致远协同软件助力道道全缔造移动办公新时代_资讯

致远协同软件助力道道全缔造移动办公新时代

发布时间：2015-06-08 发布人：致远软件 928

　　今年4月起，道道全粮油股份有限公司（以下简称“道道全”）的经销商们发现，资金要订货不再需要手填订货单了。不管是在公司的电脑上，甚至在自己的手机上，就能直接在线订货了。这一“无纸化订单”流程的变革，不仅方便了经销商，更是道道全公司内部一场“工作的革命”。

　　“过去一个区域负责审核录入订货单就需要1~2个人8小时满负荷工作，现在岳阳总部大区都只需要一个审单员了。”公司信息部主管吴阳表示。

　　而这一切，都起始于公司在2011年的一个决定。

　　【一个人的力量究竟有多大？】

　　2011年，为了使公司的管理制度规范化落地，致远协同软件A6成为道道全的次信息化选择。

　　当时道道全刚刚进入次业务扩张后的高速发展期。2008年起，公司陆续开设南京、重庆子公司。新设立机构的管理流程控制、业务过程控制层面的管理需求凸现出来。

　　“拿简单的员工出勤率管理为例，请假、报销都是问题。”吴阳介绍，开始是员工自己填写申请单据，交由人力资源管理部门审核，人力资源部门按月度统计出具请假记录。这样不仅统计不及时，各部门也无法准确掌握员工在岗情况，有时候关键岗位的员工缺勤，就会直接影响到业务流程的运转。

　　2011年上线致远A6协同软件后，员工提交请假需求、人力资源部门审批等都在OA系统中完成，整个过程一目了然。“今年我们上线了新的A8-V5系统后，员工的请假数据不再固定在一张表单上，而是每张申请单经审核后，请假员工的信息都会自动合并生成一个专门的表单，提高了数据的实时准确性。”吴阳说。

　　现在，这个在公司内部实验后的“无纸化”流程正在被推广至道道全与它的经销商之间。

　　在2014年底，道道全的营销机构已经扩展为12各省区3个营业所，经销商网络遍布全国，如何能提高与经销商之间交易数据交换的准确性和及时性，这也成为公司信息化建设新的命题。

　　传统的手法是经销商通过手填订货表，通过传真或直接递交给营销人员的方式提交。但这种方式的弊端也显而易见：遗漏、企业货品的价格波动无法及时体现、营销过程中的“灰色交易”行为难避免。

　　这些弊端对于需要通过货物、资金流来做经营决策的企业而言，显然不是一种健康的状态。但是让经销商立刻就接受无纸化的信息管理，显然也不是一件容易的事情。

　　吴阳的做法非常有中国特色――找试点。从2013底开始，他们选取了与道道全公司合作紧密，同时经营规模也比较大的10-20家经销商开始对接无纸化订单的尝试。

　　“效果还是很明显的。从公司内部来说，订单信息集成和审核的效率提高了70%~80%。以前需要多个人加班才能完成的订单审核，现在一个人就能管一个大区。”吴阳介绍，从经销商管理的效率看，原来对于供货情况、不合格率、退换货率等都是以月为单位统计的，但现在已经能够实现实时的统计汇总。

　　【数据“活”起来后，企业究竟在发生哪些改变？】

　　当然，仅仅是流程的“无纸化”并不是道道全信息化建设的终点。

　　致远A8-V5相比之前的软件，一个提升就在于数据的处理能力。简单地说，在此之前的OA软件主要是把管理制度通过软件操作固定下来，但是生成的每一张表单上的信息都是立存在的，如果需要应用，还需要一个再整理的过程。但2015年起开始实施V5后，这些固定的数据就“活”起来了。

　　“在考虑推行无纸化订单时，我们就考虑到订单流转速度提升，对于内部的审批、入库、检验等整个流程都有带动。而’活’起来的数据正好能够帮助我们更快地针对市场作出反应。”吴阳说。

　　例如，一个必须且繁复的环节――各部门对账。以往的做法是每个部门各自先进行内部数据汇总，在此基础上按月提交给上级部门，再由审核部门进行核对。这样做一方面是数据反应实际经营状况的滞后性；另一方面，部门错漏等原因造成的账目不齐，再次核查也会拉低效率。

　　“现在，因为从供应、生产到销售，几乎所有的环节都能实时上报数据，而这些数据通过业务生成器能够实时在相关部门之间发起业务协同。需要哪部分的数据几乎可能实时查询。”吴阳介绍。

　　以合同管理为例，从合同签订，到合同变更、合同每一笔付款，一直到合同验收和合同结算，使用者与审批者都能够随时随地查询到合同执行周期的任何一个细节，既杜绝了操作错误，也极大便利了审核环节。

　　2015年升级为致远A8-V5企业版后，公司使用的实际高并发数长期保持在95%左右。从这一数据上可以显见，在业务部门之间发起协同工作已经成为道道全的常态。

　　现在道道全信息化的局面，超乎着吴阳的想象。2011年前，当时整个公司的信息部只有他一个人，每年在信息软件上的投入不过万元左右。然而，随着协同工作网络的铺开，看到了这项工作对于经营管理效率的提升，道道全公司在信息化上的投入也在不断加码。从2011年上线致远A6软件，到2015年上线V5系统，信息化年均投入已经翻了几番。而人员配备上，也从吴阳一个人增加到了五个人，加上致远软件的项目人员，现在这个团队已经是一个有11个人的专门项目组。

　　“未来的企业，一定是需要一个有强大的数据集成能力的信息平台，能够无缝连接各种终端和各种系统。”吴阳表示，目前集团在管理层和营销岗位上，50%以上的员工都已经实现了移动办公，这意味着将有更多实时数据源源不断地需要在公司的信息平台上分享和协同应用。

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