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泛微今承达助力快消品行业全类型合同规范化管理、经销商协同

发布时间：2023-11-17 发布人：上海泛微网络科技股份有限公司 448

快消品是快速消费品的简称，是指使用寿命较短，消费速度较快的消费品。受季节性影响明显，诸如食品、酒类和饮料等。

随着数字经济的发展，快消品企业更加重视和积极拥抱数字化工具，来优化管理企业的生产线、供应链、资金链、信息流等业务，逐步提升产品技术含量，突出竞争优势、培养品牌忠诚度，提升内部管理和业务运营效率。

合同作为企业业务过程中的关键一环，贯穿企业经营管理的全过程，承载了真实的业务数据。快消品企业在进行销售业务活动时，面临着大量的合同需要进行管理。

而且由于行业特点，快消品合同业务场景复杂多样，优化合同管理模式对快消品企业运营有着重要意义。

行业痛点

1、合同类型多数量多：销售渠道种类多，（包括经销商、代理商、电商、专门渠道等）；产品线丰富，市场活动多，日常业务产生的合同种类和数量也多，需要有效整合。

2、合同安全如何把握：合同涉及业务场景多，合同模板版本多，涉及内外部人员复杂，如何规范化合同文本、严控审批过程，避免合同内容泄露篡改、仿造假章等事件。

3、合同效率如何提升：庞大的合同量下，合同的签署效率、归档效率关系着合同管理的效率，需要及时对合同进展进行追踪和提醒，做好归档更能提升合同查询、利用效率。

4、合同结算规则独特：快消品受季节、节日影响较大，因此形成了独特的业务管理规则和财务结算规则，需要根据业务年度展示合同台账和对合同进行编码，方便管理。

5、合同数据如何展现：快消品产品销售情况怎么展现、新产品的市场反馈如何？合同执行数据作为销售报表的关键数据，能够助力企业及时感知市场变化，调整计划和投放。

结合快消品企业特色，泛微今承达协助企业搭建了多产品线、多渠道、多市场活动和业务规则下全类型合同的统一管理平台，实现业务与流程融合。

（快消品企业合同管理系统架构）

01.经销商注册准入

流程驱动，身份认证，确保真实

快消品企业业务人员可邀请经销商注册，进行企业和经办人个人实名认证，经销商通过真实身份认证及信息审核才可以登录系统，让经销商加入到企业内部协作中来。

（经销商入驻认证）

并且对经销商资质、工商信息、信用数据等进行审批，通过后归档入经销商基本信息库，记录了经销商全生命周期过程，确保身份真实，确保数据的完整性、唯一性。

经销商准入流程通过后，数据自动在经销商台账中归集。台账集中展示经销商信息，台账关联经销商类型、等级、编号、名称、地区、状态、门店、收货地址、银行账户信息、相关合同等。

02.合同规范起草

模板统一，分类清晰

快消品企业合同类型多，针对不同的销售类型有不同的合同模板和审批流程。确保合同文本的规范，是合同管理的起步。

今承达帮助快消企业构建统一合同模板库，无论是采购合同、销售合同、渠道协议、还是内部的人事合同等等统一入口管理，关联不同合同表单及审批流程。

也可以与其他业务业务系统中的合同集成，统一入口集中管理，自动跳转相关系统进行合同起草。

业务合同模板依据业务场景特点整合梳理为几条业务流程，合同审批更加合规，同时简化了法务审批工作。

03.全类型合同审批

支持多种销售类型，数据沉淀

首先，系统预设业务年度计算规则，默认合同年份为当前业务年度，自动生成合同编号。

1、经销商/代理商合同审批

在涉及同类经销商的情况下，合同可进行批量签署，通过一个流程可发起多份合同同时审批。

（经销商合同发起）

通过对接业务系统，选择经销商名称会自动带出经销商详细信息，一键填单，带出标准的业绩指标额作为参考，减少手工填单工作量。

统预设业务年度计算规则，默认合同年份为当前业务年度，自动生成合同编号。

系统智能根据新签合同、续约合同自动对应不同的价格规则。

针对部分相对方年纪较大，系统支持三方担保协议，以确保合同意愿真实、合同履约正常。

2、电商分销合同审批

新签续签合同自动匹配不同的价格规则，自动抓取业绩规则模板。

批量导入仓库规格要求，对电商仓库进行标准化要求，确保商品质量，形成标准化经营。

由于电商分销商分散在全国各地，企业可与分销商快速进行电子合同在线签署，为双方提供便利，为销售业务的成功加速。

3、特别渠道销售合同审批

如专门供给专卖店、餐饮、娱乐等的销售渠道，受季节、节日影响不明显，能够长期稳定地进行供应，泛微今承达协助企业独立的合同流程落实业务规则。

4、订货会合同审批

快消品企业订货会上参与经销商数量多，通过批量发起合同的方式，能够让订货会合同发起、成交更高效。

业务系统根据经销商历年数据及品牌总体销售数据计算经销商目标销售额，同步至今承达合同管理系统后，在发起合同时自动带出。

5、针对新产品和特殊产品的销售合同

同样通过设置独立合同流程，单独统计业绩，形成数据报表帮助管理层调整生产、投放计划。

6、担保/抵押合同

一个流程支持多种担保合同场景，包括担保、抵押等。形成电子赊账申请表单，分成平日、节日赊账额度，通过选择不同的合同模式和赊账信息，自动匹配不同的审批路径。

系统自动校验担保人、联系方式等的数据有效性，同时担保信息同步写入业务系统，数据同步。

04.经销商在线签合同与对账单

电子签章让签约更高效

快消品企业经销商数量大，产品销售体系庞大，每天都有来自全国各地的经销商提交合作申请，大量的经销商签署加盟、合作协议，集团总部合同管理压力增大。

企业在与经销商达成合作意愿、合同审批流程通过后，在线与经销商签署合同，也可一键批量添加经销商，生成合同文件，打通电子签章软件，高效完成合同签署，节约纸张、快递、人工成本。

企业内部销售人员和外部经销商还可通过企业微信进行沟通，不仅可以发送资料，在线视频会议，还可以快速发送签约合同，几分钟就能完成签署，沟通过程均有记录。

融入身份认证核验，确保签署人员的真实身份，保障合同安全性。

同时在线一键生成对账单，经销商在线签署确认。对账单自动归档，随时可查。

签署完成的合同自动回传合同管理系统进行内部盖章和归档。

05.合同履约与报表分析

查询快、自动提醒、可分析

1、合同到期提醒

批量签署的合同，如何实时掌握到期情况？今承达实现合同的到期续约提醒、订货会合同未签约提醒等，提高合同归档率和归档时效性。并且可自定义合同到期提醒规则。

2、合同台账管理

依照合同类型、分公司等维度分别构建合同台账；可进行分类检索，快速查询合同的内容信息和签署状态。

3、合同数据报表

根据合同报表直观展示各区域、各渠道、各类产品的销售、收款情况和风险统计，结合舆情信息，辅助领导制定生产计划与市场投放计划。

（合同数据报表）

价值总结

泛微今承达助力快消品企业实现全类型销售合同规范化管理：

1、流程驱动业务落地：依靠系统落实管理规则，且授权与操作记录全面留痕，随时可查可追溯。

2、以合同管理打通经营数据：提高合同签署和归档效率，形成更有时效性的业务报表，助力快消品企业敏锐感知消费者消费行为的变化趋势。

3、与经销商协同，降本增效：通过数字身份，将经销商纳入到同一平台在线签署合同及对账单，提升业务开展效率，所有经销商合同履约行为全面记录，为经销商管理提供可靠数据支撑。

根据统计，一个大型快消品企业，部署数字化合同管理平台后，每年能够降低沟通、快递、纸张成本等约100万。

4、合同签署过程更可信，合同内容防篡改：结合数字签名技术，简化合同签署过程，使签署行为更可信，做到合同签署过程中及签署后的防篡改防抵赖。

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2024/01/22

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