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项目成本超支的主要原因以及解决方法

发布时间：2023-10-13 发布人：高亚科技（广州）有限公司 300

成本超支，是每个项目经理在其职业生涯中都会遇到的一个问题。当项目的实际成本超过估计或预算成本时，就会发生成本超支。这在建筑、制造和软件开发项目中尤其常见，并影响着项目的盈利能力、利益相关者满意度和竞争优势。

成本超支的原因

由于各种因素，项目常常会出现成本超支，以下是其中最常见原因：

1. 范围界定不当和预期不一致

就项目的交付内容达成一致非常重要。这就是为什么定义固定预算项目的范围，是项目规划阶段及以后要做的第一件事。如果范围在项目期间发生变化，那么预算可能也需要随之变化。

因此，请确保与团队和利益相关者确定了项目范围，以促进协调和达成一致。在工作说明书（SOW）中仔细、详尽地记录下来，这将为你今后的工作省去大量麻烦。

此外，确保SOW 中提及你的团队如何处理范围内的变更请求。这将帮助客户了解如何提出变更要求以及会产生哪些影响。在实施变更之前，你需要估算其对预算和时间的影响。

2. 低估

估算工作所需的时间确实很困难。与利益相关者和你的团队合作，在提案阶段尽早进行估算。

此外，正式地对估算进行适当的调整也很有帮助，例如，添加 "可能会修改 "这样的说明。这并不是要降低估算的价值，而是要确保每个人都明白，工作并没有在提案阶段就完成。

发现阶段通常会发现大量信息，利用这些信息进行更准确的估算，并将你的预算相应地更新。

当然，有些客户的预算是固定的，没有回旋余地。因此，如果你在发现阶段发现的工作会使预算超出上限，就需要与客户沟通，看看可以削减哪些工作。也许你可以在未来阶段交付一些东西，或者将可交付成果减少到更简单的程度，以降低成本。

3. 未检查的范围蔓延

随着对系统、用户、客户业务运营等方面了解的增多，项目范围的变化是很自然的事情。但需要妥善处理，以免超出预算引发问题。

以下是一些范围蔓延的例子：

● 未经估算和批准就提交额外工作
● 在已商定的范围之外进行多轮反馈
● 来自 "神秘声音 "的反馈或变更（不熟悉该项目的人突然冒出来提供意见）
● 团队 "镀金 "功能（对项目进行超出最初商定范围的修改）

因此，请与你的团队和客户一起创建详细的票据。这些可能包括用户故事、验收标准和已完成的定义，所有这些都有助于明确需要什么（仅此而已）。

4. 无法控制的外部因素

必须使用的第三方服务涨价了；团队成员生病了，不得不雇用承包商来完成工作；政策的意外变化导致了额外的工作……

有时项目会超出预算，而你根本无法避免。在这种情况下，你需要的是运用强大的沟通技巧。如果已经与客户建立了信任，可以与客户沟通所发生的事情，并共同处理。

防止成本超支的五个有效提示

成本超支，或者任何使项目超出商定预算的费用，项目经理必须时刻保持警惕。

上面讨论过发现成本超支时应采取的一些措施，以下有五个重要提示：

1、明确项目范围

始终让团队和客户中的关键决策者参与进来。通过这些利益相关者的参与，可以降低项目后期出现“其他声音”的风险。这意味着在项目进展过快时提供后期反馈。

2、在项目过程中管理范围

即使在项目前期对项目范围进行了完美的定义，但事情总会发生变化。确保你有适当的变更管理流程，并在项目规划阶段将其传达给整个团队。

3、要求团队跟踪时间

时间跟踪通常是一项令人生畏的任务，但跟踪团队工作任务的时间非常有帮助。

这有助于更详细地了解估算结果，让你有机会支持团队相应地调整他们的工作量和优先级。

4、良好的沟通

与客户的良好沟通可以解决任何预算超支、延误或其他问题。

如果你能与客户团队建立起牢固、互信的关系，当项目出现问题时，会比站在对立面更容易解决。从利益相关者地图开始，然后制定严格的利益相关者沟通计划，当然，一定要让客户团队参与关键决策。

5、使用项目成本管理工具

众所周知，强大的成本管理工具将使项目经理的工作变得更加轻松，提高项目的生产力并提高效率。它还有助于将成本超支保持在最低限度。

8Manage PM是项目管理一体化解决方案，可帮助项目经理按时、高标准并在预算范围内交付项目。

该系统将成本管理作为项目和投资组合绩效的组成部分加以利用，并关联项目间数据。你可以在其中设定明确的期望、控制范围、跟踪进度并保持预期利润。

掌握正确的信息可以大大减少延迟并让你快速做出明智的决策。8Manage PM项目管理系统提供基本功能，包括任务规划和时间跟踪，以及资源配置、财务对账和高级分析，让你可以在一个地方监督所有项目数据。

此外，8Manage PM的动态协作工具（包括可视化工作流程看板和交互式甘特图），使成本超支得到了更好的控制。它不仅帮助你快速有效地跟踪项目进度，还可以在潜在的成本超支成为问题之前将其突出显示并预警报告。

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