使用项目管理软件克服项目约束_资讯

使用项目管理软件克服项目约束

发布时间：2024-03-19 发布人：高亚科技（广州）有限公司 108

一个典型的项目一般面临三种限制：时间、成本和范围，通常被称为三重约束。

今天本文重点讨论时间约束，看看其重要性，以及如何减轻时间约束对项目的负面影响。

什么是时间约束？

时间约束是指对完成项目的持续时间的限制。如何时完成项目、何时将功能推向发布、在一个功能上可以花费多少工时等等。

时间约束通常被可视化为时间表。例如，你可以为一个项目安排计划阶段、开发阶段、测试阶段、最终审核阶段、生产推进阶段和移交阶段的最后期限。

其中任何一个阶段的延误都可能产生滚雪球效应，将整个项目的进度推后几天或几周。这些延误会对项目交付造成不必要的人为限制。

而项目经理要努力避免在项目中期出现人为限制。

控制时间约束的有效策略

避免时间约束不是一次性活动，而是一个持续的过程。项目团队要建立结构和系统，避免给自己造成压力。其中最有效的方法之一是使用 8Manage PM这样的实时项目管理软件。以下是具体方法：

1. 项目规划

强有力的计划可以避免一半的限制。创建一个全面的项目计划，概述任务、可交付成果和截止日期。你可以借助 8Manage PM日历视图查看任务的映射方式，子任务一目了然。

特别要注意依赖关系。如果某项任务依赖于另一项任务，那么推动后一项任务可能会使前一项任务脱轨。8Manage的甘特图视图可以帮助跟踪重叠任务和依赖关系。

利用此项目阶段评估按时完成项目所需的财务资源。

2. 任务优先级

在规定时间内能完成的工作自然是有限的。确定正确的任务优先级对于有效管理时间至关重要。

如果堆积太多，就会错过最后期限。如果安排得太少，可能会造成资源闲置，浪费时间。因此，要分清轻重缓急，合理安排时间，优化结果。

使用8Manage PM优先级列表来指导你的决策，其工作负载视图可估计可用容量并执行资源均衡。尝试进行资源分配，为复杂的任务分配更多资源，让团队按部就班。

3. 现实的时间估算

项目进度表是根据团队成员认为完成每项任务需要多少时间来制定的。这一过程称为时间估算，是项目时间管理的关键部分。

项目经理和团队成员的项目预测通常基于过去的业绩。如果某项任务上次花费了 20 个小时，那么现在也可能花费同样的时间。

然而，估计只是可能的猜测。为确保估算尽可能准确，请将其与实际情况进行比较。8Manage PM的时间估算和时间跟踪功能正是为此目的而设计的。

4. 时间跟踪

8Manage PM的工时表内置在项目管理平台中，可以为正在进行的每项任务添加时间。你还可以设置该程序，以便在相关用户面临日程超支风险时自动发送通知。利用这些信息能让估算更加准确。

随着时间的推移，你的估算和计划能力将得到加强，从而减少时间约束。

5. 定期监测进度

如果你开启一个项目，让它在无人看管的情况下运行，当任务没有按时完成时，你很可能会大吃一惊。所以，管理时间约束需要定期监控。

借助甘特图、看板和实时报告等功能，8Manage PM可以根据最初的计划有效跟踪项目进度，实时了解项目的进展情况，识别延误并做出备用安排。

6. 风险识别和缓解

无法按期完成的可能性有多大？出现这种情况的潜在原因是什么？

回答这两个问题将有助于你识别所面临的风险，并评估其对项目的影响。这些风险可能是财务风险、运营风险，甚至是行为风险。其影响可能是几天的延迟，也可能是完全无法交付项目。

8Manage PM 项目管理软件提供风险登记处，并自动检测项目各种系统性风险及其影响。因此，项目人员可以更快速有效地确定行之有效的方案来避免风险。

7. 简化沟通

团队成员无法做到他们不知道的事情。比如，如果没有明确传达特定功能的验收标准，开发人员可能认为他们提供了该功能，而测试人员可能不认可，然后将功能发送回开发人员，从而增加不必要的返工时间。

通过简化所有项目沟通可以避免这种情况。8Manage PM通过自动预警与通知、自动生成与递交每周进展报告、即时聊天等功能实时提供团队沟通信息，帮助团队做出更有效的项目决策。

使用8Manage PM克服项目约束

在每个项目中，约束因素都是不可避免的，甚至可以说，约束是必要的。

然而，意外和不合理的约束因素可能会使项目完全脱轨。良好的项目管理应该避免这种情况的发生。8Manage PM项目管理软件在设计时就考虑到了这一点。

8Manage PM的强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性。系统的任务、子任务和WBS计划可确保需求清晰明了，通过实时仪表盘、日历、甘特图或看板视图，项目团队每个人都可以概览正在进行的工作，让项目进度一目了然。

账款管家支持在线开具数电发票|助力更多企业迈向数电时代

2024/01/22

阅读量 265