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项目管理软件:做好时间跟踪,项目盈利能力大大提升

发布时间:2024-04-02 发布人:高亚科技(广州)有限公司 98

进度、关键任务延误以及估算错误导致收费不足,这些都是项目型企业的噩梦。

事实上,每六个IT项目中就有一个项目的进度延误率高达70%!

有什么方法可以解决这些问题?答案是,项目时间跟踪。通过衡量完成特定任务实际需要多长时间,可以改进工作流程、提高工作效率、设定更好的项目时间表估算,甚至增加利润。

怎么理解项目时间跟踪?

项目时间跟踪是指关注完成项目中不同任务所需的时间。这是为了准确了解完成每项任务所需的时间(我们通常会低估做一件事所需的时间)。

掌握这些与时间相关的信息,也有助于为项目的完成制定切实可行的时间表。

当知道每个项目需要多长时间才能完成,就能更好地估算出,在规定时间内团队能完成多少个项目。

...

总的来说,时间跟踪可以帮助你和团队:

● 更好地管理项目
● 规划切实可行的工作流程
● 按时完成任务并提高客户/利益相关者的满意度

不过,时间跟踪并不局限于跟踪完成项目所需的时间。你还可以追踪你和团队一天中的时间花在哪,了解哪些任务(无论是否与特定项目相关)花费的时间最多。

如何跟踪项目时间?

首先,请确保明确传达追踪时间背后的目的:改善项目管理,提高团队和项目的整体生产力。

有了这个基础,可以尝试以下任意一种方法:

● 要求员工记录自己的时间

员工可使用文档、电子表格等工具来记录自己的时间使用情况,每周或每月提交报告,说明在哪些方面投入了时间。利用这些信息,你可以确定个别员工完成任务的快慢,并相应地分配新任务。

但这种时间跟踪方法的缺点是,只能得到员工的绩效报告,而无法全面了解客户项目的计费工时。

最重要的是,如果不能全面了解项目的工作时间,就无法跟踪项目进度。此外,你还需要手动查看每个员工的工时表,并将其保存在电脑中。

● 将时间跟踪与项目管理软件集成

另一种跟踪时间的方法是将项目管理软件与时间跟踪功能集成。

这种方法克服了无法全面了解项目中的非计费和计费工时的弊端。它还能确保所有时间跟踪数据到位,同时减少员工待办事项清单上的工作,管理者只需在项目管理软件中跟踪进度即可。

不过,如果想利用时间跟踪来编制未来项目的预算,请确保使用功能强大的项目管理工具,它不仅能管理项目,还能帮助设定预算、规划资源和处理容量管理。

例如,8Manage PM是一款完整的项目管理软件,带有工时表模块,可以根据设定的时间表跟踪项目进度;同时系统支持提供跨平台使用,方便移动端操作。你可以使用8Manage工时表记录计费和非计费工作,并获取有关类别的时间使用的报告,包括它带来的潜在损失。

如何选择项目时间跟踪软件

在选择时间跟踪软件之前,重要的是了解自己需要的跟踪功能。

好的时间跟踪软件应该能够自动实时跟踪任务所花费的时间,或者让员工在工时表中进行记录。它还应有编辑时间条目功能,以便增加运行项目的计费工时。

高级时间跟踪工具还支持创建项目,将其划分为任务,并按客户进行分类。它能让你设定小时费率并生成报告。甚至,该工具还能让你从团队角度了解谁把时间花在了什么地方。

因此,首先要想清楚自己需要哪些功能,然后确保选择的软件满足你的需求:

● 简单直观。如果工具不易用,团队就无法适应。

● 与员工使用的设备兼容。这也是鼓励员工定期使用工时管理工具的必要前提。

● 在时间追踪的基础上提供报告功能。无论是员工还是管理层或人力资源团队,都能随时了解员工绩效、项目进度和时间管理情况。

● 在预算范围内。无论是现在的团队规模,还是随着团队的壮大,确保企业能继续负担得起该工具。

8Manage工时表是一款适用于项目管理的时间跟踪工具,允许直线经理和项目经理记录和跟踪员工的工作时间,被香港富士通、奥雅设计、中联集团等多家知名企业长期使用。

8Manage工时表为直线经理和项目经理提供以下帮助:
● 确定团队成员的可用性
● 监控用户取得的进展
● 预测可交付成果的延迟
● 根据所花费的时间来估算项目或运营的成本

同时,8Manage工时表为员工提供以下好处:
● 确定一个人在一段时间内的工作量
● 及时了解项目每个阶段或运营每个部分所花费的时间
● 预见任务的延迟并向经理报告

8Manage 项目管理软件的工时表还提供深入的报告,让经理们从不同的可视化效果中进行选择,以审查团队绩效、项目进度,并了解成本和团队能力。

总结

项目过程变化太动态,信息太复杂,没有工时表软件的帮助,难以捕获和分析数据。项目时间跟踪不仅可以提高员工的工作效率,还可以确保所有项目按照预先确定的时间表正常进行。

事实上,通过跟踪项目的计费工作时间,管理者可以更好地了解如何定价,从而提高项目盈利能力。此外,通过跟踪非计费工作时间,有助优化工作流程,减少耗时的手动工作。

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