8个财务搞定百万费用单据
2016年8月份，汉得要求所有的员工抛弃旧的报销方式，全部改用“汇联易”报销系统。汉得当时近8000多名员工需要共同改变原有报销习惯，汉得的财务管理团队面临着很大的压力，但是信息化时代的发展以及公司规模的快速扩张，让汉得必须要打破原有“低效”壁垒，实现“高效”工作模式。
传统费用管理模式下的成长烦恼
从1996年至今，汉得不管是客户、合作项目数量的增长，还是全球化分、子公司的发展，使得汉得员工已经从三个人突破到上万人，其中有八千多名顾问的常态都是持续性、全球出差，平均每人每年高达上百次商旅行程。
员工在连续型的差旅过程中，需要大量垫资，造成了经济负担，并且光是在流程提交、填写单据、贴票等非核心工作上，就浪费了大量的时间，影响了本职工作。员工常因无法记住繁杂的费用标准，就导致了报销的单据被屡屡退回。
不合规的单据，也增加了财务与员工之间的的沟通成本，同时票据核验、凭证输入等初级繁琐的工作也占用了财务大量的精力和时间，无法实现管理会计的职能，财务存在感和价值感低。
财务无法调动更多的时间资源，去分析员工差旅的费用逻辑，光是员工报销时的项目划分、费用划分、预算划分、差标划分、成本中心划分，甚至更复杂的交叉划分……就让财务恨不得再长出一颗“强大脑”来协助，所以也无法帮助管理层实时洞悉、分析费用发生及构成情况。
当时，汉得平均每月的报销单是两万份，按照传统做法，50个财务也未必处理得当。而汉得作为全球的专业咨询公司，要求自身财务部作为横向拓展的后台部门，必须对业务信息了如指掌，保证信息流的完整，能够控制财务信息颗粒度，不会出现疏漏。
终，为了提升员工报销体验，汉得决定采取润雨细无声的系统管理模式，让员工有效地贯彻公司的费用标准和政策，从而降低公司整体的运营成本。
由此，汉得孵化了汇联易，汇联易应运而生。
在费用合规的前提下，汇联易化繁为简，优化汉得报销流程，实现极速报销，将财务人员和员工从报销事物中解放出来。
自动化商旅报销管理优势
汇联易曾分析过汉得员工报销的票据数据，票量前三名：打车、机票、酒店。
员工出行打车，经常丢票就算了，查验起来也很鸡肋。很多打车票的印刷及来源不清不楚，员工报销后，财务人员还要去查打车票有没有连号，增加了大量的财务管理成本。
员工机票报销，采用分散处理方式，每年机票票量超过10多万张，且员工预订机票对价格不敏感，差旅成本高昂。汉得希望在费用控制方面获得更高性价比的机票酒店，节约成本，优化费用支出。
机缘巧合之下，当时汉得的副总裁，也就是现在汇联易的CEO张长征，正在北京参加一场互联网大会，碰到了滴滴的副总裁。他说“你要不就让汉得员工打车都用滴滴，然后我把数据推给你，统一开票就行了。”
张长征一想，有道理，要是跟滴滴对接起来，就解决了员工丢票、忘票及错票等问题了。
半年内，汉得统计员工通过汇联易使用滴滴打车，次数为38万余次，而且能够清晰地分析出员工出行路径，并通过后台技术辨析如哪些打车不合理等问题。
再后来，汇联易陆陆续续对接了越来越多的商旅消费供应商，聚合酒店、机票、高铁、出行用车、商务宴请、会务预订、办公采购等一系列场景服务于一体，商旅安排轻松搞定，汇联易成为对接消费服务商多的一家报销平台，同时实现了消费免垫资、报销免贴票等功能。
现在，汉得机票就采用月结模式，每年从10多万张发票到现在仅需12张大发票，并且汇联易提供智能预订机票服务，预订成本降低10%。
员工在进行差旅费用报销时，能够支持多行程报销，并根据行程时间段自动获取携程、滴滴、信用卡等消费数据，自动生成差旅补贴，当发生业务招待费时，同时可以扣减参与人员的差旅补贴。
管理者能够有效地控制费用，实现降本增效，可视化地实时查看分、子公司、事业部及相关项目发生的费用统计。
多样化的发票管理
如果是传统的报销，我们都知道需要鱼鳞状贴发票，汇联易发现，当时汉得每个员工出差要带着胶水，遇见电子发票还要找打印机，还经常需要警惕发票过期。
汉得使用汇联易之后，目前打车报销是以滴滴为主，打车票相对已经很少了，基本不用管打车发票问题。
随着电子发票的发展，汉得还实现了电子发票免打印。因为汇联易可以直接从微信、支付宝卡包等第三方平台中，提取电子发票结构化信息导入至汇联易系统卡包，进行报销。
即便如此，汇联易还是在努力改善，比如扫描增值税发票的二维码识别发票，或者用OCR多票识别等技术，直接将多张不同类型的发票进行结构化处理，提取发票重要信息，查重、验真、价税分离。
甚至为了让员工省出贴发票的时间，专门做了一个“发票袋”的功能。从此以后，员工只需把发票放入定制发票袋中，扫码关联报销单，寄给财务即可。
过去，财务人员对报销单及原始凭证的审核采用抽检方式，费用合规程度较低；现在，财务人员对报销单及原始凭证的审核实现全检，费用合规程度大幅度提升。
灵活的工作流引擎
除了票据的管理，汇联易灵活的工作流引擎，实现了基于不同业务场景的工作流自动流转，业务顾问提交的每笔费用都可以按比例分摊到不同的客户、项目以及成本中心。同时，通过进一步的分析可以很快判断出业务目标是否可以达到，对应的员工绩效情况，以往简单的消费数据变成了可分析的业务逻辑。
这种实时的费用和收入的对比分析，为业务部门制定销售策略提供了有力支撑。通过分析每个客户的投入产出比，了解哪种类型的客户售前成本低、赢单率高，从而为前端业务提供支持，帮助汉得降低销售成本，提升整体业务收入水平。
在这个过程中，财务业务的紧密结合，使得财务可以充分发挥管理会计的职能，通过多纬度的数据分析，帮助企业提升效率、规避风险，为企业带来价值增值。
业财融合：实现财务赋能业务
「 未使用汇联易之前 」，汉得CFO问财务：“如果把我们的报销款变成一个礼拜付一次行不行？”
财务想都不想就会回答：“不可能，除非再招四组人过来，说不定就行了。”
「 汇联易系统上线后 」，再问财务：“如果报销改成一个礼拜付一次行不行？”
财务部同事自信地说：“没问题啊，其实付一次都行。”不仅完全不需要加人，且汉得目前的财务管理部门仅8个人，人效提升4倍。
更快的报销，以及由此带来的员工满意度提升，提高了汉得员工的士气和生产力，从而直接影响公司的产品交付、竞争优势与业务成功。
较低的处理成本，可以改善公司的财务状况并释放投资源。
财务与业务实现紧密结合，使得财务从原来的账房先生成为业务人员的合作伙伴，甚至完全融合到业务当中去，服务业务、赋能业务，为业务的的成功提供必要的数据视角。
报销美学：注重用户体验的实践者
2018年，汇联易提出“报销美学”的概念——“将极繁的产品功能技术，转换为极简的用户操作体验。”
概念提出至今，引领各大友商的支持与借鉴。而汇联易也在期间内陆续推出：发票OCR混拍识别、财务AI审批、智能机票预测、社交化审批等创新功能。
汇联易希望在解决用户基础需求的同时，能够实现更稳定兼容的系统、更多元的因公消费场景、更精细的产品功能和更简便的操作体验。
汇联易永远相信，功能的可改善空间是没有尽头的，而这所有的一点点改善，都将由涓涓细流汇成江河湖海。
-
派美雅刻录归档管理平台全面适配国产化环境解决方案
阅读量 188
-
万界星空科技工时管理系统功能介绍解决方案
阅读量 177
-
项目管理软件：5步让新手项目经理更快上手工作软件资讯
阅读量 155
-
MES系统解决方案，MES系统主要能解决什么问题解决方案
阅读量 153
-
是什么让用户持续使用账款管家2024/03/04
阅读量 154
-
快速部署MES源码/万界星空科技开源MES2024/02/18
阅读量 227
-
账款管家支持在线开具数电发票|助力更多企业迈向数电时代2024/01/22
阅读量 290
-
基于企业级SaaS低代码平台的协同制造产品解决方案2024/01/18
阅读量 190
