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如何管理项目依赖关系?

时间:2021-01-11来源:高亚科技(广州)有限公司

活动依赖关系是项目活动之间的关联。了解活动如何相互关联和相互依赖,可以使你创建项目进度表,以便一切按正确的顺序进行。

活动依赖性有四种类型:

开始-开始(Finish-to-finish):两个活动同时开始,或者一个活动必须先开始,另一个活动才能开始。

完成-完成(Finish-to-finish):假设你在这样一个环境中工作:不断测试和调整购物网站,直到它完全符合你要求。

完成-开始(Finish-to-start):一个活动在另一个活动开始之前结束。 这是常见的依赖关系类型,它会创建连续的活动。

开始-完成(Start-to-finish):一个活动在另一个活动结束之前开始。这是不常见的类型。

以下是你应采取的有效管理活动依赖关系的步骤:

先,请确保你有一个完整的项目活动列表,包括为了完成项目需要做的所有事情。

根据你自己的知识进行工作,但不要完全依赖于此。为你的团队安排一个研讨会,以便他们可以在“待办事项”列表上进行协作。因为在将活动移交给另一个团队的过程中,许多依赖关系会减弱。例如,一个团队成员可能需要采取某些步骤才能“接受交付”完成活动。提前知道这一点就意味着你有足够的时间安排和计划工作——没有什么是意料之外的。

1、定义内部依赖

查看完整的项目活动列表,并确定活动之间的自然联系。这些是在项目本身的环境中发生的内部依赖关系。连续的活动就是一个很好的例子。比如,能否将产品演示给用户组取决于你是否完成了产品原型。

许多项目具有内部团队无法单交付的要素,并且聘请第三方承包商来完成特定的活动,例如将设备从一个位置运送到另一个位置或构建一个软件。同时还要注意这些依赖关系,因为它们都会对你的项目团队产生影响。

对于内部依赖关系,项目经理可以进行管理,成功管理它们就在控制范围之内。

2、定义外部依赖

现在考虑一下你的项目与团队外部的联系。它可能会受到公司中其他项目或其他计划的影响。 例如:

▪ 必须先完成另一个项目,然后才能开始项目上的活动。
▪ 必须先有用于其他计划的资源,然后才能开始你项目的活动。
▪ 两个项目需要执行相同的活动,因此,一个人将同时为两个项目执行该活动。

这些外部依赖,项目经理往往对它们的控制较少。你必须与其他项目经理和更广泛的组织建立良好的工作关系,才能有效地管理这些关系。让你的项目发起人参与进来,因为其可能知道你不了解的依赖关系。

3、选择依赖类型

为要在活动之间创建的关联选择正确的依赖类型。在90%的情况下,“完成-开始”的依赖关系将是正确的选择,但请创造性地考虑如何使用所有这些类型。例如,与启动依赖项并行运行的活动将节省你的总体时间,只要你有资源在单的流中工作即可。

4、指定责任人

作为项目经理,你可以按计划运行,并对项目交付进行控制。但是,为每个依赖关系指定责任人是值得的,以便有人负责保持对相关活动进行情况的简要了解。

当内部项目活动之间的联系按一定顺序发生时,活动责任人也是自然依赖的责任人。如果你的依赖项列表包括对供应商的依赖,那么请选择可以监控与该供应商关系的人员,并检查他们是否按时完成了他们的活动。

5、更新你的工时表

在你的项目进度表中输入正确的依赖项信息。当你在项目管理软件中使用相关性数据更新日程安排时,你会注意到项目的结束日期将发生变化。该软件好能自动计算关联活动对计划的影响,并计算出完成项目所需的快时间。

如何管理项目依赖关系


6、当依赖关系出现问题时

你已经了解了所有项目依赖关系、指定了责任人,并将数据输入了你的项目计划中。但你的团队真的了解他们为什么与你一起完成所有这些工作吗?

对项目来说,依赖关系错误带来的影响是毁灭性的。如果活动计划在某个日期完成,链中下一个排在其后的资源将等待接管。如果活动未按计划完成,则他们可能无法接手其他任何工作,所以他们要么坐着浪费你的钱,却什么也不做,要么他们的经理将他们拉离项目,你将不得不等待,直到有其他具有类似技能的人可用。

如果一项活动提前完成,你以为可以节省时间,并告诉利害关系人你提前完成了计划。但是下一个活动的责任人可能尚未准备好执行自己的步骤。他们必须先完成上一个活动,然后才能开始下一个活动,因此后也节省不了时间。

如果计划将两个活动同时开始,但一个活动尚未准备就绪,则另一个活动也将被延迟。

无论是什么原因,结果几乎总是相同的:你的项目被延迟了。因此,定期监控依赖关系并在团队之间进行有效沟通很重要,这样每个人都知道什么时候工作即将到来。

7、应对变化

将数据输入到你的项目进度表中是一个很好的开始,但是管理依赖关系并不是一次性的活动。项目变更会导致增加额外的活动,或从项目中删除活动以满足新的要求。这会影响你的进度,因此你需要监控项目的进度以及项目进展过程中活动之间的依赖关系。

变更活动时,请查看活动之间的关联,添加新关联,并删除不再需要的关联。你的项目管理工具将自动考虑这一点并重新计算进度。这样可以节省大量时间,并使你可以更快地与利害关系人沟通这些变更的影响。

如何管理项目依赖关系


总之,了解活动依赖关系可以使你更有效地管理项目工作,并确保在正确的时间安排正确的资源以完成所有工作。 

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