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河北用友-河北优巴助力河北平安健康集团企业信息化建设

时间:2020-03-26来源:河北优巴软件科技有限公司


一、企业简介


河北平安健康集团是由石家庄平安医院、唐山滦南县中医院、青岛国金中医院、河北友爱医院、无极人和医院、宁晋县康怡医院、河北国金药业、河北平安健康家园、石家庄赛尔福物资有限公司、石家庄平安惠生医药科技有限公司组成。经过20余年的滚动式发展,企业已快速成长为集医院经营、健康管理和药品的研发、生产、营销于一体的现代化制集团。

运行机制:以科技为先导,以市场为龙头,科研、教学、临床、生产、营销一体化运作;按照现代化企业治理要求建立规范的制运行机制!

产业定位:以医疗产业为主业,渐进式开展医、药、健康管理等相关多元化经营。


二、管理难点/信息化目标


提供规范的集团财务平台,规范财务系统操作方式,符合监管要求,实现公司财务核算、资金集中管理、资金结算及直连支付工作流程整合目标,提升集团化财务管理能力。

系统包括集团财务核算、固定资产管理、资金管理与银企直连,预算管理、报销管理,支持多角度的权限控制、多维度的指标分析、集团财务监控、现金流量管理、运营风险管控以及后台灵活的统计分析、预警控制等相关功能。同时,根据业务岗位要求配置相关角色,让使用该系统的各部门(岗位)共享数据信息视图,满足全局风险管控的目标;促进企业战略目标与绩效管理、资源分配相结合,并结合财务与业务过程与报告的管控,形成完整的PDCA管理循环。

系统立足于当下,着眼于未来,在规划和设计层面,充分考虑到灵活性和可配置性,避免在公司规模扩大、业务扩展以及未来考核方式和组织架构发生变化时进行二次开发。另外,充分考虑与外联系统的对接,实现数据不落地传输,降低风险。

具体包括:

  1. 支持集团财务、资金管理系统的一体化,实现数据不落地传输;

  2. 实现资金集中管理,提高资金使用效率;

  3.  实现报销业务与预算业务管理;

  4. 规范业务方式,提高工作效率,支持报表自动化生成;

  5. 各业务岗位权限明确,流程清晰,数据共享;



三、总体方案



基于集团组织结构,以集团总部为主导,从多组织、多法人、多层次、跨区域的特征出发,为集团企业提供“协同-集成-管控”的一体化管控解决方案:

  • 统一的集团财务核算体系; 

  • 统一的集团财务报告体系;     

  • 统一的集团预算管理体系;     

  • 统一的集团资金集中管理体系;



四、关键应用场景

4.1银行对账


由于集团内各核算单位与银行的账务处理和入账时间不一样,往往会发生双方账面记录不一致的情况,为了防止记账发生差错,正确掌握银行存款的实际余额,企业必须定期将企业银行存款日记账与银行发出的对账单进行核对并编制银行存款余额调节表。


在启用信息化系统之前,集团各单位都是在系统外将银行的对账单和总账数据通过手工勾兑的方式进行每月的对账和出余额调节表。通过系统应用,开通银企直联的账户直接在系统下载对账单和总账系统进行对账,同时没有开通银企直联的账户通过Excel格式的对账单导入系统,实现银行对账单和总账系统单位日记账的对账。在实现方式上,系统支持根据结算方式,结算号,金额等自动勾对,同时支持手工勾兑。勾兑后进行余额调节表和勾兑情况查询,对未达账项进行分析,对已勾对的数据进行核销,大大节省了工作时间,提高了工作效率。


4.2协同凭证


河北平安健康集团通过NC65系统的协同业务设置内部各成员单位之间的科目对应关系,由一方单位的凭证自动生成另一方单位凭证的“协同凭证”。


通过协同凭证给集团财务工作带来的效益如下:

1. 借助信息系统,规范集团内单位之间对于内部交易的核算,促进交易各方及时、准确入账;

2. 内部交易协同处理大大减轻工作量;

3. 协同业务,在核算阶段,需要双方均予以确认,有效的节约了集团对账的成本;

4. 通过协同凭证内部交易生成对账规则,也为集团手工做合并报表提供了数据抵消的基础。


4.3动态报表


平安健康集团在月末分析中有很多管理报表,而且医院的科室部门又比较多,通过Excel汇总既麻烦又比较费时。在NC65系统中将此类报表设置为动态表,集团内各单位只需要在此表中勾选需要计算的部门即可,然后通过计算保存有数据的单元格,后在集团层面做汇总分析。同时保证以后不论各单位是增加或者删减部门都不影响报表的格式。


4.4 U8发票与集成


在原有模式下,平安健康集团采购发票由业务部门在业务系统登记后再在Excel进行手工整理提交财务,财务在系统录付款处理,做两遍重复工作,费时费力。通过开发工具实现了供应商档案和发票的同步,U8系统录入的供应商定时传递到NC系统,U8发票审核后定时传到NC应付单,财务参照应付单生成付款单,后由付款单生成财务凭证。付款时只需核对金额等信息,并通过银企直连对外付款,高效快捷。


4.5资金上收


资金结算中心通过手动下载银行对账单,由到账通知生成资金上收单,上收单审批生成资金结算中心的上收凭证,成员单位通过对上收回单记账,生成成员单位的上收凭证。由单据到财务凭证都是参照生成,无需手工录入,高效快捷的完成了财务工作,同时又保证了数据的准确性。


4.6直接对外付款


通过前期的调研了解,平安健康集团的主要收付款账户为交通银行和工商银行,所以对这两个银行开通了银企直联功能,实现在系统内即可以对外部供应商、客户付款,同时也可以直接查询账户余额,流水等情况,实现无需插入多个网银U盾逐个查看,而是一键查看所有账户的余额。系统收付款单据也可以直接生成财务的凭证。


4.7内部转账


内部转账是集团内各单位发生资金往来业务时,直接通过内部账户完成收付款,增加收款方在结算中心的存款,同时减少付款放在结算中心的存款,不产生真实的银行数据变化,进而减少集团资金在途和结算费用。


4.8报销管理—职工及职工家属优惠报销单


根据平安医院的管理需求,职工及家属报销(住院门诊)金额计算是比较复杂的,报销额度由客服部门计算出来后,实际报销的时候每次都需要财务部门再次核对,而且经常出现错误的情况。通过系统实时,在NC65费用报销系统中,将此报销类型设置为固定的模板,且各个项目之间的逻辑计算关系都通过设置公式来实现,报销人员只需要录入部分内容,系统自动根据报销标准、公司设置等直接计算出实际报销金额。



五、应用价值


河北平安健康集团信息化平台项目采用上线单位统一规划、分步执行的原则,经过双方项目小组16个月的项目实施,NC系统基本满足了河北平安健康集团的资金管理、预算报销、财务核算的业务功能需求,各单位已经开始运用系统进行日常的工作,在新系统,项目实施取得的成果如下:

1. 搭建了河北平安健康集团资金信息化管理平台,通过与交通银行、工商银行技术直联的切换,实现了平安健康集团本部、下属公司9家及银行三方的账户授权协议签订,已经实现了对下属单位资金存量、流量的随时监控;

2. 搭建河北平安健康集团资金收支计划的管理体系,同时完成了资金计划的上报、汇总、审批、启动流程,对河北平安健康集团整体的资金收支情况提供预测依据;

3. 搭建了河北平安健康集团的调度计划体系,做到下拨数据有据可依,做好资金统筹安排;

4. 实现了资金归集、下拨、内部活期存款业务的项目实施、测试、手册编写、培训、上线等工作,同时两家银行均已经正常进行资金归集、下拨的业务处理;内部计息业务正常处理;

5. 实现了资金收付信息化管理,通过现金管理收付款结算单据的应用,对资金计划的计划数、执行数进行对比分析,完成了与两家银行的系统直接支付工作,提高财务人员的工作效率;

6. 针对预算管理,改变了现有的手工管理模式,提高了预算编制效率和准确度;实现了预算的审批、上报以及上级领导的审批流程可视化操作;

7. 预算管理与财务核算和报销管理集成应用,在填制报销单或总账凭证时进行实时控制预警;

8. 预留了预算调整流程,在需要调整时进行调整,同时规范各公司、部门及整个集团的预算调整流程 ;

9. 针对不同业务类型设置了满足业务需要的不同样式的报销单,按照各单位报销标准设置报销公式,计算报销金额,如职工及职工家属优惠报销单优惠额的计算,改变了原报销额需要财务人员手工计算的应用方式,减少了财务人员工作量,同时提高数据准确性;

10. 实现了报销各级部门领导的审批流程可视化操作;

11. 对报销款项通过银企直联技术完成系统内对员工报销直接打卡的结算动作。

12.报销单据能自动生成财务凭证,减少财务人员工作量。

具体带来的价值如下:


项目 应用前 应用后   月节约工作量
统一集采供应商及科目体系分别查出然后计算系统直接能快速查出集团共欠某个供应商多少款项4小时
公司间业务往来对账每月1-2小时,如果次对账有误,还需再对一次,尤其是集团跟平安医院之间基本不用对账2小时
动态管理报表手动出报表系统自带出1天
资金集中银行集中,人工查询后做相关账务处理通过系统直接上收下拨,生成财务凭证,效率高2天
银企直联付款网银支付,人工做账系统直接支付,生成财务凭证2天
资金监控无法实时看到所有单位账户余额和流水情况实时查询 管理效益
内部转账业务直接银行转账内部账户结算,减少资金在途和结算费用管理效益
U8发票与NC集成采购发票在Excel手工整理,财务在系统录付款结算单,做两遍工作通过开发工具从U8发票传到NC应付单,财务只需要核对金额等信息,并通过银企直连对外付款,高效快捷2天
网上报销系统外审批流程,财务人员手工做账后支付,以现金报销为主系统内完成审批,通过银企直联,直接打到员工工资卡2天
集团员工报销(备用金)现金报销全部打卡 管理效益
平安医院员工报销(备用金)现金报销逐步转换现金报销模式,改成银企直联打卡管理效益
自定义报销单据设计职工家属优惠报销单等报销金额,财务系统外计算,核对系统自带计算2天
报销制度规范 人为控制 必须冲借款等,系统控制管理效益



六、客户感言


平安健康集团原使用用友U8系统,各子公司财务核算和资金管理是立的,集团董事会要求财务统一管理。应用NC65系统以后,加强了集团财务对各子公司的统一管控水平,提高了资金中心的管理能力,费用报销和预算管理一定程度上实现了业财融合,财务对业务的事前预测,事中管控,事后的核算分析能力有所提高。

财务系统:按集团业态统一了核算原则,统一了会计科目,统一了报表格式,制定了内部交易结算原则和协同规则,达到了集团财务对各成员单位会计核算的统一管控。

资金模块和银企直连:集团资金中心及时上收资金,并按资金计划下拨资金,根据实际情况模拟银行运作调节各单位之间的资金盈缺,集中资金优势提高了资金利用效率,为企业创造价值。银企直连直接将财务系统对接银行系统,再自动生成凭证,使财务账面资金更加准确,核算更加高效。

费用报销和预算管理:统一了预算控制规则和预算管控维度,编制了统一的预算报表,财务会计转型为管理会计。财务管理向业务纵深管理迈进,费用报销模块实现各费用归口部门进行预算过程管控和录入费用报销单,系统内走审批流程,利用银企直连付款给员工,基本实现业财融合。

总之,NC65是集团化财务管控的有效手段,NC65的应用使财务集团化管理的水平大幅度提升。

          ——平安健康集团项目经理、集团财务部主任  李晓芳




七、专家点评


平安健康集团财务管控信息化项目是一步一个脚印,每一步都稳扎稳打,从初期的整体规划到分阶段的实施,都能看出顾问的深厚功底,同时也能看出平安健康集团从高层到基层对项目的大力支持,没有双方的全力配合、有效深入沟通,是无法取得项目的成功的。

平安健康集团财务管控真正意义上实现了“三算合一”,同时又不拘泥于传统意义上的“核算、结算、预算的三算合一”,从业务接口的开发到个性化报销单据的详细设计,每一处细致化的工作,说明项目团队真正做到了“站在客户角度”思考问题、解决问题!

——用友网络河北分公司专家顾问   沈金华



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