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设计院文档办公内控管理解决方案

时间:2020-10-19来源:浙江杭云网络科技有限公司

    随着信息技术的日新月异,计算机辅助设计(CAD)系统、电子办公(OFFICE)软件的普及,中国企业从原来简单的生产加工制造向研发创新产品方面发展。企业在研发设计产品方面的不断投入,企业日常研发设计办公产生的海量非结构数据:CAD设计二维三维图纸、OFFICE办公文档,分散在企业不同分公司,不同部门的每台电脑上,通常都缺乏一个有效的系统进行科学的管理。


      海量设计的图纸文档管理越来越困扰着管理者:


      图文档抗灾能力差
      企业图档分散在个人电脑,员工随意修改、删除、覆盖、甚至恶意破坏、自然灾害损坏,都有可能导致图文档损坏和消失,影响企业正常办公和运转;


      图文档安全管理差
      员工可以随意将图文档通过U盘、移动硬盘、QQMSN、Email、拆硬盘等方式拷贝出去,流失到竞争对手那边,企业蒙受巨大损失;


      图文档集中归档难
      图文档数量众多,且分布在不同的计算机中,文件格式及版本各异,难以集中化、知识化、统一化、集中化、归档化管理;


      缺乏知识的积累的能力
      缺乏有效的手段,确保企业人员分享他们的知识;企业知识人员流动性大,各种知识难以得到积累和提炼;


      图文档共享协同难
      图文档分散在个人电脑,查找困难,准确性不高,协同设计难以借用到图纸文档,即使借用到,也需拷贝到自己电脑中,随着时间推移,电脑文件急剧增大,版本不能保持一致,影响设计质量和设计效率;


      查找困难获取成本高
      企业各级人员每天需要花费的时间查找需要的信息或图文档,因找不到原有的图文档而需花费时间重建获取信息和图文档慢导致对客户和市场的响应慢而失去商机。


      图文档版本混乱准确性差
      每个工作人员对同一图文档频繁修改,要寻找原来的图文档版本就很困难;要找到某个版本的图文档,目前在由那几个工作人员正在使用,更是难上加难:企业因图文档版本出错,造成生产订单损失严重。 


    虚拟无盘图档管理解决方案:
      针对以上研发型企业在海量图纸文档管理面临的难题,浙江杭云网络科技有限公司经过多年对企业制造业和商贸型企业信息化需求的了解,结合虚拟化无盘技术、电子文档管理经验,研发推出了新一代的企业级电子图档的管理软件:云图管家VDM。提出了企业电子图档管理的科学的      



      解决方案:

     

 电子图档强制集中服务器,提升企业知识积累能力

  云图管家软件采用的创新型的客户端虚拟化无盘技术、权限目录的管理模式,实现指定类型电子图档采用“不落地”的方式进行保存,即客户端本地不保存文件而强制直接保存到服务器;可以强制规定需要管理的指定类型的文件,如 Word 、AutoCAD、Solidworks、Pro/E 、UG等文件,直接并且只能保存在服务器杭VDM文件服务器的工作区中,从而确保了电子图档自动集中管理,无需再另外单检入文件;所有的文件都被强制集中管理后,也就意味着企业的知识能够有效地被集中管理、共享,这就能帮助企业在内部实现知识传递,同时也可避免因人员流动带来的企业知识的损失,提高了企业知识积累能力。


      B/S 、C/S混合应用架构体系,提高企业远程工作效率

      云图管家软件纯B/S结构体系支持远程Internet应用,用户可以远程访问系统进行图档的查询、浏览、权限分配、上传、下载、流程版本、协同管理工作。在企业内部,可以实现员工异地(出差、分公司)办公协同工作;在企业外部,企业可以和供应商、客户、终端进行办公沟通工作,大大提高了电子图档远程协同交流管理能力,提高了企业远程工作效率。


      “不落地”管理和权限控制,图档安全管理

 云图管家软件由于采用客户端虚拟化无盘“不落地” 的管理模式,所有电子图档都强制保存在服务器云图管家的文件服务器中,有效的杜绝了客户端电子图档的拷贝、删除安全性;另外云图管家文件服务器的电子图档针对每个用户又有严格的图档权限控制管理,可以对电子图档的可见、浏览、打开、修改、删除、上传、下载、重命名等等权限进行管理,这就能够有效地避免企业信息的外泄,同时也能避免电子图档遭到恶意删除;同时系统还提供了自动备份功能,可对所有文档进行异地、远程备份,确保电子文档的安全性;


      图档版本流程控制管理,提高图档版本的准确率

云图管家软件图档管理分为草稿区、发布区、个人区、回收站,不管是上传和在服务器磁盘建立的图档都要进入系统的草稿区和个人区,都有相对应的版本号和文件编码,只有通过审批流程才能发布图档归档到发布区;只有通过严谨的ECR/ECO流程,才能对图档进行版本升级;系统自动记录图档的所有历史版本,并允许查看该文档历史的任意一个版本的信息,同时可查看历史版本的变更信息,即查看某个历史版本由哪次变更而来。另外云图管家还提供过程版本控制,可以将阶段性设计成果进行有效的保存和管理。图档版本的流程化发布归档管理,大大提高了企业图档的版本的准确率,减少了因为版本混乱出错而付出的成本代价。


      虚拟磁盘权限目录管理模式,完善了三维设计图档的管理

云图管家软件采用图档强制集中服务器,客户端虚拟磁盘目录管理模式,对于很多设计制造的三维图档管理起到了很好的管理作用,因为三维文件之间具有关联性,普通文档管理系统采用的检入/检出(Check in / Check out)方式,很难解决入库文件的编辑修改等问题;而杭云特客户端虚拟磁盘权限目录工作方式则完全避免了此类问题,使得在制造业广泛应用的三维文件可以得到有效的管理;另外云图管家还提供在线三维图档预览功能,大大方便了用户客户端不用安装复杂的三维软件就可以查看浏览三维图档。


      完善齐全的图档管理功能,提高企业图档管理能力

      云图管家软件还提供了图档的引用管理、关联管理、模糊搜索、高级搜索、上传、下载、在线浏览、外部打开等等管理功能,这些功能有效的对企业海量的非结构化数据文件进行有序化、集中化、知识化、检索化、关联化、结构化管理。


      综上所述,杭云虚拟无盘图档(VDM)管理解决方案,是总结了多年研发设计企业图档管理信息化经验,结合虚拟化磁盘控制技术,创新研发出的新一代电子图档管理软件信息化解决方案,从电子图档的获取强制集中、安全权限控制、流程版本管理、关联引用应用、搜索查询共享、到后废弃删除整个图档的生命周期管理都得到了为的体现。




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