与OA办公系统的概念混淆，并且可以看出协同软件未来总体发展方向。

    与财务管理软件引入ERP系统理念、企业MIS系统被ERP系统所取代一样，传统的OA办公系统、电子政务、电子商务等软件会充分吸纳协同管理理念，成为协同OA办公系统、协同政务、协同商务。目前，协同软件的概念和应用，还处在推广普及期，对协同软件予以正确引导有利于这个行业的健康稳定发展。我们即要释清对协同软件的诸多疑虑，以更为积极的态度迎接和推动协同软件时代的到来，也要防止肆意张贴“协同 ”的标签，以免“ERP系统泛化”的情况在协同软件领域出现。

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2024/01/22

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协同软件不是OA办公系统 企业用户勿混淆

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