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电子招采有什么优势?如何应用实践?

时间:2020-06-24来源:高亚科技(广州)有限公司

在一些欧美等发达国家及地区,电子招采应用已经非常广泛了。据调查数据显示,在全球的500强企业中,已经有75%以上企业熟练运用电子招采平台。通过电子招采操作,在提高投标采购效率同时,降低成本又保障了招采信息的安全及透明化,行为也得到了明确的规范。

尽管每个国家电子招采的模式各异,但是和传统形式相比取得了很大的进步,并不断完善。国内电子招采发展与国外相比较为缓慢,不过近几年已经有越来越多的企业认识到充分运用电子化招采的重要性,新冠疫情的来袭更是加速了企业电子招采的业务需求。

电子招采三大优势

企业使用电子招采,可以减低文书工作,避免了很多错误和返工,集中跟踪全部交易,报告招采申请、购买的物品、订单流程和付款,亦能确保合同的建立和执行能遵从法规。
 
1、公开有效的竞争
 
招采专业人员必须确保所有人都有参与投标的合理机会,确保招采流程透明化以及完全可理解,确保没有偏袒任何投标人。
 
招采专业人员必须言行得当,不让诚信做出妥协。投标评审过程中,不得接受来自潜在供应商的贿赂或礼物。实际上,他们不得接受任何人的任何东西。电子招采能够追踪招采商和供应商之间所有的互动,确保招采的公开性和有效性。

2、性价比高
 
中标的不一定是出价低的投标。如果价格低意味着劣质产品,那么评标小组就会寻找更好的产品。你在应标时要确保自己的产品物有所值。电子招标能够跟踪RFP或RFQ招标中所有的供应商选择、招标响应、价格性能比较,从而确保佳性价比。
 
3、问责制和报告
 

这是一条双向车道。潜在供应商应说明其行动和计划,他们必须确保自己的投标有良好的报告方法。招采专业人员必须向上级报告,同时为自身的招采行为负责。电子招采能够自动抓取和整理供应商提交的所有报告,还能替专业人员生成分析报告。



电子招采应用实践

市面上的电子招采平台这么多,企业需要一款怎样的电子招采平台呢?这里推荐8Manage SPM电子招采平台,它通过全流程电子化,可追溯、可监督,基于大数据的采购经营分析,为企业提供了一个可知、可视、可控的创新采购管理模式,有效扩大企业寻源能力,降低采购成本,提升精细化采购管理水平。

那么,8Manage SPM电子招采系统如何实践应用?

1、事前管控:招标采购计划、供应商注册管理

8Manage SPM的电子采购计划方便易用,支持用户针对不同的采购物资类别进行分门别类的采购,能有效地满足企业通针对不同采购种类走不同的采购流程的问题。

在填写电子采购计划时,输入产品,可同时查看该产品的库存情况,优先使用库存。如此一来,企业内部提出的采购需求则有根有据,结合库存情况的采购数量的提出,可提高采购申请的效率,减少采购浪费。  

8Manage SPM支持招采业务的全过程管理,采购经理或总经理可实时了解每一个部门或者整个公司的招采情况,例如可按照年,月,季度来查看某个部门的采购计划。对于外部供应商企业,8Manage SPM可以实现企业与供应商招标采购的全部在线互动。

企业根据招标计划发布招标公告,供应商通过外部门户自主注册,自助维护其产品信息。经资质审查通过后,认证合格的供应商依照企业入库审批流程进入供应商预选资料库。

2、事中管控:供应商入围审批、招标全过程管理     

确定预选供应商列表后,供应商筛选团队从中通过评分甄选合适的候选供应商。

评分完毕后,确定一个入围分数,系统自动将高于分数线的供应商选中,而把不符合要求的供应商剔除,确保了客观公正。

终候选供应商名单确定后,供应商筛选团队需把此名单提交给上级审批以终正式确定入围的候选供应商名单。



8Manage SPM支持供应商在线进行响应投标。同时参加投标的供应商可通过系统的问答功能提交问题,基于公平及透明原则,问题的回复所有参选供应商都可以查看。

入围单位审批完成后,企业通过8Manage电子招采系统线上完成上传招标文件、开标、多轮报价、评标、定标等招标全过程环节,并提供有力的跟踪监控。一旦有不符合管控要求,立刻预警,提醒审批人员关注,防范风险及不合规情况的发生。

3、事后管控:合同签约及执行监控、履约评估及供方库动态维护

终选标确定后进入合同管理模块,8Manage SPM电子招采系统可从电子招标页面自动生成电子合同。用户可在电子合同中定义具体的价格,可交付成果,到期日期,服务水平协议(SLA),惩罚机制,付款条款及续约信息。

采购合同设置完成后,供应商即可开始按照采购合同设定的可交付成果里程碑提交可交付成果,系统接收到可交付成果会自动触发审批及验收流程。并且,系统会根绝预设的条件实时自动地采集和计算电子服务水平协议的结果,所有数据自动获取,实时准确。

每次的交付与验收过程中,8Manage SPM自动实时追踪供应商的客观绩效数据,比如迟交率、报废率、拒收率等。这些招投标统计信息能自动生成多维度的报表,帮助企业进行有效准确的分析。

8Manage电子招采平台


企业用户可依据绩效评估结果把表现优秀的供应商升级,把表现不好的降级甚至列入黑名单。通过供应商升降级管理,保持供应商的合作积极性和竞争性,为企业源源不断输出优质供方资源。

综上,8Manage SPM电子招采平台的应用适配于多种招采方式应用场景,能够有效解决企业招标业务管理难题,降低企业招采成本,提升内部招采效率,规避企业招标风险。

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