泰基外贸软件化工行业管理解决方案
泰基外贸软件化工版是针对化工外贸行业开发的管理软件，由销售中心、货源中心、单证管理、财务 管理等部分构成，充分考虑化工行业的灵活性，极力简化使用者操作程序，得到了众多行业客户的认可。本方案构筑在泰基特有的业务架构平台之上，对化工企业个性化需求有很强的适应能力。项目实施人员可以轻松 地修改或新增单据、流程、报表等功能模块，做到快速配置、快速实施、快速应用、快速见效。
模块列表
销售中心
销售中心包括客户资料、产品资料、客户询价、客户报价、外销合同等模块，同时对出货产品、未出货产品进行 实时跟踪、查询；并能够对外销合同进行事前的利润估算。
客户资料
通过信用等级、合作等级等的评定标准，可对客户进行等级划分。
使用客户编号、客户简称的办法来规避客户信息的泄漏问题。
提供多笔客户联络人记录。
根据外贸业务特性，可以实现一个客户多个收货人的设定，并可通 过绘制圆形、三角形等图形制作唛头，节省手工制作文件的时间。
可以?询报价、合同、出货、寄样等历史信息。
根据相关条件进行模糊、组合?询，便于用户从不同需求角度立即找到所要的资料。比如可按开发时间和近成交曰期进行模糊组合查询。
产品资料
产品资料提供了化工类产品特有的参数、如CASNO.中英文别名、 分子式、分子量、性质、用途等。
提供了 “工厂报价”信息，用于记录工厂对该产品的详细报价记录， 主要包括工厂对产品的起订量、交货情况、文件情况、专利情况、 有无质检单等信息。
针对化工产品的特点，我们还提供了上下标输入的支持。
客户询价
业务员可通过该模块记录每个客户相关的询价记录，然后可以根据 供应商反馈的价格信息，再对客户进行报价。
针对中间商的询价情况，可提供记录终的客户信息，以便更好地 挖掘潜在客户。
客户报价
根据客户询价的内容自动调取信息，再考虑公司自身的利润后给客户进行报价。
在录入界面，可查询对应产品的报价历史、销售历史、采购历史、工厂报价及寄样历史。
提供了四种产品资料的调入：一是专家输入（图文并茂方式），二 是从该客户的历史询价调入产品，三是从该客户的历史报价调入产品，四是从该客户的成交合同调入产品，即翻单报价。
提供整条“记录复制”功能，常接触的老客户常会有重复的报价产生，此时通过“记录复制”可直接产生一条新记录，稍做修改保存 即可，方便快捷。
根据填写的数据内容自动生成报价单的EXCEL,PDF等格式文件，并支持通过邮件系统直接以“正文”或“附件”的形式发送。
外销合同
新建外销合同可以通过“调用客户报价历史信息”，从已报价的历史中调入产品信息；也可以通过“调用外销合同历史信息”快速实 现"翻单”操作。
在利润核算模块中可对合同进行事前的利润估算，并可进行合同的 多级审批控制。例如：业务员递交->业务经理审批->总经理审批 的审批流程。
自动反馈已出货数量、未出货数量，已下单数量、未下订单数量以 及定金已收的金额和日期等相关数据，能够及时掌握合同的相关处 理进程。
根据填写的数据内容自动生成形式发票或销售确认书的EXCEL , PDF等格式文件，并支持通过邮件系统直接以“正文”或“附件” 的形式发送。
寄样管理
用于记录给客户以及供应商寄样的详细信息；根据填写的数据内容自动生成寄样清单或者样品发票发给客人；形成寄样历史信息便于 曰后快速查询。
应用效益
提供销售历史价格参照资料，帮助企业进行有效评估。
通过日常业务数据的录入，帮助企业实时掌握客户、报价历史和订单执行情况。
提供业务跟踪处理，多级审批以及完善的信用管理，能有效的帮助企业规避风险。
提供多种统计分析报表，帮助企业洞悉市场趋势，从而快速作出决策。
外销合同是上承销售下启采购的枢纽模块，外销合同完成后可通过“自动生成采购计划”功能按钮将数据 转到采购部门，同时发送消息给相关人员。这一步也是体现“购销分离”的设计思想。
货源中心
货源中心包括工厂资料、采购计划、采购合同、验货报告、付款申请等功能， 付款进行实时跟踪、查询。
工厂资料
通过信用等级、合作等级等的评定标准，可对工厂进行等级划分。
使用厂商编号、厂商简称的办法来规避的厂商信息的泄漏问题。
提供多笔厂商联络人的字段记录：包括联络人的部门、职务、电 话等。
可按厂商查询出该厂商的经营产品、采购历史、出货历史等。
可从外销合同自动生成采购计划，也可手工录入采购计划，数据自 动从外销合同继承过来，同时屏蔽客户及外销价格等敏感信息。
在公司规模比较大、人员部门划分比较细的情况下，对同一外销合 同可以生成多份采购计划。
通过审核后，可将采购计划自动生成采购合同，并且是一对多模式， 分发到指定的采购员手中。
采购合同
用来管理采购合同的所有信息，具有新增、修改、删除、查找、输 出到WORD、EXCEL直接打印等功能。
可从采购计划自动生成采购合同，生成过程中系统会根据不同产品 所在的工厂自动拆分以一对多的方式生成采购合同。
自动反馈已出货数量、未出货数量，能够及时掌握合同的相关处理 进程。
根据产品类别分子表详细描述，帮助采购员跟进、确认采购产品。
可进行合同的多级审批控制。例如：采购员递交- >采购经理审批 _>总经理审批的审批流程。
输出采购合同报表格式发给供应商。
收样管理
用于记录收到客户以及供应商样品的详细信息。
形成相应的收样历史，便于数据统一管理。
付款申请
用来管理公司所有的应付款项，如工厂定金、货款、海运费、运杂 费等。
各部门人员对各自应付款项进行说明申请，采用多级审批控制。例 如：采购员递交->采购经理审批->财务审批。
自动反馈付款状况。
应用效益
将外销与采购模块衔接，使外销与采购既紧密联系又各自分开，以防止人员对公司运营全过程的了解而导致飞单。
通过与外销合同进行信息共享，为销售提供可靠的信息支持。
提供采购价格历史参照资料和采购审核手段，能有效降低控制企业采购成本。
规范企业的采购业务，提供主要业务的跟踪管理，能有效规避采购过程中的风险。
采购合同和应付无缝集成，提供物流和资金流的管理。
单证管理
单证管理包括出运明细、结汇单据、报关明细、商检明细等功能，可直接根据信用证相关条款录入，也可从外销 合同分批或并单调用产品数据自动生成各种结汇、报关、商检单据，保证了结汇的安全与及时。
出运明细
用来管理出运货物的所有信息，包括发票号码、客户名称、出运曰 期、港口、运输方式等信息。
相关数据可以直接从前面业务部制作的出运计划生成而来，减少不 必要的人为录入工作，方便快捷，只需核对校验即可。
可根据出运明细分析成本，并计算利润，及时了解出运货物的成本 及毛利。
可自动将数据生成到进仓通知、结汇单据、报关明细，商检明细等。
结汇单据
对结汇信息进行统一管理，可以根据客户的需求灵活地制作发票， 装箱单格式。
相关数据可以直接从前面制作的出运明细生成而来，同时可以灵活 调整。例如可以根据部分客户要求，制作货值发票等功能。
可以输出给客户的结汇发票、结汇箱单等报表并打印。
报关单据
对报关信息进行统一管理，可以根据报关的要求灵活地制作报关所 需的单据。
相关数据可以直接从前面制作的出运明细生成而来，同时系统会根 据产品的报关中文品名相同进行一个合并的处理，自动计算出合并 后的报关总价、毛净重、体积以及数量等结果。
可以输出给货代的托单报表、报关用的报关发票、报关装箱单、报 关合同、报关单等报表并打印。
核销单
可支持批量录入核销单的功能，简化单证人员的录入操作。
通过领用日期，核销状态及交财务日期等确定每笔发票的核销情况。
提供核销单查询功能，可根据领用曰期、发票号、经手人等条件进行查询。
核销单预警功能，可根据核销单的领用日期来设置提醒功能，例如：+60天，到了时间后，系统会自动跳出提醒。
应用效益
可实时了解所有已出、未出完货状况，节省企业内部沟通时间。
根据出货单分析成本，企业可在快的时间内知道实际成本及毛利。
单证的生成皆由订单、发票而来避免前后数据不一，简化流程，内部管控严密。
提供报关、托单、报检的相关单证，企业可将资料记录，打印单证一次完成，不会再有重复打单、数据检 验的烦恼。
财务管理包括结算中心、外销退税、工厂货款、其他费用等功能，各种相关费用体现在结算中心模块，对各项费 用进行多角度的查询分析，并提供了业务员的绩效考核。
结算中心
通过选择发票号码，系统自动调出相关出货信息，对应的应收应付 款、佣金、退税、海运费、运杂费以及利润核算等数据，在一张报 表里清晰明了地反映出各项资金、费用情况。同时已收已付等数据 信息也会自动从后续模块中得到反馈。
客户收汇
根据收汇类别，可支持定金、货款、样品费等费用的操作。
对定金和货款在"详细用途”中进行分配，分配的金额会根据发票 号码的条件自动反馈到结算中心中。
工厂付款
根据付款申请调入相关数据，进行确定。
对定金和货款在“详细用途”中进行分配，分配的金额会根据发票号码和采购合同的条件自动反馈到结算 中心的工厂货款中。
应用效益
众多的分析报表，为企业掌握及时的财务情况提供了可靠的数据分析依据。
分别反映企业整体、各业务部门财务状况、资金状况的动态变化情况，便于公司领导迅速制定策略，进行 动态决策，有效降低各种风险。
决策分析
决策分析包括客户报价分析、外销合同分析、采购合同分析、产品销售分析、出运明细分析、外销货款及利润分 析、业务员及客户的邮件收发分析等，通过全方位的数据分析报表，让管理者随时掌控企业的运营状况。
外销合同分析
集合一定时期内的外销合同数据，对客户构成、地区构成、业务员销售额 构成等进行分析，并以饼状图、柱状图、曲线图等方式直观表现，帮助决 策者全局掌握公司的业务状况。
采购合同分析
集合一定时期内的采购合同数据，对合同的工厂构成、工厂所在区域构成、采购员的业绩构成等进行分析，并以饼 状图、柱状图、曲线图等方式直观表现，对采购具有全局的指导意义。
产品销售分析
集合一定时期内的产品销售数据，对产品销售的客户构成、地区构成、客 户热销产品等进行分析，并以饼状图、柱状图、曲线图等方式直观表现， 帮助决策者全局掌握公司的业务状况。
外销货款及利润分析
对一定期限内的客户应收款的统计，可以直观地了解公司应收货款的构成、 外销员利润构成和客户利润构成。
应用效益
用数据说话，为管理者决策提供有力依据。
衡量绩效，直观展示员工绩效考核现状，帮助他们跟踪并管理其绩效。
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